Biblioteca: Recursos Humanos
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de tiempo de los empleados (L03-003):
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la biblioteca. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0155 (3))
Formularios de verificación de elegibilidad de empleo (L03-011):
Documenta el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la identificación correspondiente.
Documentación. También puede incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, un documento adjunto firmado por el empleado que acredite la veracidad de la información proporcionada, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información sobre la revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (OAR 166-150-0160 (13))
Registros de licencia de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) (L03-005):
Documenta las solicitudes de licencia de los empleados bajo la FMLA y la respuesta de la biblioteca. Los registros incluyen solicitudes de licencia y documentación de respaldo, notificaciones a los empleados, registro de licencias y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 4 años. (29 CFR 825.500 SUBPARTE E)
Historial médico individual de empleados (L03-004(a) y L03-004(b)):
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de su expediente personal. Estos registros incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma y cualquier otra información similar.
Retención: L03-004(a) Registros de exposición a riesgos: conservar durante 30 years after la separación; L03-004(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación. (OAR 166-150-0160 (9))
Registros de personal de empleados individuales (L03-002(a) y L03-002(b)):
Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pase de autobús, currículum, correspondencia y registros relacionados.
Retención: L03-002(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especificado en el contrato sindical; L03-002(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación del empleado [los expedientes personales de cada empleado se depurarán periódicamente según lo especificado en la política de la División de Servicios al Empleado]. (OAR 166-150-0160 (10))
Solicitudes de licencia (L03-006):
Solicitudes presentadas por empleados para licencias por enfermedad, vacaciones, compensatorias, por asuntos personales, familiares y médicas, de larga duración y otras licencias. La información suele incluir el nombre del empleado, el departamento, la fecha, las fechas de solicitud, el tipo de licencia solicitada y otros datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0155 (6))
Registros de cuentas individuales del Sistema de Jubilación de la Biblioteca (L03-012):
Documenta el servicio de los empleados en el sistema de Jubilación de la Biblioteca del Condado de Multnomah. La inscripción y las contribuciones al sistema se suspendieron cuando la Biblioteca se integró al condado en 1991, pero sigue activo y acumula intereses y realiza pagos de beneficios. Los registros incluyen el registro del plan de jubilación, el cálculo de beneficios, el cálculo de beneficios por baja por enfermedad, la designación de beneficiarios, los estados de cuenta anuales, el informe de despido, la correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar hasta 75 years after la fecha original de contratación. (OAR 166-150-0160 (8))
Informes de Gestión del Sistema de Retiro de Bibliotecas (L03-013):
Documenta la gestión de los beneficios de los empleados bajo el sistema de jubilación. Los informes incluyen informes de pagos, visualización de beneficios e informe anual al contratista del plan. La información incluye los nombres de los jubilados, los montos de los pagos mensuales y anuales de beneficios, los cambios en la información de los empleados e información relacionada.
Retención: Conservar por 75 años. (OAR 166-150-0160 (8))
Registros de transición del sistema de jubilación de la biblioteca (L03-014):
Documenta la transición del sistema de jubilación de los empleados del Sistema de Jubilación de la Biblioteca al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos en 1992. Los registros incluyen correspondencia, informes, copias de contratos de planes y registros de administración de contratos e información relacionada.
Retención: Conservar hasta la finalización del Sistema de Retiro de la Biblioteca. (OAR 166-150-0125 (2))
Informes de nómina (L03-010):
Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Suelen consistir en informes de recapitulación que organizan salarios, deducciones y otros datos en categorías como acumulado trimestral, acumulado anual, acumulado fiscal, departamento, división, sección, contribuciones de empleado/empleador, entre otras.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0155 (8))
Registros de reclutamiento y selección (L03-001(a) y L03-001(b) y L03-001(c)):
Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en la biblioteca. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas y criterios de calificación del tribunal oral, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores de los miembros del tribunal oral, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes de TRAC, informe de flujo de solicitantes de TRAC, registro de impugnaciones y resolución de candidatos, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada.
Retención: L03-001(a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de evaluación y calificación durante 10 años; L03-001(b) Conservar las solicitudes no solicitadas y los currículums vitae durante 3 meses si no se devuelven al abogado; L03-001(c) Conservar las solicitudes rechazadas y otros registros 3 years after de cubrir el puesto o de cancelarse la contratación. (OAR 166-150-0160 (23))