Biblioteca: Servicios Técnicos
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia de adquisiciones (L08-001):
La serie documenta las comunicaciones recibidas o enviadas que documentan las acciones rutinarias relacionadas con la adquisición de materiales para el sistema de bibliotecas del condado. Los registros incluyen cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, transmisiones, acuses de recibo, avisos de asuntos comunitarios, registros de campañas de recaudación de fondos para organizaciones benéficas, solicitudes rutinarias de información o publicaciones, anexos y documentos adjuntos.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (3)
Solicitudes de materiales (L08-003):
Documenta las solicitudes de los usuarios para solicitar materiales específicos de la biblioteca. Las solicitudes muestran la fecha, el material solicitado y otra información necesaria para adquirirlos.
Retención: Si se selecciona: conservar hasta que se ingrese en el sistema informático; si no se selecciona: desechar inmediatamente. (2000-0025/017)
Vales (L08-002):
Documenta la compra de todos los materiales de la biblioteca para todas las sucursales. Incluye comprobantes, facturas, correspondencia y documentación relacionada con la compra. Incluye información sobre reclamaciones pendientes. La documentación se envía a Finanzas para su disposición final.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (1))
Serie obsoleta
Hojas de trabajo de catalogación (L08-004):
Documenta instrucciones especiales de catalogación para ciertos materiales de la biblioteca. Los comprobantes muestran el nombre y la descripción del artículo, la fecha y las instrucciones de catalogación.
Conservación: Conservar hasta completar la catalogación. (2000-0025/016)