Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Estadísticos de Citas de Clientes (HIS1-003) : Este informe mensual documenta las actividades del subsistema de citas del Sistema de Información de Salud. La información se utiliza para diversos fines de investigación y elaboración de informes. El informe muestra el número y el tipo de citas con intérpretes, sin intérpretes, por ubicación, tipo de cobertura médica e idioma.
Retención: Conservar 10 años (MOAR 166-150-0005 (31))
Informes Estadísticos de Visitas de Clientes (HIS1-001) : Los informes mensuales contienen datos estadísticos sobre las visitas de los clientes a los proveedores de salud. Esta información se utiliza para diversos fines de investigación y elaboración de informes. Los títulos y números de los informes cambian con el tiempo, pero generalmente abarcan el número de visitas médicas y dentales por ubicación del servicio, área del programa y proveedor; una comparación entre las visitas reales y las visitas previstas; y las ausencias sin servicio.
Retención: Informe de fin de año: conservar de forma permanente; otros informes: conservar durante 10 años (MOAR 166-150-0005 (31))
Documentación del programa del sistema informático (HIS1-007) : Documenta la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático de la agencia. Los registros generalmente caen en una de seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y forma de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación de sistema a sistema. Los registros pueden incluir descripciones generales del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones del operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y de diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios del programa, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de la tabla del programa de control, listados de programas y manuales de software comercial.
Conservación: Registros necesarios para garantizar el acceso público y/o la migración de los datos del sistema: conservar durante la vida útil del sistema; otros registros: conservar 1 year after su reemplazo u obsolescencia. (MOAR 166-150-0125 (2))
Resumen de Recaudación de Ingresos del Condado (HIS1-004) : Documenta los ingresos recibidos en las clínicas del DOH. El informe muestra el nombre de la clínica, el tipo de servicio, el tipo y el monto de los ingresos. Los tipos de ingresos incluyen honorarios de pacientes, pagos de terceros, Medicare, Medicaid, Care Oregon y MultiCare Dental.
Retención: Conservar 5 años (MOAR 166-150-0125 (8))
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (HIS1-008(a) y HIS1-008(b)) : Documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información del programa. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión del programa, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información existentes de la agencia. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas del programa, especificaciones y revisiones del sistema, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia relacionada.
Retención: HIS1-008(a) Sistemas implementados: se conservan durante la vida útil del sistema; HIS1-008(b) Sistemas no implementados: se conservan durante 5 años. (MOAR 166-150-0125 (8))
Informes de Productividad de Proveedores (HIS1-002) : Este informe mensual documenta la prestación de servicios médicos y dentales. La información se utiliza para diversos fines de investigación y elaboración de informes. El informe muestra el nombre y tipo de proveedor, la ubicación del servicio, el nombre de la clínica y los totales mensuales y del año hasta la fecha por tipo de servicio.
Retención: Conservar 10 años (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Gestión de Software (HIS1-009) : Documentan el uso del software en los sistemas de información de la agencia. Se utilizan para garantizar la compatibilidad de los paquetes de software de la agencia, el cumplimiento de las disposiciones de licencia y derechos de autor, y la obtención oportuna de actualizaciones. Los registros pueden incluir registros de compra de software, inventarios de software, licencias de software, licencias de sitio y correspondencia.
Retención: Conservar durante 2 years after la eliminación o actualización del software. (MOAR 166-150-0125 (11))
Documentación de Pruebas del Sistema (HIS1-005) : Documenta las pruebas del programa de diversos informes y subsistemas para uso de clientes internos y externos. Gran parte de esta documentación se ha ejecutado en una base de datos de prueba que contiene aproximadamente el 20 % de la base de datos HIS. Los registros incluyen informes del sistema (algunos con anotaciones), volcados de datos, formato de informes, informes de excepciones, mensajes de error y otra información relacionada con las pruebas del sistema. Para registros similares, consulte HIS1-007, Documentación del programa del sistema informático.
Retención: Conservar durante 1 year after quede obsoleto o reemplazado (MOAR 166-150-0125 (2))