Thư viện: Văn phòng Giám đốc
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Bản tin "The Register" (L06-018):
Bản tin nội bộ hàng tháng ghi lại các hoạt động của hệ thống thư viện. Bao gồm các bài viết về nhân sự, bộ sưu tập, tòa nhà và khuôn viên, tin tức và các hoạt động liên quan.Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (33))
Báo cáo thường niên gửi Thư viện Tiểu bang (L06-015):
Bản sao báo cáo do cơ quan này nộp cho Thư viện Tiểu bang Oregon để đáp ứng yêu cầu của ORS 357.520 về việc giám sát các chương trình thư viện. Bao gồm số liệu thống kê về số lượng người mượn sách, giao dịch mượn liên thư viện, chương trình dành cho trẻ em và các chủ đề khác. Bao gồm các báo cáo thường niên của Hiệp hội Thư viện Portland (1864-1989) và các báo cáo của hệ thống Thư viện Quận Multnomah (1989-nay).Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0140 (9))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (L06-005):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Hồ sơ của Ủy ban Giám sát Thiết kế và Xây dựng Thư viện Trung tâm (L06-006):
Hồ sơ ghi lại các hoạt động của ủy ban công dân được bổ nhiệm để giám sát việc cải tạo Thư viện Trung tâm. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu trưng bày, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan khác.Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (17))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ quản lý tài trợ (L06-012):
Hồ sơ ghi chép lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, đơn xin tài trợ và thông báo trao giải, báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất, hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (OAR 166-150-0110 (16))
Hồ sơ Trung tâm Thông tin về Tự do Trí tuệ (L06-017):
Hồ sơ ghi lại quá trình xem xét của thư viện đối với các yêu cầu từ người dùng về việc xem xét lại tính phù hợp của các tài liệu do hệ thống thư viện lưu giữ. Hồ sơ bao gồm báo cáo xem xét lại, bản trình bày mối quan ngại, đánh giá sách và các tài liệu khác về tài liệu đang được xem xét, cùng với thư từ liên quan. Báo cáo xem xét lại được gửi đến Thư viện Tiểu bang và ghi rõ tên thư viện, tiêu đề được xem xét, người yêu cầu xem xét lại, ngày yêu cầu, quyết định cuối cùng của thư viện, người đưa ra quyết định và ngày tháng.Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (2000-0025/001)
Hồ sơ theo dõi lập pháp (L06-010):
Bộ hồ sơ này được sử dụng để theo dõi các đạo luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Biên bản cuộc họp Hội đồng Thư viện (L06-001):
Hồ sơ cuộc họp chính thức của hội đồng chịu trách nhiệm giám sát hoạt động thư viện hoặc tư vấn cho thư viện công cộng về các hoạt động thư viện. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, chỉ mục, tài liệu trưng bày, thư từ, thư bổ nhiệm, hồ sơ định hướng, danh sách tham dự và các hồ sơ liên quan khác. Bao gồm các cuộc họp của Hội đồng quản trị Hiệp hội Thư viện Portland (LAP) (1864-1990), các ủy ban LAP (1911-1954) và Hội đồng Thư viện (1991-nay).
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (17))
Hồ sơ cải tạo thư viện (L06-007):
Tài liệu này ghi lại quá trình cải tạo các thư viện chi nhánh của quận. Phần lớn tài liệu hiện có liên quan đến các dự án cải tạo chi nhánh Midland và Central. Hồ sơ bao gồm sơ đồ mặt bằng; ảnh chụp thư viện trước, trong và sau khi cải tạo; hồ sơ của các ủy ban di dời nội bộ, quan hệ công chúng và nghệ thuật; hồ sơ tham quan; khảo sát cộng đồng; dự toán chi phí; khảo sát lưu lượng người dùng; thư từ; và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MCC §8.500-8.502)
Sổ lưu niệm thư viện (L06-019):
Các tài liệu và vật phẩm lưu trữ được thư viện sử dụng hoặc liên quan đến thư viện được lưu giữ trong các tập hồ sơ theo chủ đề. Bao gồm các bài báo cắt dán, tờ rơi, sách quảng cáo, tập sách nhỏ, hình ảnh, danh sách đọc và các tài liệu liên quan khác.Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (44))
Thỏa thuận chuyển đổi thư viện (L06-011):
Các tài liệu này ghi lại việc chuyển giao chính thức thư viện quận từ Hiệp hội Thư viện Portland sang Quận Multnomah. Bao gồm thỏa thuận chuyển giao đã được phê duyệt, ngày 26/4/1990; các báo cáo chuyển giao; và thư từ liên quan.Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (2000-0025/002)
Hồ sơ trao đổi liên thư viện đô thị (MIX) (L06-014):
Hồ sơ ghi chép hoạt động của nhóm giám sát chính sách cho vay giữa các quận thuộc tiểu bang Oregon và Washington xung quanh khu vực đô thị Portland. Hồ sơ bao gồm các thỏa thuận, số liệu thống kê, biên bản cuộc họp của giám đốc MIX, thư từ và các tài liệu liên quan khác.Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (17))
Báo cáo thống kê ((L06-013(a) và L06-013(b)):
Báo cáo ghi chép các hoạt động của các thư viện trong hệ thống thư viện quận. Thông tin bao gồm số liệu thống kê hàng tháng về số lượt mượn sách, số lượt tham khảo, số phòng họp được sử dụng, số giờ tình nguyện, các mối liên hệ cộng đồng, số lượt tham quan nhóm, các chương trình được trình bày, số lần gia hạn, số tiền phạt thu được và các bảng tính thể hiện thông tin của từng chi nhánh.Lưu giữ: L06-013(a) Lưu giữ báo cáo hàng năm vĩnh viễn; L06-013(b) Lưu giữ báo cáo hàng tháng và các báo cáo khác trong 2 năm. (OAR 166-150-0140 (8))
Hồ sơ quy hoạch (L06-004):
Hồ sơ này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình xây dựng tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (OAR 166-150-0005 (25))
Tuyên bố về Chính sách và Quy trình (L06-003):
Hồ sơ này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và thủ tục của thư viện. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên ngôn sứ mệnh và mục tiêu, cẩm nang hướng dẫn, và các tuyên bố và chỉ thị chính sách cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và thủ tục, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.Giữ lại: Giữ lại 20 years after bị thay thế. (OAR 166-150-0005 (27))
Ý kiến đóng góp và khiếu nại của công chúng (L06-008):
Hồ sơ ghi lại các ý kiến đóng góp và khiếu nại từ công chúng và nhân viên liên quan đến các vấn đề của thư viện, thường là về chất lượng dịch vụ và loại tài liệu trong kho. Hồ sơ bao gồm khiếu nại ban đầu (thư, email, tin nhắn điện thoại, phiếu góp ý), phản hồi chính thức và bất kỳ ghi chú hoặc tài liệu nào khác.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0005 (35))
Biên bản cuộc họp nhân viên (L06-009):
Các biên bản ghi lại các cuộc họp nhân viên thường kỳ liên quan đến các nhiệm vụ và hành động nằm trong phạm vi chính sách và quy trình hiện hành và không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công cộng. Các biên bản có thể bao gồm biên bản cuộc họp, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Các cuộc họp bao gồm, nhưng không giới hạn ở các cuộc họp của Giám đốc Sở Quận, Giám đốc Cấp dưới Trực tiếp, Nhóm Nhận thức về Đa dạng và Nhóm Sáng kiến Khởi nghiệp.Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động ((L06-016(a) và L06-016(b)):
Loạt tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho cơ quan liên quan đến các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan khác. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với nhân viên và công chúng, thiết kế xây dựng và các vấn đề an toàn khi sửa chữa, các đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và các vấn đề khác.Thời gian lưu giữ: L06-016(a) Biên bản: Lưu giữ 10 năm; L06-016(b) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0200 (17))