Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ công tác kiểm toán (AUD1-003): Tài liệu ghi lại công việc chuẩn bị báo cáo kiểm toán. Hồ sơ rất đầy đủ và có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: bản nháp báo cáo, mục lục hồ sơ công tác, lịch trình/yêu cầu kiểm toán, bảng phân công và lập kế hoạch kiểm toán viên, tuyên bố về tính độc lập của kiểm toán viên, nhật ký giám sát, kế hoạch và lịch trình thực địa, ý kiến của bộ phận về bản nháp báo cáo, thư từ và biên bản cuộc họp của bộ phận, tài liệu nền và thông tin liên quan. Có thể bao gồm bản sao điện tử của thông tin này.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after báo cáo cuối cùng được công bố. (OAR 166-150-0005 (3))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong lịch trình lưu giữ của Quận. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết . (OAR 166-150-0005 (8))
Báo cáo của Kiểm toán viên Quận (AUD1-018): Báo cáo ghi lại các hoạt động và thành tựu của chương trình hoặc chức năng chính của văn phòng kiểm toán trong năm trước. Từ năm 1895 đến năm 1966, báo cáo này bao gồm một báo cáo (Báo cáo thường niên và Báo cáo nửa năm) về cơ cấu tổ chức của quận, ngân sách được phân bổ, bảng cân đối kế toán, các khoản phân bổ và chi tiêu, thu thuế và một số mô tả chương trình. Từ năm 1967 đến nay, báo cáo này thể hiện bối cảnh của văn phòng kiểm toán quận, tổng quan về quy trình kiểm toán, mô tả nhân viên, và mục lục cũng như mô tả các cuộc kiểm toán gần đây.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (3))
Hồ sơ Ủy ban Lương Quận Multnomah (AUD1-008): Tài liệu ghi lại các thủ tục của ủy ban được bổ nhiệm hai năm một lần (các năm chẵn) để ấn định mức lương cho các ủy viên hội đồng quận theo yêu cầu của Điều 4.30 Hiến chương. Hồ sơ bao gồm danh sách, báo cáo và thư từ.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (OAR 166-150-0005 (17))
Báo cáo Kiểm toán Hiệu quả Hoạt động (AUD1-001): Hồ sơ ghi lại các cuộc kiểm toán hiệu quả hoạt động của các phòng ban thuộc quận do kiểm toán viên quận thực hiện và các khuyến nghị cải tiến. Báo cáo bao gồm bối cảnh, phương pháp và kết quả kiểm toán, các khuyến nghị cho phòng ban, dữ liệu hiệu quả hoạt động và phản hồi của phòng ban.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (Điều 8.500 - 8.502 Bộ luật Quận Multnomah)
Bản Tuyên bố Chính sách và Quy trình (AUD1-020): Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của một cơ quan. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn về thẩm quyền, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (OAR 166-150-0005 (31))
Ấn phẩm (AUD1-021): Tài liệu thuộc loạt hồ sơ do văn phòng kiểm toán sản xuất và công bố rộng rãi. Hồ sơ có thể bao gồm bản tin, sách nhỏ, tờ rơi, tài liệu hướng dẫn và các ấn phẩm tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn (OAR 166-150-0005 (33))
Yêu cầu và Khiếu nại (AUD1-022): Hồ sơ này ghi lại các yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến nhiều trách nhiệm khác nhau của cơ quan nhận được thông qua đường dây nóng về Quản trị Tốt hoặc Thanh tra viên Quận. Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu hoặc khiếu nại ban đầu nhận được, tài liệu về các hành động nội bộ đã thực hiện và các tài liệu liên quan. Nếu khiếu nại dẫn đến báo cáo kiểm toán hiệu quả hoạt động, hãy sử dụng hồ sơ thuộc chuỗi AUD1-001 để lưu trữ.
Nếu yêu cầu hoặc khiếu nại được liệt kê trong một chuỗi hồ sơ khác, thời hạn lưu giữ của chuỗi hồ sơ đó sẽ được ưu tiên hơn chuỗi hồ sơ này (Các chuỗi hồ sơ khác bao gồm các khiếu nại với thời hạn lưu giữ dài hơn là: tuân thủ và vi phạm quy định xây dựng, hồ sơ về các công trình không an toàn, hồ sơ vụ án dân sự và hình sự, thư từ khiếu nại về sức khỏe cộng đồng, hồ sơ đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ nhượng quyền, hồ sơ vi phạm quy định (thực thi quy định), hồ sơ vi phạm và khiếu nại về quy định vệ sinh và quản lý chất thải, hồ sơ lịch sử người thuê nhà cá nhân của cơ quan quản lý nhà ở, hồ sơ nhân sự của nhân viên, hồ sơ khiếu nại về Đạo luật Bình đẳng Cơ hội Việc làm/Đạo luật Công bằng Nơi làm việc Oregon/Quyền Công dân, hồ sơ khiếu nại và phàn nại của nhân viên, hồ sơ kiểm soát cỏ dại, hồ sơ vụ việc an toàn công cộng, hồ sơ giải quyết tranh chấp khu phố, hồ sơ khiếu nại về chất lượng nước, hồ sơ khiếu nại về dịch hại và hồ sơ giấy phép nuôi động vật cụ thể).
Thời gian lưu giữ: 2 years after hành động cuối cùng. (OAR 166-150-0005 (37))
Hồ sơ bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên (AUD1-006): Được coi là một phần của hồ sơ nhân sự, loạt tài liệu này ghi lại việc nhân viên hoàn thành các yêu cầu bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn. Hồ sơ bao gồm chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn (CPE), khảo sát CPE, hồ sơ đào tạo cá nhân, chứng chỉ tham dự, ghi chú buổi đào tạo và các thông tin liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 6 years after nhân viên thôi việc. (OAR 166-150-0005 (12)(b))
Hồ sơ chi phí đi lại (AUD1-013): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc đi lại của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (26))