Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (EM1-010(a) và EM1-010(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận được trình lên văn phòng ngân sách của sở và theo yêu cầu của chương trình Hỗ trợ Quản lý Khẩn cấp. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Lưu giữ: EM1-010(a) Ngân sách đã được phê duyệt: lưu giữ 5 năm; EM1-010(b) Hồ sơ chuẩn bị: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (EM1-024): Ghi chép việc quản lý các hoạt động và thanh toán của nhà thầu cho tất cả các hợp đồng của bộ phận, đặc biệt là những hợp đồng liên quan đến các hoạt động tài trợ của EMA. Cũng bao gồm tất cả các tài liệu tài chính cho việc quản lý hợp đồng. Hồ sơ bao gồm báo cáo chi phí, bản sao chứng từ thanh toán (bao gồm cả biên nhận thanh toán và hóa đơn), phê duyệt hợp đồng, sửa đổi hợp đồng, danh sách kiểm tra xem xét hợp đồng, màn hình nhập dữ liệu, biểu mẫu định tuyến hợp đồng, bản sao hợp đồng, giấy chứng nhận bảo hiểm, thông tin nhà thầu (phá sản, kiện tụng, v.v.), hồ sơ mua hàng, hóa đơn, phiếu gửi tiền, tài liệu giao dịch từ SAP và thư từ liên quan. Thông tin thanh toán đã được lưu trữ trực tuyến từ năm 1997.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Ủy ban Tư vấn Khẩn cấp (EM1-023): Hồ sơ ghi lại các hoạt động của ủy ban chịu trách nhiệm giám sát và tư vấn về các chức năng quản lý tình trạng khẩn cấp trong quận. Hồ sơ bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, báo cáo của nhân viên và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ Sự cố Khẩn cấp và Thảm họa (EM1-019): Hồ sơ ghi chép các hành động được thực hiện liên quan đến kế hoạch ứng phó và hoạt động ứng phó khẩn cấp trong và sau các sự cố khẩn cấp. Hồ sơ bao gồm ảnh chụp, báo cáo thiệt hại, báo cáo ứng phó, báo cáo sự cố, kế hoạch hành động, hồ sơ đặt hàng và theo dõi nguồn lực, tài liệu tài chính, thư từ và các hồ sơ liên quan. Bao gồm vụ phun trào núi St. Helens, lũ lụt năm 1996, cơn bão ngày Columbus, vụ tai nạn máy bay DC-8 và các sự cố khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0100 (5))
Hồ sơ diễn tập khẩn cấp (EM1-018): Hồ sơ ghi chép các cuộc diễn tập huấn luyện khẩn cấp được thực hiện ở cấp quận, khu vực hoặc tiểu bang. Tài liệu bao gồm tuyên bố mục đích, mô tả tình huống, trình tự các sự kiện chính và chi tiết, thông điệp và thông tin đầu vào, điểm đánh giá, phê bình, báo cáo hành động tiếp theo, danh sách người tham gia và các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0100 (4))
Kế hoạch Quản lý và Vận hành Khẩn cấp (EM1-017): Hồ sơ ghi lại các kế hoạch và quy trình để đảm bảo hoạt động liên tục của chính phủ trong trường hợp xảy ra thảm họa lớn. Các kế hoạch có thể bao gồm sửa chữa và khôi phục cơ sở vật chất, khôi phục thiết bị, khôi phục dữ liệu điện tử, kết nối viễn thông, quan hệ công chúng, vấn đề tài chính và các vấn đề liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0100 (8))
Hồ sơ tài trợ Hỗ trợ Quản lý Khẩn cấp (EMA) (EM1-006): Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ EMA. Các khoản tài trợ đến từ Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang thông qua Sở Quản lý Khẩn cấp Oregon. Hồ sơ bao gồm các báo cáo SLA hàng quý, báo cáo mô hình nhân sự hàng năm, yêu cầu về kế hoạch đào tạo và diễn tập, đơn xin tài trợ, thư phân bổ EMA, báo cáo EMA, kiểm toán tài chính, hợp đồng, thư từ liên quan và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0110 (175))
Báo cáo và Nghiên cứu Quản lý Khẩn cấp (EM1-007): Tài liệu tóm tắt chính thức các nghiên cứu được thực hiện bởi hoặc cho Bộ phận Quản lý Khẩn cấp. Báo cáo có thể khác nhau về định dạng và thiết kế, nhưng nhìn chung bao gồm ngày tháng, tác giả và nội dung tường thuật. Một số báo cáo có thể bao gồm phụ lục, bảng biểu và các tài liệu thứ cấp khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ chi phí nhân viên (EM1-009): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến chi phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Báo cáo tài chính (EM1-012): Ghi chép các khoản chi và thu về nhân sự, vật liệu và dịch vụ, cũng như chi phí gián tiếp. Bao gồm các bản sao báo cáo do Hệ thống Tài chính Chính quyền Địa phương (LGFS) của quận tạo ra, bao gồm các báo cáo chi tiết và tóm tắt về doanh thu, chi phí, các khoản cam kết, số dư tiền mặt, bảng cân đối thử, bảng lương và các báo cáo khác được sử dụng trong việc theo dõi và đối chiếu các tài khoản ngân sách.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (14))
Báo cáo Vật liệu Nguy hiểm (EM1-027): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán chi phí ứng phó với Vật liệu Nguy hiểm do Văn phòng Quản lý Khẩn cấp Tiểu bang chi trả cho Đội Xử lý Vật liệu Nguy hiểm Multco/Gresham. Hồ sơ bao gồm bản sao báo cáo ứng phó với Vật liệu Nguy hiểm, thông tin tiền gửi, báo cáo chuyển khoản và các tài liệu tài chính liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (KHÔNG CÓ)
Hồ sơ Chương trình Đào tạo Hệ thống Chỉ huy Sự cố (ICS) (EM1-025(a) và EM1-025(b)): Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo ICS do bộ phận này cung cấp cho nhiều tổ chức chính phủ và tư nhân khác nhau. Hồ sơ bao gồm danh sách học viên, số liệu thống kê, lịch trình, danh sách giảng viên, tài liệu hướng dẫn, cẩm nang đào tạo, thông báo đào tạo, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: EM1-025(a) Sổ tay và tài liệu hướng dẫn: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời; EM1-025(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-103-0100 (11))
Hồ sơ kiểm kê (EM1-016): Hồ sơ kiểm kê tài sản tiêu hao và không tiêu hao của bộ phận. Bao gồm hàng tồn kho cố định, hàng tồn kho máy tính, hàng tồn kho vật tư, hàng tồn kho vật liệu nguy hiểm và danh sách tài sản được gắn thẻ. Thông tin bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (EM1-008): Loạt hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (EM1-021): Hồ sơ ghi lại sự tham gia và liên lạc của bộ phận với các cơ quan, tổ chức và ủy ban quản lý tình trạng khẩn cấp mà bộ phận không phải là người lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (16))
Thư từ giao tiếp giữa các cơ quan quản lý tình trạng khẩn cấp của Oregon (EM1-003): Thông tin liên lạc giữa các đơn vị khác nhau chịu trách nhiệm quản lý tình trạng khẩn cấp tại Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm thư từ đã gửi và nhận, bản ghi nhớ, ghi chú và các tài liệu tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Thư từ nhân sự (EM1-014): Tài liệu quản lý nhân sự của bộ phận. Hồ sơ bao gồm báo cáo, thư từ dịch vụ nhân viên quận, thư từ với các cơ quan nhà nước và liên bang, kế hoạch và báo cáo về hành động khẳng định, nghiên cứu phân loại, thông tin về quan hệ lao động và nhân viên, khen thưởng cống hiến, mô tả công việc chung, thư xin nghỉ việc, yêu cầu tuyển dụng, mã hóa bảng chấm công, yêu cầu FMLA và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0005 (8))
Bản Tuyên bố Chính sách và Quy trình (EM1-013): Tài liệu thuộc chuỗi này ghi lại quá trình xem xét, đánh giá, phát triển và phê duyệt các chính sách và quy trình của bộ phận. Hồ sơ có thể bao gồm các bản tin và hướng dẫn phê duyệt, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu, sổ tay hướng dẫn, và các tuyên bố chính sách và chỉ thị cuối cùng. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin phê duyệt và ngày có hiệu lực.
Lưu giữ: Lưu giữ 20 years after được thay thế. (MOAR 166-150-0005 (25))
Hồ sơ Chương trình Giáo dục Cộng đồng (EM1-026): Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình và bài thuyết trình giáo dục và tuyên truyền về quản lý tình trạng khẩn cấp do bộ phận cung cấp. Bao gồm mô tả khóa đào tạo, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, băng ghi âm và video, và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0100 (11))
Thông báo thời tiết đặc biệt (EM1-020): Tài liệu ghi lại các thông báo và cảnh báo thời tiết khác nhau được phát hành bởi các cơ quan thời tiết quốc gia và tiểu bang. Bao gồm ngày và giờ thông báo cũng như điều kiện thời tiết dự kiến.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0100 (1))
Biên bản cuộc họp nhân viên (EM1-005): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này giải quyết các nhiệm vụ và hành động nằm trong các chính sách và thủ tục hiện hành. Cũng bao gồm hồ sơ các buổi họp mặt nội bộ của nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (18))
Hồ sơ vật tư và thiết bị (EM1-015): Hồ sơ ghi chép việc bảo trì thiết bị của bộ phận và vật tư của ICS. Hồ sơ bao gồm danh mục sản phẩm, bảo hành thiết bị, giấy phép, hướng dẫn vận hành và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after xử lý. (MOAR 166-150-0105 (8,13))