Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo thống kê lịch hẹn bệnh nhân (HIS1-003) : Báo cáo hàng tháng ghi lại các hoạt động của hệ thống con đặt lịch hẹn thuộc Hệ thống Thông tin Y tế. Thông tin này được sử dụng cho nhiều mục đích nghiên cứu và báo cáo khác nhau. Báo cáo thể hiện số lượng và loại lịch hẹn có sử dụng phiên dịch viên, không sử dụng phiên dịch viên, theo địa điểm, theo loại bảo hiểm y tế và theo ngôn ngữ.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 năm (MOAR 166-150-0005 (31))
Báo cáo thống kê lượt thăm khám của khách hàng (HIS1-001) : Báo cáo hàng tháng chứa dữ liệu thống kê về lượt thăm khám của khách hàng đến các cơ sở y tế. Thông tin này được sử dụng cho nhiều mục đích nghiên cứu và báo cáo khác nhau. Tiêu đề và số liệu trong báo cáo có thể thay đổi theo thời gian, nhưng nhìn chung bao gồm số lượt khám bệnh và nha khoa theo địa điểm dịch vụ, lĩnh vực chương trình và nhà cung cấp dịch vụ; so sánh số lượt thăm khám thực tế so với số lượt thăm khám dự kiến; và số lượt khách bỏ đi mà không sử dụng dịch vụ.
Lưu trữ: Báo cáo cuối năm: lưu trữ vĩnh viễn; các báo cáo khác: lưu trữ 10 năm (MOAR 166-150-0005 (31))
Tài liệu Chương trình Hệ thống Máy tính (HIS1-007) : Tài liệu này ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc gỡ bỏ phần mềm khỏi hệ thống máy tính của cơ quan. Hồ sơ thường thuộc một trong sáu loại sau: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm tổng quan hệ thống, nhật ký hoạt động, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của các bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại.
Lưu giữ: Hồ sơ cần thiết để đảm bảo quyền truy cập công khai và/hoặc di chuyển dữ liệu hệ thống: lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống; các hồ sơ khác: lưu giữ 1 year after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0125 (2))
Báo cáo tổng kết thu ngân sách toàn quận (HIS1-004) : Tài liệu ghi nhận doanh thu nhận được tại các phòng khám của Sở Y tế. Báo cáo hiển thị tên phòng khám, loại dịch vụ, loại và số tiền doanh thu. Các loại doanh thu bao gồm phí bệnh nhân, thanh toán của bên thứ ba, Medicare, Medicaid, Care Oregon và bảo hiểm nha khoa MultiCare.
Lưu giữ: Lưu giữ 5 năm (MOAR 166-150-0125 (8))
Hồ sơ Lập kế hoạch và Phát triển Hệ thống Thông tin (HIS1-008(a) và HIS1-008(b)) : Tài liệu ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin chương trình. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại hệ thống thông tin được vi tính hóa, chúng cũng có thể ghi lại hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Các hồ sơ này được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp chương trình hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của cơ quan. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu được yêu cầu cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát chương trình, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp, và thư từ liên quan.
Lưu giữ: HIS1-008(a) Hệ thống đã triển khai: lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống; HIS1-008(b) Hệ thống chưa triển khai: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0125 (8))
Báo cáo năng suất của nhà cung cấp (HIS1-002) : Báo cáo hàng tháng ghi lại việc cung cấp các dịch vụ y tế và nha khoa. Thông tin này được sử dụng cho nhiều mục đích nghiên cứu và báo cáo khác nhau. Báo cáo hiển thị tên và loại nhà cung cấp, địa điểm cung cấp dịch vụ, tên phòng khám, và tổng số liệu hàng tháng và từ đầu năm đến nay theo loại dịch vụ.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 năm (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ quản lý phần mềm (HIS1-009) : Ghi chép việc sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin của cơ quan. Được sử dụng để đảm bảo các gói phần mềm của cơ quan tương thích với nhau, các điều khoản về giấy phép và bản quyền được tuân thủ và các bản nâng cấp được thực hiện kịp thời. Hồ sơ có thể bao gồm hồ sơ mua phần mềm, danh mục phần mềm, giấy phép phần mềm, giấy phép sử dụng tại chỗ và thư từ liên lạc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 years after phần mềm bị loại bỏ hoặc nâng cấp. (MOAR 166-150-0125 (11))
Tài liệu Kiểm thử Hệ thống (HIS1-005) : Tài liệu này ghi lại quá trình kiểm thử chương trình đối với các báo cáo và hệ thống con khác nhau dành cho khách hàng nội bộ và bên ngoài. Phần lớn tài liệu này đã được chạy trên cơ sở dữ liệu thử nghiệm chứa khoảng 20% mẫu của cơ sở dữ liệu HIS. Các bản ghi bao gồm báo cáo hệ thống (một số có chú thích), dữ liệu sao lưu, định dạng báo cáo, báo cáo ngoại lệ, thông báo lỗi và các thông tin khác liên quan đến việc kiểm thử hệ thống. Để biết các bản ghi tương tự, xem HIS1-007, Tài liệu chương trình hệ thống máy tính.
Lưu giữ: Lưu giữ 1 year after được thay thế hoặc lỗi thời (MOAR 166-150-0125 (2))