Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de pruebas de alarmas (MCSO17-015): documenta controles de alarma mensuales en puertas contra incendios, botones de pánico y radios del personal.
Retención: Conservación por 2 años. (MOAR 166-150-0115 (9))
Informes de Estado de Fianza (MCSO17-021): Estos informes, conocidos informalmente como "Impresos de Fianza", documentan la situación legal de un recluso al momento de su liberación. Esta información es necesaria para garantizar que los cambios en la base de datos no afecten la situación del recluso al momento de la fianza. Los informes consisten en varias capturas de pantalla de SWIS que muestran el nombre del recluso, la fecha y hora del informe, así como información sobre antecedentes penales, monto de la fianza, información de pago y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (6))
Registros de Verificación de Antecedentes de Acceso a Centros Correccionales (MCSO17-018): Documenta las verificaciones de antecedentes realizadas a todas las personas sin escolta que acceden al perímetro de seguridad de las cárceles. Incluye antecedentes penales, verificación de conducción, referencias personales e información relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0017/006)
Directivas de la División Correccional (MCSO17-014): Documenta las directivas emitidas por el personal de control correccional para dirigir las actividades de los reclusos y el personal penitenciario. Incluye órdenes generales, órdenes especiales y memorandos. Indica la fecha, el texto de la directiva y la autorización.
Conservación: 20 years after su sustitución o de su obsolescencia. (MOAR 166-150-0005 (25))
Informes Diarios de Población (MCSO17-006): Documenta diariamente la población carcelaria total. Incluye informes diarios que indican la población carcelaria total de cada centro penitenciario. La información incluye el nombre del oficial, la fecha, el recuento inicial de reclusos, los nombres de los reclusos, la hora de entrada y salida, y el recuento final de reclusos.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (43))
Registro de Recorridos Disciplinarios (MCSO17-013): Documenta los recorridos diarios de los reclusos alojados en los dormitorios disciplinarios de los centros penitenciarios. Los registros muestran la fecha, el nombre del recluso, la hora y la duración de los recorridos, e información relacionada.
Retención: 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45))
Registros de Muestreo de ADN (MCSO17-025): Documentan que a un recluso se le ha tomado una muestra de ADN y que esta se ha enviado a la Policía Estatal de Oregón para su inclusión en su base de datos de ADN. Incluye la identificación del recluso, la fecha de la prueba, el tipo de prueba y la fecha de envío a la OSP.
Retención: Retención durante 6 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (48))
Diarios de Dormitorio (MCSO17-007): Registra los mensajes que dejan los oficiales de seguridad de cada turno para notificar al siguiente turno sobre cualquier problema. Los diarios de turno son un complemento informal del Registro de Dormitorio. La información incluye la fecha, una descripción narrativa de cualquier problema o incidente y las iniciales del oficial.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (9))
Registros de Dormitorios (MCSO17-008): Documenta toda la información relacionada con las actividades de los reclusos en cada dormitorio del centro penitenciario. El registro muestra el nombre del dormitorio, su ubicación y una descripción cronológica de todas las actividades realizadas. Las anotaciones incluyen la fecha, la hora, la descripción de la actividad y las iniciales del oficial. Las actividades pueden incluir disciplina, peleas, comidas, tratamiento médico, visitas y eventos similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (9))
Lista de Antigüedad de Dormitorios (MCSO17-022): Se utiliza para establecer una lista de reclusos elegibles para empleo. La lista se clasifica por antigüedad e incluye el nombre del recluso, el nombre del dormitorio, la antigüedad y los empleos elegibles.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0017/007)
Registros de Preparación del Presupuesto de la Instalación (MCSO17-023): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de la instalación presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Construcción y Remodelación de Instalaciones (MCSO17-019): Documenta las remodelaciones y construcciones en los centros penitenciarios del condado. Los registros incluyen planos, dibujos lineales, copias de contratos, correspondencia y material relacionado sobre edificios, sistemas y terrenos. La Gerencia de Instalaciones mantiene registros importantes.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0020 (8))
Registros de Compras de Centros Penitenciarios (MCSO17-027): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de los centros penitenciarios. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contratos, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. Incluye compras para programas de centros penitenciarios y para reclusos.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Expedientes de Casos de Reclusos (MCSO17-026): Registros que documentan circunstancias o condiciones especiales relacionadas con los reclusos en los centros penitenciarios del Condado de Multnomah. Los registros varían según las circunstancias, pero pueden incluir órdenes de no reanimación, demandas legales, denuncias de presuntos abusos, requisitos de custodia protectora, declaraciones de problemas médicos y registros similares.
Retención: Retención durante 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45))
Apelaciones Disciplinarias de Reclusos (MCSO17-011): Documenta las apelaciones de los reclusos a medidas disciplinarias impuestas por el personal del centro penitenciario. Las medidas disciplinarias no son susceptibles de queja y las apelaciones son atendidas por un oficial de audiencias, y el capitán del centro emite una opinión final. Los registros incluyen la apelación, las actas de las audiencias, la decisión de la apelación y la documentación relacionada.
Retención: Retención durante 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45))
Registro de Quejas de Reclusos (MCSO17-002): Documenta las quejas formales de los reclusos sobre las condiciones o el trato en los centros penitenciarios del condado. Los registros incluyen registros de quejas, informes de quejas y documentación relacionada. La información incluye el nombre y la identificación del recluso, la descripción de la queja, la fecha de presentación, la respuesta e información relacionada.
Retención: Conservar durante 5 years after la última acción. (MOAR 166-150-0135 (46))
Correo de Reclusos (MCSO17-012): Documenta el correo que no se pudo entregar a un recluso ni devolver por alguna razón. Los registros incluyen diversos tipos de correo con notas y marcas postales que describen por qué no se pudo entregar o devolver.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (49))
Registros de Transacciones de Bienes de Reclusos (MCSO17-010): Documentan la transferencia de bienes de reclusos entre instituciones o unidades de propiedad. Los registros muestran el nombre del recluso, la descripción de los bienes, el origen y destino de la transferencia, y la fecha y hora de la transferencia.
Retención: Retención durante 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45))
Registros de Visitas de Reclusos (MCSO17-001): Documenta las visitas de los reclusos. Los registros incluyen tarjetas de visita (que indican a quiénes se les permite verlas), comprobantes de visita (que muestran quién visita al recluso) y un registro de visitas (que muestra las visitas diarias a cada centro). La información incluye el nombre del recluso, el nombre del visitante, la fecha y hora de la visita y el parentesco entre el visitante y el recluso.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (50))
Registro de Llaves (MCSO17-003): Documenta las llaves entregadas al personal de seguridad penitenciaria para acceder a lugares seguros dentro de los centros penitenciarios. Incluye registros de llaves que indican el número de llave, las horas de entrada y salida, y los nombres de las personas.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (13))
Informes de Evaluación Médica (MCSO17-017): Documentan la evaluación inicial de los reclusos al ingresar al centro penitenciario. Esta copia del expediente se envía al Departamento de Salud de Correccionales. La información incluye el nombre del recluso, sus datos personales, la fecha y el lugar de la evaluación, e información básica de salud.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (8))
Lista de verificación del módulo/dormitorio (MCSO17-004): Documenta la revisión diaria del módulo/dormitorio para identificar cualquier discrepancia en el equipo o los suministros. La lista de verificación incluye la fecha, el nombre del ayudante y la lista de verificación del equipo.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0135 (9))
Lista de Monitoreo de Películas (MCSO17-024): La serie se utiliza para mantener una lista actualizada de películas (en formato video y DVD) disponibles para los reclusos. La lista muestra el nombre de la película, el formato e información relacionada.
Conservación: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (2007-0017/008)
Hojas de Conteo de Procesamiento (MCSO17-020): Documenta los movimientos de la población reclusa. Mantiene un conteo actualizado en cada unidad de alojamiento y un conteo total del centro.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (43))
Listados/Horarios de Turnos (MCSO17-009): Documenta a todos los oficiales que trabajan en un turno determinado. Los listados muestran la fecha, la hora, la lista de oficiales programados para trabajar y la descripción de cualquier variación.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (46))
Informes Especiales (MCSO17-016): Documenta eventos ocurridos en cárceles que requieren comunicación con otros centros y personal, o que requieren registro oficial. Incluye informes especiales que indican el nombre de la persona que los presenta y una descripción del evento.
Retención: 7 años. (MOAR 166150-0135 (1))