Thư viện: Dịch vụ tham khảo
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Báo cáo thống kê hàng tháng (L14-005):
Báo cáo ghi chép các hoạt động tham khảo của hệ thống thư viện. Thông tin bao gồm thống kê hàng tháng về số lượng câu hỏi được đặt ra, loại câu hỏi, phương thức yêu cầu và các thông tin liên quan. Các số liệu thống kê được tổng hợp vào báo cáo hàng tháng và hàng năm của bộ phận.Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0140 (8))
Yêu cầu tham khảo (L14-001):
Tài liệu này ghi lại các yêu cầu thông tin từ người dùng đến các thủ thư tham khảo trong hệ thống thư viện quận. Bao gồm các yêu cầu qua email trên trang web "Hỏi tôi" của thư viện, các yêu cầu qua điện thoại và thư từ. Nhiều yêu cầu chỉ mang tính chất tạm thời, nhưng một số được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu tham khảo cho các yêu cầu trong tương lai. Các yêu cầu bao gồm người yêu cầu (trong cơ sở dữ liệu "Hỏi tôi", liên kết này sẽ bị xóa sau 30 ngày), bản chất của yêu cầu, phản hồi của thư viện và các thông tin liên quan.Lưu trữ: Yêu cầu tạm thời: lưu trữ cho đến khi được trả lời; các yêu cầu khác: lưu trữ cho đến khi lỗi thời hoặc được thay thế. (2000-0025/011)