Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Bảng chấm công nhân viên (FREDS1-007): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong bộ phận. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ thiết kế/nguyên mẫu (FREDS1-006): Hồ sơ ghi lại quá trình thiết kế và sản xuất các thiết bị hoặc hệ thống điện tử chuyên dụng của Bộ phận Dịch vụ Điện tử cho các mục đích sử dụng khác nhau của các phòng ban. Hồ sơ bao gồm sơ đồ mạch, sơ đồ khối, lý thuyết hoạt động, mô tả bộ xử lý nhúng, phần mềm và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 years after ngừng sử dụng sản phẩm. (MOAR 166-150-0170 (4))
Sổ tay kỹ thuật và thông số kỹ thuật (FREDS1-005): Sổ tay hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật và thông tin lắp đặt cho thiết bị điện tử của quận. Thông tin bao gồm thông số kỹ thuật thiết bị, hướng dẫn vận hành, thông tin an toàn, thông tin sửa chữa, danh sách phụ tùng và dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0105 (13))
Phiếu yêu cầu công việc (FREDS1-001): Ghi chép tất cả các công việc do Bộ phận Dịch vụ Điện tử thực hiện. Phần lớn thông tin này được lưu trữ trực tuyến trong hệ thống phiếu yêu cầu công việc của Bộ phận Dịch vụ Điện tử. Thông tin bao gồm ngày lập phiếu yêu cầu công việc, mô tả công việc, số tòa nhà, người đặt hàng, chi tiết chi phí phụ tùng và nhân công, ghi chú và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (15))