Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Biên bản cuộc họp của Hội đồng Sức khỏe Tâm thần và Lạm dụng Chất gây nghiện dành cho Người lớn (AMHSAC) (MHAS2-004): Ghi chép các cuộc họp và quyết định của AMHSAC. Hồ sơ bao gồm biên bản cuộc họp, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, danh sách nhân chứng/người trình bày và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Danh mục hồ sơ khách hàng đã lưu trữ (MHAS2-003) : Tài liệu ghi lại tất cả các hồ sơ vụ việc được gửi đến trung tâm lưu trữ của quận. Từ năm 1995, danh mục này được lưu giữ dưới dạng điện tử. Thông tin bao gồm số kiểm soát và số hộp, tên khách hàng, số vụ việc của khách hàng, ngày gửi đến kho lưu trữ, ngày hủy bỏ và thời hạn lưu giữ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0125 (5))
Biên bản cuộc họp của Ủy ban Tư vấn Hệ thống Sức khỏe Tâm thần Trẻ em (CMHSAC) (MHAS2-005): Ghi chép các cuộc họp và quyết định của CMHSAC. Hồ sơ bao gồm biên bản cuộc họp, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, danh sách nhân chứng/người trình bày và các tài liệu liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Kế hoạch (MHAS2-008) : Tài liệu ghi lại kế hoạch của bộ phận về việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Kế hoạch được hoàn thành để tuân thủ các yêu cầu của các chương trình liên bang khác nhau cung cấp trợ cấp khối loại B (Chương trình Medicaid theo Điều XIX và Đạo luật Người cao tuổi theo Điều III). Kế hoạch bao gồm tóm tắt kế hoạch, tóm tắt báo cáo vấn đề, tài liệu kế hoạch hàng năm, hướng dẫn và quy trình kế hoạch, đánh giá tại chỗ và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Hồ sơ Đảm bảo Chất lượng Nhà cung cấp (MHAS2-002) : Ghi chép các cuộc kiểm toán của bộ phận đối với các cơ sở, nhân viên và hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe tâm thần để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của Sở Dịch vụ Nhân sinh Oregon, Phòng Dịch vụ Sức khỏe Tâm thần (AMH). Hồ sơ có thể bao gồm đánh giá tại chỗ, kiểm tra lý lịch nhân viên, kế hoạch tuân thủ hàng năm, báo cáo chứng nhận, thư gửi AMH yêu cầu giấy chứng nhận phê duyệt, kế hoạch khắc phục, sai lệch, đơn xin cấp chứng nhận của nhà thầu, thư từ trao đổi với AMH và các nhà cung cấp, và nhiều loại thông tin lý lịch khác cần thiết để hoàn thành cuộc kiểm toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0060 (1))
Quản lý hồ sơ (MHAS2-007) : Hồ sơ ghi lại các tương tác của bộ phận với chương trình lưu trữ hồ sơ của quận liên quan đến lịch trình lưu giữ, kiểm kê và sử dụng trung tâm lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở lịch trình lưu giữ hồ sơ, bảng tính kiểm kê, giấy phép lập lịch, hướng dẫn quy trình, văn bản chuyển giao, giấy phép tiêu hủy, báo cáo và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0125 (10))