Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Cobrar (FM2-003) : Registros que documentan los ingresos adeudados a la división. Estos registros incluyen comprobantes de depósito, recibos de depósito, copias de cheques y documentación del dinero recibido. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros Contables del Fondo de Construcción (FM2-004) : Registros que documentan las transacciones de fondos en cada uno de los diez fondos especiales. Los registros incluyen copias de órdenes de trabajo, facturas, recibos, documentación de transacciones, libros de contabilidad de fondos y registros relacionados. La información suele incluir débitos, créditos y saldos por cuenta, números de presupuesto, fondo y departamento, y totales de pagarés, intereses, adeudos de otros fondos, préstamos bancarios recibidos, efectivo en depósito, préstamos diferidos recibidos, efectivo, gravámenes, ingresos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otros datos.
Retención: Libros de fondos: conservar durante 5 años; otros registros: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1,2,19))
Comprobantes del Libro Diario General (FM2-001) : Se utilizan para registrar pagos administrativos y corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestran la fecha, la información original de codificación de la cuenta, la información correcta de codificación de la cuenta, las observaciones y las iniciales del contador.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Comprobantes de Pago (FM2-002) : Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Incluye copias de facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))