Biblioteca: Servicios de referencia
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes estadísticos mensuales (L14-005):
Informes que documentan las actividades de referencia del sistema bibliotecario. La información incluye estadísticas mensuales sobre preguntas realizadas, tipo de pregunta, método de solicitud e información relacionada. Las estadísticas se incorporan a los informes mensuales y anuales del departamento.Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0140 (8))
Solicitudes de referencia (L14-001):
Documenta las solicitudes de información de los usuarios a los bibliotecarios de referencia del sistema de la Biblioteca del Condado. Incluye solicitudes por correo electrónico a través del sitio web "Pregúntame", solicitudes telefónicas y solicitudes por correo postal. Muchas solicitudes son temporales, pero algunas se utilizan para crear una base de datos de referencia para futuras solicitudes. Las solicitudes incluyen la persona que las realiza (en la base de datos "Pregúntame", este enlace se elimina después de 30 días), la naturaleza de la solicitud, la respuesta de la biblioteca e información relacionada.Retención: Solicitudes efímeras: conservar hasta respuesta; otras solicitudes: conservar hasta que queden obsoletas o sean reemplazadas. (2000-0025/011)