Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Horas de Empleados (FREDS1-007): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la sección. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Prototipos/Diseño (FREDS1-006): Registros que documentan el diseño y la fabricación de dispositivos o sistemas electrónicos especializados por parte de Servicios Electrónicos para diversos usos del departamento. Los registros incluyen esquemas, diagramas de bloques, teorías de operación, descripciones de procesadores integrados, software y registros relacionados.
Conservación: Conservar durante 10 years after la suspensión del uso del artículo. (MOAR 166-150-0170 (4))
Manuales Técnicos y Especificaciones (FREDS1-005): Manuales de usuario, especificaciones e información de instalación para equipos electrónicos del condado. La información incluye especificaciones del equipo, instrucciones de funcionamiento, información de seguridad, información de reparación, listas de piezas y datos relacionados.
Retención: Conservar hasta la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0105 (13))
Órdenes de Trabajo (FREDS1-001): Documenta todo el trabajo realizado por Servicios Electrónicos. Gran parte de esta información se mantiene en línea en el sistema de órdenes de trabajo de Servicios Electrónicos. La información incluye la fecha de la orden de trabajo, la descripción del trabajo, el número de edificio, la persona que realiza la orden, el detalle del costo de las piezas y la mano de obra, notas e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (15))