Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (MCSO26-001): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình trình lên nhóm ngân sách của phòng ban. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ sàng lọc khách hàng (MCSO26-002): Tài liệu ghi lại thông tin khách hàng được chọn/bị từ chối tham gia chương trình lao động ngoài trại giam MCRC. Hồ sơ bao gồm nhật ký sàng lọc và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm tên khách hàng, ngày sàng lọc, thông tin về tội danh, các thông tin liên quan khác và quyết định về việc chấp nhận tham gia chương trình.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 years after hành động cuối cùng. (2007-0017/019)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ quản lý vụ án của phó quản lý (MCSO26-006): Tài liệu ghi chép việc quản lý vụ án của các phạm nhân được phép lao động ngoài trại giam tại trung tâm bồi thường. Hồ sơ bao gồm giấy miễn dẫn độ, thỏa thuận về hàng cấm, thỏa thuận cư trú, giấy miễn trừ tài sản và các tài liệu pháp lý liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2007-0017/020)
Bảng chấm công nhân viên (MCSO26-007): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên chương trình. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ vụ việc chương trình (MCSO26-008): Tài liệu ghi chép việc quản lý hồ sơ của nhân viên tư vấn đối với các phạm nhân được thả làm việc tại trung tâm bồi thường. Các dịch vụ bao gồm giới thiệu việc làm, giáo dục, nguồn lực điều trị và giám sát các phạm nhân bị kết án của quận. Hồ sơ bao gồm hồ sơ cảnh sát, tiền án tiền sự, hồ sơ nhà tù, thỏa thuận với trung tâm bồi thường, hồ sơ tìm việc làm, thẻ làm việc, ghi chú quản lý hồ sơ, giấy đồng ý tiết lộ thông tin, hồ sơ giới thiệu, thư từ và các hồ sơ tương tự.
Giữ lại: Nếu khách hàng bị chấm dứt chương trình: chuyển đến cơ sở giam giữ thích hợp; nếu khách hàng hoàn thành chương trình: giữ lại 5 years after hồ sơ kết thúc. (MOAR 166-150-0135 (52))
Tóm tắt việc trả tự do (MCSO26-009): Hồ sơ ghi lại việc trả tự do cho những người bị giam giữ tại MCRC. Bản tóm tắt bao gồm tên phạm nhân, thông tin nhận dạng, ngày trả tự do và loại hình trả tự do.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2007-0017/021)
Hồ sơ Kế toán Tiền Ăn Ở (MCSO26-010): Tài liệu ghi lại các khoản thanh toán mà tù nhân thực hiện cho tiền ăn ở tại trung tâm bồi thường. Tù nhân phải trả 150% tiền lương theo giờ cho mỗi ngày lưu trú tại trung tâm. Hồ sơ bao gồm phiếu yêu cầu thanh toán, cuống phiếu, sao kê tài khoản và báo cáo thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (2))
Hồ sơ xét nghiệm nước tiểu (MCSO26-011(a) và MCSO26-011(b) và MCSO26-011(c)): Ghi chép các xét nghiệm nước tiểu cho tất cả khách hàng trong chương trình lao động ngoài trại giam MCRC. Hồ sơ bao gồm kết quả xét nghiệm và nhật ký xét nghiệm. Thông tin bao gồm tên khách hàng, ngày xét nghiệm và kết quả xét nghiệm.
Lưu giữ: MCSO26-011(a) Kết quả xét nghiệm dương tính: chuyển vào hồ sơ vụ việc của chương trình; MCSO26-011(b) Kết quả xét nghiệm âm tính: lưu giữ 2 năm; MCSO26-011(c) Nhật ký: lưu giữ 7 năm. (2007-0017/022)
Bản khai lệnh bắt giữ (MCSO26-012): Hồ sơ ghi lại yêu cầu lập bản khai đối với những người đã rời khỏi chương trình MCRC mà không được phép. Hồ sơ bao gồm bản sao bản khai, hồ sơ lịch trình và các tài liệu hỗ trợ. Thông tin bao gồm tên và thông tin nhận dạng của người đó, lý do lập lệnh bắt giữ và các thông tin liên quan.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 5 năm. (2007-0017/023)