Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ tiếp nhận (FREDS3-001(a) và FREDS3-001(b) và FREDS3-001(c)): Hồ sơ ghi lại việc chuyển giao hồ sơ tiếp nhận đến Trung tâm Lưu trữ và Hồ sơ Quận. Bao gồm các giấy chuyển giao, thông báo hủy bỏ, phiếu phân phối, danh sách kệ và thư từ đính kèm. Hầu hết thông tin này được lưu giữ và tóm tắt trong cơ sở dữ liệu tiếp nhận hồ sơ. Thông tin bao gồm ngày tiếp nhận, mô tả hồ sơ, vị trí kệ ban đầu, bộ phận chuyển giao, ngày hủy bỏ (nếu có), số kiểm soát và chữ ký ủy quyền.
Lưu giữ: FREDS3-001(a) Hồ sơ ghi lại việc chuyển giao hồ sơ vĩnh viễn: lưu giữ vĩnh viễn; Cơ sở dữ liệu tiếp nhận: lưu giữ vĩnh viễn; FREDS3-001(c) Hồ sơ tiêu hủy: lưu giữ vĩnh viễn; FREDS3-001(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm hoặc 1 year after các hồ sơ liên quan đã bị tiêu hủy, tùy theo thời gian nào dài hơn. (MOAR 166-150-0125 (10))
Hồ sơ phải trả (FREDS3-012): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của chương trình. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh thanh toán đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (FREDS3-010): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách chương trình được trình lên chương trình ngân sách của bộ phận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ quản lý hệ thống máy tính (FREDS3-011): Hồ sơ ghi chép việc lập kế hoạch, phát triển và bảo trì các hệ thống máy tính chương trình, chủ yếu là hệ thống quản lý hồ sơ STAR và hệ thống lập hóa đơn phân phối. Hồ sơ bao gồm tài liệu hệ thống, hướng dẫn sử dụng và thông số kỹ thuật phần cứng và phần mềm, hồ sơ phát triển phần mềm (bao gồm hướng dẫn mã hóa, bố cục báo cáo và hồ sơ, cấu trúc dữ liệu và mối quan hệ cơ sở dữ liệu), hồ sơ sao lưu, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống. (MOAR 166-150-0125 (1,2))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Tài liệu tra cứu (FREDS3-004): Tài liệu định vị và/hoặc mô tả các tài liệu được lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ và Hồ sơ Quận. Bao gồm danh sách vị trí trên kệ, mô tả vị trí trên kệ, mô tả bộ sưu tập lưu trữ, bảng tính và các tài liệu tương tự. Hiện nay, các cơ sở dữ liệu vị trí hồ sơ là nơi cung cấp thông tin đầy đủ nhất. Thông tin bao gồm mô tả mục, vị trí, thông tin tiếp nhận, thông tin tiêu hủy và ghi chú.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc cho đến khi các mục được mô tả đã bị tiêu hủy. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ kiểm soát chất lượng vi phim (FREDS3-005): Hồ sơ này chứng minh rằng vi phim được sản xuất cho quận tuân thủ các thông số kỹ thuật được yêu cầu bởi Quy tắc hành chính Oregon 166-025-0005 đến 166-025-0030 . Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh sách hồ sơ được sao chụp trên vi phim, chỉ mục cuộn vi phim, biên nhận của dịch vụ sao chụp, báo cáo kiểm tra phim, chứng nhận xanh methylene, báo cáo kiểm tra máy ảnh/máy xử lý/máy sao chép, nhật ký thiết bị và người vận hành, và thư từ.
Lưu giữ: Lưu giữ giống như vi phim liên quan. (MOAR 166-150-0125 (9))
Thống kê chương trình (FREDS3-015): Hồ sơ ghi lại những thành tựu và hoạt động của chương trình. Bao gồm bảng tính và tài liệu giấy mô tả các hồ sơ đã nhận, hồ sơ đã hủy, các hành động xử lý hồ sơ, hiệu quả phản hồi, chi phí cho mỗi hành động, mức độ sử dụng của bộ phận và các thông tin tương tự.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (Không theo lịch trình)
Hồ sơ mua hàng (FREDS3-013): Hồ sơ ghi chép các đơn đặt hàng, ủy quyền và bằng chứng nhận hàng hóa và dịch vụ đã mua. Phần lớn thông tin này sẽ được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống SAP. Bao gồm báo giá, yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hạn chế và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (21))
Yêu cầu Trung tâm Lưu trữ Hồ sơ (FREDS3-002(a) và FREDS3-002(b)): Hồ sơ ghi lại các hoạt động lưu trữ được thực hiện cho các cơ quan cấp quận và công chúng. Các hoạt động lưu trữ được ghi lại có thể bao gồm việc truy xuất, sắp xếp lại, trao đổi hồ sơ, cho mượn vĩnh viễn và truy xuất không thành công ("không tìm thấy"). Bao gồm tài liệu về các yêu cầu (fax, email, ghi chú điện thoại hoặc các hồ sơ tương tự) và các cơ sở dữ liệu liên quan. Thông tin bao gồm ngày và giờ yêu cầu, loại yêu cầu, tên và địa chỉ người yêu cầu, mục được yêu cầu, vị trí trên kệ và tên người gửi.
Thời gian lưu giữ: FREDS3-002(a) Các mục nhập cơ sở dữ liệu: lưu giữ 3 năm; FREDS3-002(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (37))
Hồ sơ Lập kế hoạch Lưu trữ Hồ sơ (FREDS3-003): Hồ sơ ghi lại quá trình xây dựng kế hoạch lưu trữ hồ sơ cho các phòng ban của quận. Hồ sơ bao gồm các bản dự thảo kế hoạch lưu trữ, ý kiến và sửa đổi của các phòng ban, bảng tính kiểm kê, nghiên cứu nền tảng, giấy phép lập kế hoạch của Cơ quan Lưu trữ Tiểu bang Oregon, kế hoạch lưu trữ đã hoàn thiện và thư từ liên quan. Thông tin này cũng được lưu giữ trong nhiều cơ sở dữ liệu quản lý và lập kế hoạch khác nhau. Các cơ sở dữ liệu này tương tác với nhau để tạo ra cả kế hoạch lưu trữ và giấy phép xử lý hồ sơ được lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ Hồ sơ Quận.
Thời gian lưu giữ: Thông tin cơ sở dữ liệu quản trị: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời; lịch trình lưu giữ, bao gồm cơ sở dữ liệu lập lịch: lưu giữ 5 years after lịch trình được thay thế hoặc hết hạn; các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0125 (10))
Hồ sơ Ủy ban An toàn Lao động (FREDS3-014): Tài liệu này ghi lại các hoạt động của ủy ban giám sát hoặc tư vấn cho bộ phận liên quan đến các vấn đề an toàn. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm, thư từ và các tài liệu liên quan. Các chủ đề bao gồm các mối nguy hiểm đối với người lao động và công chúng, thiết kế xây dựng và các vấn đề an toàn khi sửa chữa, đề xuất, khiếu nại, các quy tắc và quy định của tiểu bang và liên bang, và các vấn đề khác.
Thời gian lưu giữ: Biên bản: Lưu giữ 10 năm; Các hồ sơ khác: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0200 (17))