Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación Presupuestaria (MCSO26-001): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas al equipo de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registro de Evaluación de Clientes (MCSO26-002): Documenta a los clientes seleccionados o rechazados para el programa de liberación laboral de MCRC. Los registros incluyen el registro de evaluación y la documentación de respaldo. La información incluye el nombre del cliente, la fecha de la evaluación, la información sobre los delitos, otra información relevante y la decisión sobre su admisión al programa.
Conservación: Conservar 5 years after la última acción. (2007-0017/019)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Expedientes de Casos Adjuntos (MCSO26-006): Documenta la gestión de casos de los reclusos en libertad condicional del centro de restitución. Los registros incluyen exenciones de extradición, acuerdos de contrabando, acuerdos de residencia, exenciones de propiedad y documentos legales relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0017/020)
Registros de Horas de Empleados (MCSO26-007): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del programa. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Expedientes de Casos del Programa (MCSO26-008): Documenta la gestión de casos del consejero de los reclusos en libertad condicional del centro de restitución. Los servicios incluyen derivaciones laborales, educación, recursos de tratamiento y supervisión de infractores del condado sentenciados. Los registros incluyen antecedentes policiales, antecedentes penales, antecedentes penales, acuerdos del centro de restitución, registros de búsqueda de empleo, tarjetas de trabajo, notas de gestión de casos, consentimientos para la divulgación de información, registros de derivaciones, correspondencia y registros similares.
Retención: Si el cliente es dado de baja del programa: traslado al centro penitenciario correspondiente; si completa el programa: retención durante 5 years after el cierre del caso. (MOAR 166-150-0135 (52))
Resúmenes de Liberación (MCSO26-009): Registros que documentan la liberación de personas bajo custodia de MCRC. Los resúmenes muestran el nombre del recluso, sus datos de identificación, la fecha de liberación y el tipo de liberación.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0017/021)
Registros Contables de Alojamiento y Comida (MCSO26-010): Documenta los pagos realizados por los reclusos por alojamiento y comida en el centro de restitución. Los reclusos deben pagar el 150 % de su salario por hora por cada día de estancia en el centro. Los registros incluyen solicitudes de cheques, talones de cheques, estados de cuenta e informes de pago.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de análisis de orina (MCSO26-011(a), MCSO26-011(b) y MCSO26-011(c)): Documenta los análisis de orina de todos los clientes del programa de libertad condicional de MCRC. Los registros incluyen los resultados y el registro de las pruebas. La información incluye el nombre del cliente, la fecha de la prueba y los resultados.
Retención: MCSO26-011(a) Resultados positivos de la prueba: transferir al expediente del programa; MCSO26-011(b) Resultados negativos de la prueba: conservar durante 2 años; MCSO26-011(c) Registro: conservar durante 7 años. (2007-0017/022)
Declaraciones Juradas de Orden de Aprehensión (MCSO26-012): Registros que documentan la solicitud de declaraciones juradas para personas que abandonaron el programa MCRC sin autorización. Los registros incluyen una copia de la declaración jurada, registros de programación y documentación de respaldo. La información incluye el nombre y los datos de identificación de la persona, el motivo de la orden de aprehensión e información relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0017/023)