Thư viện: Nhân sự
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Bảng chấm công nhân viên (L03-003):
Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên thư viện. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0155 (3))
Mẫu đơn xác minh tư cách đủ điều kiện làm việc (L03-011):
Bộ phận lưu trữ hồ sơ tuân thủ các quy định của INS (Cục Nhập cư và Quốc tịch Hoa Kỳ) yêu cầu xác minh quyền làm việc của người lao động tại Hoa Kỳ. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn INS I-9 và bản sao các giấy tờ tùy thân liên quan.
Hồ sơ. Cũng có thể bao gồm thư từ liên quan. Thông tin bao gồm tên và địa chỉ của nhân viên, bản đính kèm có chữ ký của nhân viên xác nhận rằng họ đang cung cấp thông tin trung thực, bản xác nhận có chữ ký của người sử dụng lao động về danh tính của nhân viên và các tài liệu cần thiết, và thông tin sửa đổi.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after ngày tuyển dụng hoặc một năm sau khi chấm dứt việc làm, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. (OAR 166-150-0160 (13))
Hồ sơ nghỉ phép theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) (L03-005):
Tài liệu này ghi lại các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA) và phản hồi của thư viện. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu nghỉ phép và tài liệu hỗ trợ, thông báo cho nhân viên, nhật ký nghỉ phép và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm. (29 CFR 825.500 PHẦN E)
Hồ sơ y tế cá nhân của nhân viên (L03-004(a) và L03-004(b)):
Theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (Americans with Disabilities Act), thông tin y tế của nhân viên phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (Family and Medical Leave Act), thông tin bồi thường tai nạn lao động, khám sức khỏe, kết quả xét nghiệm ma túy và rượu, các yêu cầu y tế và đánh giá của bác sĩ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thể chất hoặc tinh thần khác, bất kỳ tài liệu nào về việc nghỉ phép y tế bao gồm lý do y tế cho việc nghỉ phép, và bất kỳ loại thông tin tương tự nào khác.
Lưu giữ: L03-004(a) Hồ sơ phơi nhiễm nguy hiểm: lưu giữ 30 years after rời khỏi công việc; L03-004(b) Tất cả các hồ sơ khác: Lưu giữ 6 years after rời khỏi công việc. (OAR 166-150-0160 (9))
Hồ sơ nhân sự của từng nhân viên (L03-002(a) và L03-002(b)):
Hồ sơ có thể bao gồm đơn xin việc ban đầu và các đơn xin việc tiếp theo, các quyết định về nhân sự, tài liệu thông tin nhân sự, bảng tổng hợp báo cáo, biểu mẫu lịch sử nhân viên, đơn xin nghỉ việc, đơn sa thải, danh sách chứng nhận, thỏa thuận dàn xếp, thư giới thiệu và khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, xếp hạng thành tích, thông tin làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất, đơn xin nghỉ phép, biểu mẫu thông báo khẩn cấp, thông tin thẻ xe buýt, sơ yếu lý lịch, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: L03-002(a) Các hành động kỷ luật: lưu giữ 3 năm hoặc theo quy định của hợp đồng công đoàn; L03-002(b) Tất cả các hồ sơ khác: lưu giữ 6 years after nhân viên thôi việc [hồ sơ nhân sự của từng nhân viên sẽ được loại bỏ định kỳ theo quy định trong chính sách của Phòng Dịch vụ Nhân viên]. (OAR 166-150-0160 (10))
Đơn xin nghỉ phép (L03-006):
Đơn xin nghỉ phép hoặc yêu cầu nghỉ ốm, nghỉ phép thường niên, nghỉ bù, nghỉ việc cá nhân, nghỉ phép gia đình và y tế, nghỉ dài hạn và các loại nghỉ phép khác do nhân viên nộp. Thông tin thường bao gồm tên nhân viên, phòng ban, ngày tháng, ngày xin nghỉ, loại nghỉ phép và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0155 (6))
Hồ sơ tài khoản cá nhân của Hệ thống hưu trí thư viện (L03-012):
Hồ sơ này ghi lại quá trình phục vụ của nhân viên trong hệ thống hưu trí Thư viện Quận Multnomah. Việc đăng ký và đóng góp vào hệ thống đã bị tạm dừng khi Thư viện sáp nhập vào quận năm 1991, nhưng hệ thống vẫn hoạt động và tích lũy lãi suất cũng như chi trả các khoản trợ cấp. Hồ sơ bao gồm hồ sơ kế hoạch hưu trí, tính toán trợ cấp, tính toán trợ cấp nghỉ ốm, chỉ định người thụ hưởng, báo cáo thu nhập hàng năm, báo cáo chấm dứt hợp đồng, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Giữ lại: Giữ lại 75 years after ngày tuyển dụng ban đầu. (OAR 166-150-0160 (8))
Báo cáo quản lý hệ thống hưu trí thư viện (L03-013):
Tài liệu này ghi chép việc quản lý các quyền lợi của người lao động theo hệ thống hưu trí. Các báo cáo bao gồm báo cáo chi trả, hiển thị các quyền lợi và báo cáo thường niên gửi cho nhà thầu quản lý chương trình. Thông tin bao gồm tên người nghỉ hưu, số tiền chi trả quyền lợi hàng tháng và hàng năm, các thay đổi thông tin nhân viên và các thông tin liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 75 năm. (OAR 166-150-0160 (8))
Hồ sơ chuyển đổi hệ thống hưu trí thư viện (L03-014):
Tài liệu này ghi lại quá trình chuyển đổi hệ thống hưu trí của nhân viên từ Hệ thống Hưu trí Thư viện sang Hệ thống Hưu trí Công chức vào năm 1992. Hồ sơ bao gồm thư từ, báo cáo, bản sao hợp đồng kế hoạch và hồ sơ quản lý hợp đồng, cùng các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi Hệ thống Hưu trí Thư viện chấm dứt. (OAR 166-150-0125 (2))
Báo cáo lương (L03-010):
Các báo cáo, nghiên cứu thống kê và các hồ sơ khác được thiết kế và sử dụng cho việc lập ngân sách, dự báo, quản lý khối lượng công việc và nhân sự, nghiên cứu và tham khảo chung. Thường bao gồm các báo cáo tổng hợp sắp xếp tiền lương, các khoản khấu trừ và các dữ liệu khác thành các danh mục như từ đầu quý đến nay, từ đầu năm đến nay, từ đầu năm tài chính đến nay, phòng ban, bộ phận, phân khu, đóng góp của người lao động/người sử dụng lao động, và các danh mục khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0155 (8))
Hồ sơ Tuyển dụng và Lựa chọn (L03-001(a) và L03-001(b) và L03-001(c)):
Hồ sơ liên quan đến quy trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên cho các vị trí còn trống trong thư viện. Hồ sơ bao gồm thông báo tuyển dụng, đơn xin việc, bài kiểm tra (bao gồm bản sao bài kiểm tra viết đã được chấm điểm, tiêu chí chấm điểm, câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí chấm điểm, bài kiểm tra thực hành và tiêu chí chấm điểm), chứng nhận của người chấm điểm từ các thành viên hội đồng phỏng vấn, phân tích tác động tiêu cực, danh sách ứng viên đủ điều kiện chính, báo cáo tóm tắt ứng viên từ TRAC, báo cáo luồng ứng viên từ TRAC, hồ sơ về bất kỳ khiếu nại nào của ứng viên và cách giải quyết, chứng nhận đủ điều kiện, tài liệu về quy trình lựa chọn và thư từ liên quan.
Lưu giữ: L03-001(a) Lưu giữ hồ sơ thông báo, mô tả vị trí và hồ sơ ghi lại việc tạo bài kiểm tra và thang điểm đánh giá trong 10 năm; L03-001(b) Lưu giữ đơn xin việc và sơ yếu lý lịch không được yêu cầu trong 3 tháng nếu không được trả lại cho người yêu cầu; L03-001(c) Lưu giữ các đơn xin việc không thành công và các hồ sơ khác 3 years after vị trí được lấp đầy hoặc việc tuyển dụng bị hủy bỏ. (OAR 166-150-0160 (23))