Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Actas de Reuniones del Consejo de Salud Mental y Abuso de Sustancias para Adultos (AMHSAC) (MHAS2-004): Documenta las reuniones y decisiones del AMHSAC. Los registros incluyen actas de reuniones, órdenes del día, pruebas documentales, listas de testigos/presentadores y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Listado de Expedientes de Clientes Archivados (MHAS2-003) : Documenta todos los expedientes enviados al centro de registros del condado. Desde 1995, este listado se mantiene en formato electrónico. La información incluye el número de control y de caja, el nombre del cliente, el número de caso del cliente, la fecha de almacenamiento, la fecha de destrucción y el período de conservación.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0125 (5))
Actas de reuniones del Comité Asesor de Sistemas de Salud Mental Infantil (CMHSAC) (MHAS2-005): Documentan las reuniones y decisiones del CMHSAC. Los registros incluyen actas de reuniones, órdenes del día, pruebas documentales, listas de testigos/presentadores y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Planificación (MHAS2-008) : Documenta el plan de la división para la prestación de servicios a sus clientes. El plan se completa para cumplir con los requisitos de diversos programas federales que otorgan subvenciones en bloque Tipo B (Título XIX de Medicaid y Título III de la Ley de Estadounidenses de Edad Avanzada). El plan incluye un resumen del plan, resúmenes de informes de problemas, un documento anual del plan, directrices y procedimientos del plan, evaluaciones in situ y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Registros de Garantía de Calidad de Proveedores (MHAS2-002) : Documenta las auditorías departamentales de las instalaciones, el personal y las prácticas de los proveedores de salud mental para cumplir con los requisitos de la División de Servicios de Adicción y Salud Mental (AMH) del Departamento de Servicios Humanos de Oregón. Los registros pueden incluir revisiones de instalaciones, verificaciones de antecedentes del personal, planes anuales de cumplimiento, informes de certificación, cartas a AMH solicitando el certificado de aprobación, planes correctivos, variaciones, solicitudes de certificación de contratistas, correspondencia con AMH y los proveedores, y diversos tipos de información de antecedentes necesaria para completar la auditoría.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0060 (1))
Registros de Gestión de Registros (MHAS2-007) : Los registros documentan las interacciones de la división con el programa de registros del condado en relación con la programación de retención, el inventario y el uso del centro de registros y los archivos. Los registros pueden incluir, entre otros, programas de retención de registros, hojas de inventario, autorizaciones de programación, directrices de procedimiento, transmisiones, autorizaciones de destrucción, informes y correspondencia.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0125 (10))