Biblioteca: Oficina del Director
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Boletín informativo de "The Register" (L06-018):
Boletín interno mensual que documenta las actividades del sistema bibliotecario. Incluye artículos sobre personal, colecciones, edificios e instalaciones, noticias y actividades relacionadas.Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (33))
Informe Anual a la Biblioteca Estatal (L06-015):
Copia de la agencia de un informe presentado ante la Biblioteca Estatal de Oregón en cumplimiento con la norma ORS 357.520 para supervisar los programas bibliotecarios. Incluye estadísticas sobre usuarios en circulación atendidos, transacciones de préstamo interbibliotecario, programas infantiles y otros temas. Incluye los informes anuales de la Asociación de Bibliotecas de Portland (1864-1989) e informes del sistema de Bibliotecas del Condado de Multnomah (1989-presente).Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0140 (9))
Registros de preparación de presupuesto (L06-005):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros del Comité de Supervisión de Diseño y Construcción de la Biblioteca Central (L06-006):
Registros que documentan las deliberaciones del comité ciudadano designado para supervisar la renovación de la Biblioteca Central. Estos registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (17))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de administración de subvenciones (L06-012):
Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, seguimiento y estado de las subvenciones en las que la agencia es beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes de subvenciones y notificaciones de adjudicación, informes de progreso, presupuestos, objetivos del proyecto, propuestas, registros de seguimiento de los planes del proyecto y medición de logros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0110 (16))
Registros del Centro de intercambio de información sobre libertad intelectual (L06-017):
Registros que documentan la revisión de las solicitudes de los usuarios para que los materiales que posee el sistema bibliotecario sean revisados y verificados. Estos registros incluyen informes de reconsideración, declaraciones de preocupación, reseñas de libros y otra documentación sobre el material en revisión, así como correspondencia relacionada. Los informes de reconsideración se envían a la Biblioteca Estatal e indican el nombre de la biblioteca, el título considerado, la persona que solicita la reconsideración, la fecha de la solicitud, la decisión final de la biblioteca, la persona que toma la decisión y la fecha.Retención: Conservar 10 años. (2000-0025/001)
Registros de seguimiento legislativo (L06-010):
Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Actas de la reunión de la Junta de la Biblioteca (L06-001):
Actas oficiales de las reuniones de la junta directiva responsable de supervisar las operaciones de la biblioteca o de asesorar a una biblioteca pública sobre dichas operaciones. Los registros incluyen actas, órdenes del día, índices, anexos, correspondencia, cartas de nombramiento, registros de orientación, lista de asistencia y otros documentos relacionados. Incluye las reuniones de la Junta Directiva de la Asociación de Bibliotecas de Portland (LAP) (1864-1990), los comités de la LAP (1911-1954) y la Junta de la Biblioteca (1991-presente).
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (17))
Registros de renovación de la biblioteca (L06-007):
Documenta la renovación de las bibliotecas de las sucursales del condado. La mayor parte del material existente trata sobre los proyectos de renovación de las sucursales de Midland y Central. Los registros incluyen planos de planta; fotografías de la biblioteca antes, durante y después de la renovación; registros de mudanzas internas, relaciones públicas y comités de arte; registros de visitas guiadas; encuestas comunitarias; estimaciones de costos; estudios de tráfico; correspondencia; y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MCC §8.500-8.502)
Álbumes de recortes de la biblioteca (L06-019):
Registros y material efímero utilizado por la biblioteca o sobre ella, conservados en álbumes temáticos. Incluye recortes de periódicos, volantes, folletos, panfletos, imágenes, listas de lectura y registros relacionados.Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (44))
Acuerdo de Transición de la Biblioteca (L06-011):
Documenta la transferencia oficial de la biblioteca del condado de la Asociación de Bibliotecas de Portland al Condado de Multnomah. Incluye el acuerdo de transición formalizado, con fecha del 26/04/1990; informes de transición; y correspondencia relacionada.Retención: Conservar permanentemente. (2000-0025/002)
Registros del Intercambio Interbibliotecario Metropolitano (MIX) (L06-014):
Registros que documentan la labor del grupo que supervisa las políticas crediticias en los condados de Oregón y Washington que rodean el área metropolitana de Portland. Los registros incluyen acuerdos, estadísticas, actas de reuniones del director de MIX, correspondencia y otros documentos relacionados.Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (17))
Informes estadísticos ((L06-013(a) y L06-013(b)):
Informes que documentan las actividades de las bibliotecas en el sistema de bibliotecas del condado. La información incluye estadísticas mensuales sobre circulación, número de referencias, salas de reuniones utilizadas, horas de voluntariado, contactos comunitarios, visitas grupales, programas presentados, renovaciones, multas cobradas y hojas de trabajo que muestran información de cada sucursal.Retención: L06-013(a) Conservar los informes anuales de forma permanente; L06-013(b) Conservar los informes mensuales y otros informes durante 2 años. (OAR 166-150-0140 (8))
Registros de planificación (L06-004):
La serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.Retención: Conservar por 20 años. (OAR 166-150-0005 (25))
Declaraciones de políticas y procedimientos (L06-003):
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la biblioteca. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de políticas y procedimientos, las fechas de revisión, la identificación de la materia, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (27))
Comentarios y quejas públicas (L06-008):
Documenta los comentarios y quejas del público y del personal sobre asuntos de la biblioteca, generalmente relacionados con el servicio y el tipo de material. Los registros incluyen la queja original (carta, correo electrónico, mensaje telefónico, tarjeta de comentarios), la respuesta oficial y cualquier nota o documentación.Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0005 (35))
Actas de reuniones de personal (L06-009):
Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal que abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes y que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Las reuniones incluyen, entre otras, las de los Gerentes de Departamento del Condado, los Gerentes de Informe Directo, el Equipo de Concientización sobre la Diversidad y el Equipo de Iniciativas Empresariales.Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0005 (18))
Registros del Comité de Seguridad en el Trabajo ((L06-016(a) y L06-016(b)):
La serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la agencia en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción y preocupaciones de seguridad en las reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros.Retención: L06-016(a) Minutas: Conservar 10 años; L06-016(b) Otros registros: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0200 (17))