Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Biên bản kiểm tra hệ thống báo động (MCSO17-015): Ghi chép các lần kiểm tra hệ thống báo động hàng tháng đối với cửa chống cháy, nút báo động khẩn cấp và bộ đàm của nhân viên.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0115 (9))
Báo cáo Tình trạng Bảo lãnh (MCSO17-021): Những báo cáo này, thường được gọi là "Bản in Bảo lãnh", ghi lại tình trạng pháp lý của một tù nhân tại thời điểm người đó được thả do được bảo lãnh. Thông tin này là cần thiết để đảm bảo rằng các thay đổi trong cơ sở dữ liệu không ảnh hưởng đến tình trạng của tù nhân tại thời điểm bảo lãnh. Báo cáo bao gồm nhiều ảnh chụp màn hình SWIS hiển thị tên tù nhân, ngày và giờ báo cáo, và thông tin về tiền án, số tiền bảo lãnh, thông tin thanh toán và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (6))
Hồ sơ kiểm tra lý lịch khi vào cơ sở giam giữ (MCSO17-018): Tài liệu ghi lại quá trình kiểm tra lý lịch đối với tất cả những người không có người hộ tống khi vào khu vực an ninh của nhà tù. Bao gồm kiểm tra tiền án tiền sự, kiểm tra bằng lái xe, tham khảo ý kiến cá nhân và các thông tin lý lịch liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 5 năm. (2007-0017/006)
Chỉ thị của Bộ phận Cải huấn (MCSO17-014): Tài liệu ghi lại các chỉ thị do ban chỉ huy cải huấn ban hành để hướng dẫn các hoạt động của phạm nhân và nhân viên cải huấn. Bao gồm các mệnh lệnh chung, mệnh lệnh đặc biệt và bản ghi nhớ. Hiển thị ngày, nội dung chỉ thị và thẩm quyền.
Thời gian lưu giữ: 20 years after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0005 (25))
Báo cáo số lượng tù nhân hàng ngày (MCSO17-006): Ghi chép tổng số lượng tù nhân trong trại giam hàng ngày. Bao gồm các báo cáo số lượng tù nhân hàng ngày cho biết tổng số lượng tù nhân của mỗi cơ sở giam giữ. Thông tin bao gồm tên cán bộ, ngày, số lượng tù nhân ban đầu, tên tù nhân, thời gian vào/ra và số lượng tù nhân cuối cùng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (43))
Nhật ký tuần tra kỷ luật (MCSO17-013): Ghi chép các cuộc tuần tra hàng ngày của các tù nhân đang bị giam giữ trong khu kỷ luật của cơ sở cải huấn. Nhật ký thể hiện ngày, tên tù nhân, thời gian và thời lượng tuần tra, cùng các thông tin liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 5 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (45))
Hồ sơ lấy mẫu ADN (MCSO17-025): Tài liệu chứng minh rằng một tù nhân đã được lấy mẫu ADN và mẫu đó đã được chuyển đến Cảnh sát Tiểu bang Oregon để đưa vào cơ sở dữ liệu ADN của họ. Bao gồm thông tin nhận dạng tù nhân, ngày lấy mẫu, loại xét nghiệm và ngày gửi đến OSP.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (48))
Nhật ký ca trực (MCSO17-007): Ghi chép các tin nhắn do mỗi ca trực của nhân viên an ninh cơ sở để lại để thông báo cho ca trực tiếp theo về các vấn đề phát sinh. Nhật ký ca trực là một phần bổ sung không chính thức cho Sổ ghi chép ca trực. Thông tin bao gồm ngày tháng, mô tả chi tiết về bất kỳ vấn đề hoặc sự việc nào, và chữ viết tắt của nhân viên.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (9))
Sổ ghi chép khu giam giữ (MCSO17-008): Ghi lại tất cả thông tin liên quan đến hoạt động của phạm nhân trong mỗi khu giam giữ tại cơ sở cải huấn. Sổ ghi chép thể hiện tên khu giam giữ, vị trí và mô tả theo trình tự thời gian tất cả các hoạt động trong khu giam giữ đó. Các ghi chú bao gồm ngày, giờ, mô tả hoạt động và chữ viết tắt của cán bộ quản giáo. Các hoạt động có thể bao gồm kỷ luật, đánh nhau, ăn uống, điều trị y tế, thăm viếng và các sự kiện tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (9))
Danh sách thâm niên khu giam giữ (MCSO17-022): Được sử dụng để lập danh sách các tù nhân đủ điều kiện được tuyển dụng. Danh sách được xếp hạng theo thâm niên của tù nhân và hiển thị tên tù nhân, tên khu giam giữ, thâm niên và các công việc đủ điều kiện.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2007-0017/007)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách cơ sở (MCSO17-023): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách cơ sở trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ Xây dựng và Cải tạo Cơ sở vật chất (MCSO17-019): Tài liệu về việc cải tạo và xây dựng tại các cơ sở giam giữ của quận. Hồ sơ bao gồm bản thiết kế, bản vẽ chi tiết, bản sao hợp đồng, thư từ và các tài liệu liên quan về tòa nhà, hệ thống và khuôn viên. Các hồ sơ quan trọng được lưu giữ bởi Ban Quản lý Cơ sở vật chất.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0020 (8))
Hồ sơ mua sắm của cơ sở (MCSO17-027): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ được mua bởi các cơ sở giam giữ. Bao gồm đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, ủy quyền mua hàng, yêu cầu thanh toán, lệnh phát hành hợp đồng, thông số kỹ thuật vật liệu và chi phí, đơn đặt hàng kho trung tâm hoặc in ấn, đơn đặt hàng dịch vụ điện thoại và các hồ sơ tương tự. Bao gồm các giao dịch mua hàng cho cả chương trình của cơ sở và tù nhân.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Hồ sơ phạm nhân (MCSO17-026): Hồ sơ ghi chép các trường hợp hoặc điều kiện đặc biệt liên quan đến phạm nhân trong các cơ sở cải huấn của Quận Multnomah. Hồ sơ khác nhau tùy theo hoàn cảnh, nhưng có thể bao gồm lệnh không hồi sức, khiếu nại pháp lý, khiếu nại về hành vi lạm dụng, yêu cầu giam giữ bảo vệ, tuyên bố về mối quan ngại y tế và các hồ sơ tương tự.
Giữ lại: Giữ lại 5 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (45))
Khiếu nại kỷ luật của phạm nhân (MCSO17-011): Tài liệu ghi lại các khiếu nại của phạm nhân về hình thức kỷ luật do nhân viên trại giam áp đặt. Kỷ luật không được phép khiếu nại ngược lại và các khiếu nại sẽ được xem xét bởi một viên chức thụ lý và đội trưởng trại giam sẽ đưa ra ý kiến cuối cùng. Hồ sơ bao gồm đơn khiếu nại, biên bản phiên điều trần, quyết định khiếu nại và các tài liệu liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 5 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (45))
Hồ sơ khiếu nại của phạm nhân (MCSO17-002): Ghi chép các khiếu nại chính thức của phạm nhân về điều kiện hoặc cách đối xử tại các cơ sở giam giữ của quận. Hồ sơ bao gồm nhật ký khiếu nại, báo cáo khiếu nại và các tài liệu liên quan. Thông tin bao gồm tên và mã số nhận dạng của phạm nhân, mô tả khiếu nại, ngày nộp, phản hồi và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hành động cuối cùng. (MOAR 166-150-0135 (46))
Thư của phạm nhân (MCSO17-012): Tài liệu ghi lại những bức thư không thể giao đến cho phạm nhân nhưng không thể trả lại vì lý do này hay lý do khác. Hồ sơ bao gồm nhiều loại thư khác nhau kèm theo ghi chú và dấu bưu điện mô tả lý do tại sao thư không thể được giao hoặc bị trả lại.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (49))
Sổ ghi giao dịch tài sản của phạm nhân (MCSO17-010): Ghi chép việc chuyển giao tài sản của phạm nhân giữa các cơ sở giam giữ hoặc đơn vị quản lý tài sản. Sổ ghi bao gồm tên phạm nhân, mô tả tài sản, địa điểm chuyển đi, địa điểm chuyển đến, và ngày giờ chuyển giao.
Giữ lại: Giữ lại 5 years after tù nhân được thả. (MOAR 166-150-0135 (45))
Hồ sơ thăm phạm nhân (MCSO17-001): Ghi chép việc thăm phạm nhân. Hồ sơ bao gồm thẻ thăm phạm nhân (ghi rõ phạm nhân cho phép ai gặp mình), phiếu thăm (ghi rõ ai đến thăm phạm nhân) và nhật ký thăm (ghi rõ các lần thăm hàng ngày đến từng cơ sở). Thông tin bao gồm tên phạm nhân, tên người thăm, ngày giờ thăm và mối quan hệ giữa người thăm và phạm nhân.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (50))
Sổ ghi chép chìa khóa (MCSO17-003): Tài liệu ghi lại các chìa khóa được cấp cho nhân viên an ninh trại giam để ra vào các khu vực an ninh trong các cơ sở giam giữ. Bao gồm sổ ghi chép chìa khóa ghi rõ số chìa khóa, thời gian ra vào và tên của từng cá nhân.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (13))
Báo cáo khám sức khỏe (MCSO17-017): Tài liệu ghi lại quá trình khám sàng lọc ban đầu của các tù nhân khi họ nhập trại. Đây là bản sao của hồ sơ được gửi đến Bộ phận Y tế Trại giam. Thông tin bao gồm tên tù nhân, thông tin cá nhân, ngày khám sàng lọc, địa điểm khám sàng lọc và thông tin sức khỏe cơ bản.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Phiếu kiểm tra khu nhà ở/ký túc xá (MCSO17-004): Ghi chép việc kiểm tra hàng ngày khu nhà ở/ký túc xá để xác định bất kỳ sự thiếu hụt nào về thiết bị hoặc vật tư. Phiếu kiểm tra bao gồm ngày tháng, tên người phụ trách và danh sách kiểm tra thiết bị.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0135 (9))
Danh sách giám sát phim (MCSO17-024): Danh sách này được sử dụng để duy trì danh sách hiện hành các bộ phim (ở định dạng video và DVD) mà tù nhân có thể xem. Danh sách hiển thị tên phim, định dạng và thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (2007-0017/008)
Phiếu kiểm kê xử lý (MCSO17-020): Ghi chép sự di chuyển của phạm nhân. Duy trì số lượng hiện tại trong mỗi khu giam giữ và tổng số phạm nhân trong toàn cơ sở.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0135 (43))
Bảng phân công/lịch trực (MCSO17-009): Ghi chép tất cả các sĩ quan làm việc trong một ca trực cụ thể. Bảng phân công thể hiện ngày, giờ, danh sách các sĩ quan được lên lịch làm việc và mô tả bất kỳ sự khác biệt nào.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (46))
Báo cáo đặc biệt (MCSO17-016): Tài liệu ghi lại các sự kiện xảy ra tại nhà tù cần liên lạc với các địa điểm và nhân viên khác, hoặc cần được ghi nhận chính thức. Bao gồm các báo cáo đặc biệt ghi rõ tên người lập báo cáo và tường thuật chi tiết về sự kiện.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 7 năm. (MOAR 166150-0135 (1))