Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Documentos de Trabajo de Auditoría (AUD1-003): Documentan el trabajo de base utilizado para preparar los informes de auditoría. Los registros son extensos y pueden incluir, entre otros: borradores de informes, índice de documentos de trabajo, calendario/solicitud de auditoría, hoja de asignación y planificación del auditor, declaración de independencia del auditor, registro de supervisión, plan y calendario de trabajo de campo, comentarios del departamento al borrador del informe, correspondencia del departamento y actas de reuniones, materiales de base e información relacionada. Pueden incluir copias electrónicas de esta información.
Conservación: Conservar durante 10 years after la publicación del informe final. (OAR 166-150-0005 (3))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario . (OAR 166-150-0005 (8))
Informes del Auditor del Condado (AUD1-018): Informes que documentan el programa o las principales actividades funcionales y los logros de la oficina del auditor durante el año anterior. De 1895 a 1966, consistieron en un informe (Informe Anual e Informe Semestral) sobre la estructura organizativa del condado, los fondos presupuestados, el balance general, las asignaciones y gastos, la recaudación de impuestos y algunas descripciones de los programas. Desde 1967 hasta la actualidad, el informe ha presentado los antecedentes de la oficina del auditor del condado, una visión general del proceso de auditoría, una descripción del personal y un índice y descripción de las auditorías recientes.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (3))
Registros de la Comisión de Salarios del Condado de Multnomah (AUD1-008): Documenta las actas de la comisión designada cada año par para fijar los salarios de los comisionados del condado, según lo exige la Sección 4.30 de la Carta. Los registros incluyen listas, informes y correspondencia.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0005 (17))
Informes de Auditoría de Desempeño (AUD1-001): Los registros documentan las auditorías de desempeño realizadas por el auditor del condado a las operaciones de los departamentos del condado y las recomendaciones de mejora. Los informes incluyen los antecedentes, la metodología y los resultados de la auditoría, las recomendaciones al departamento, los datos de desempeño y las respuestas del departamento.
Retención: Conservar permanentemente. (Código del Condado de Multnomah, §8.500-8.502)
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (AUD1-020): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autoridad, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar permanentemente (OAR 166-150-0005 (31))
Publicaciones (AUD1-021): La serie documenta los registros producidos por la oficina del auditor y puestos a disposición del público. Los registros pueden incluir boletines, panfletos, folletos, guías de recursos y registros publicados similares.
Retención: Conservar permanentemente (OAR 166-150-0005 (33))
Solicitudes y Quejas (AUD1-022): La serie documenta las solicitudes o quejas sobre diversas responsabilidades de la agencia recibidas a través de la línea directa de Buen Gobierno o del Defensor del Pueblo del Condado. Los registros pueden incluir la solicitud o queja recibida inicialmente, la documentación de las medidas internas adoptadas y la documentación relacionada. Si la queja da lugar a un informe de auditoría de desempeño, utilice la serie AUD1-001 para su conservación.
Si una solicitud o queja se incluye en otra serie de registros, ese período de retención reemplaza a este (Otras series que incluyen quejas con mayor retención son: cumplimiento y violaciones del código de construcción, registros de edificios inseguros, archivos de casos civiles y penales, correspondencia de quejas de salud pública, registros de revisión de desempeño de proveedores de servicios franquiciados, registros de violaciones de ordenanzas (aplicación del código), registros de violaciones y desafíos de las regulaciones de saneamiento y gestión de residuos, registros del historial de inquilinos individuales de la autoridad de vivienda, registros de personal de empleados, registros de quejas de la Ley de Equidad en el Lugar de Trabajo de Oregón/EEO/Derechos Civiles Públicos, registros de quejas y reclamos de empleados, registros de control de pasto y malezas, archivos de casos de incidentes de seguridad pública, registros de resolución de disputas vecinales, registros de quejas sobre la calidad del agua, registros de quejas sobre plagas y registros de permisos para animales específicos).
Retención: 2 years after la última acción. (OAR 166-150-0005 (37))
Expedientes de Formación Continua del Personal (AUD1-006): Se consideran parte de los expedientes de personal y documentan la finalización de los requisitos de formación continua profesional del personal. Los registros incluyen el certificado de formación continua (FPC), la encuesta de FPC, el registro individual de formación, los certificados de asistencia, las notas de las sesiones de formación e información relacionada.
Retención: Conservar durante 6 years after la separación del servicio. (OAR 166-150-0005 (12)(b))
Registros de Gastos de Viaje (AUD1-013): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (26))