Thư viện: Dịch vụ kỹ thuật
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ liên quan đến việc mua sắm (L08-001):
Loạt tài liệu này ghi lại các thông tin liên lạc nhận được hoặc gửi đi, mô tả các hoạt động thường nhật liên quan đến việc thu thập tài liệu cho hệ thống thư viện của quận. Hồ sơ bao gồm thư từ gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú, công văn, thư xác nhận, thông báo về các hoạt động cộng đồng, hồ sơ gây quỹ từ thiện, yêu cầu thông tin hoặc ấn phẩm thường xuyên, tài liệu đính kèm và phụ lục.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (3)
Yêu cầu cung cấp vật liệu (L08-003):
Tài liệu này ghi lại yêu cầu của người dùng về việc đặt mua các tài liệu cụ thể của thư viện. Yêu cầu bao gồm ngày tháng, loại tài liệu được yêu cầu và các thông tin khác cần thiết để có được tài liệu.
Lưu giữ: Nếu được chọn: lưu giữ cho đến khi được nhập vào hệ thống máy tính; nếu không được chọn: loại bỏ ngay lập tức. (2000-0025/017)
Phiếu mua hàng (L08-002):
Hồ sơ này ghi lại việc mua sắm tất cả tài liệu thư viện cho tất cả các thư viện chi nhánh. Bao gồm chứng từ, hóa đơn, thư từ và các tài liệu liên quan đến việc mua sắm. Bao gồm thông tin về các khoản phải thu chưa thanh toán. Hồ sơ được gửi đến bộ phận Tài chính để xử lý cuối cùng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (1))
Dòng sản phẩm lỗi thời
Phiếu công việc lập danh mục (L08-004):
Tài liệu này ghi chép các hướng dẫn đặc biệt về việc lập mục lục cho một số tài liệu thư viện nhất định. Phiếu ghi rõ tên và mô tả tài liệu, ngày tháng và hướng dẫn lập mục lục.
Lưu trữ: Lưu trữ cho đến khi hoàn tất việc lập danh mục. (2000-0025/016)