Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación Presupuestaria (EM1-010(a) y EM1-010(b)): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división presentadas a la oficina de presupuesto del departamento, según lo exige el programa de Asistencia para la Gestión de Emergencias. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: EM1-010(a) Presupuesto aprobado: conservar durante 5 años; EM1-010(b) Registros de preparación: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Administración de Contratos (EM1-024): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división, especialmente los relacionados con las actividades de subvención de la EMA. También incluye toda la documentación financiera para la administración de contratos. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de entrada de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.), registros de compras, facturas, comprobantes de depósito, documentación de transacciones de SAP y correspondencia relacionada. La información de pagos se mantiene en línea desde 1997.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Comité Asesor de Emergencias (EM1-023): Registros que documentan las actuaciones del comité responsable de la supervisión y el asesoramiento sobre las funciones de gestión de emergencias en el condado. Los registros incluyen actas, órdenes del día, informes del personal y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Incidentes de Emergencia y Desastre (EM1-019): Registros que documentan las medidas adoptadas en relación con la planificación y las actividades de respuesta ante emergencias durante y después de incidentes de emergencia. Los registros incluyen fotografías, informes de daños, informes de respuesta, informes de incidentes, planes de acción, registros de solicitud y seguimiento de recursos, documentación financiera, correspondencia y otros registros relacionados. Incluyen la erupción del Monte Santa Helena, las inundaciones de 1996, la tormenta del Día de la Raza, el accidente aéreo del DC-8 y otros incidentes.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0100 (5))
Registros de Ejercicios de Emergencia (EM1-018): Registros que documentan ejercicios de entrenamiento de emergencia realizados a nivel de condado, región o estado. La documentación incluye la declaración de propósito, la descripción de los escenarios, las secuencias principales y detalladas de eventos, los mensajes y las aportaciones, los puntos de evaluación, la crítica, los informes de seguimiento, las listas de participantes e información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0100 (4))
Planes de Gestión y Operaciones de Emergencias (EM1-017): Registros que documentan los planes y procedimientos para la continuidad del gobierno en caso de un desastre mayor. Los planes pueden incluir la reparación y restauración de instalaciones físicas, la restauración de equipos, la restauración de datos electrónicos, las conexiones de telecomunicaciones, las relaciones públicas, asuntos financieros y otros asuntos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0100 (8))
Registros de Subvenciones de Asistencia para la Gestión de Emergencias (EMA) (EM1-006): Estos registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones de la EMA. Las subvenciones provienen de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA) a través del Departamento de Manejo de Emergencias de Oregón. Los registros incluyen informes trimestrales del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), informes anuales de patrones de personal, requisitos del plan de capacitación y ejercicios, solicitudes de subvención, cartas de asignación de la EMA, informes de la EMA, auditorías financieras, contratos, correspondencia relacionada y registros similares.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0110 (175))
Informes y Estudios de Gestión de Emergencias (EM1-007): Documentan un resumen formal de las investigaciones realizadas por o para la División de Gestión de Emergencias. Los informes varían en formato y diseño, pero generalmente incluyen la fecha, el autor y la descripción. Algunos incluyen apéndices, anexos y otro material secundario.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Gastos de Empleados (EM1-009): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los gastos de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Informes Financieros (EM1-012): Documenta los gastos e ingresos en personal, materiales y servicios, así como los costos indirectos. Consiste en copias de los informes generados por el Sistema Financiero del Gobierno Local (SGL) del condado, incluyendo informes detallados y resumidos de ingresos, gastos, gravámenes, saldos de caja, balances de comprobación, nóminas y otros informes utilizados para el seguimiento y la conciliación de las cuentas presupuestarias.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (14))
Informes de Materiales Peligrosos (EM1-027): Registros que documentan el pago de los costos de respuesta a materiales peligrosos pagados por la Oficina Estatal de Gestión de Emergencias al Equipo de Materiales Peligrosos de Multco/Gresham. Los registros incluyen una copia del informe de respuesta a materiales peligrosos, información del depósito, informe de transferencia y documentación financiera relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (NINGUNA)
Registros del Programa de Capacitación del Sistema de Comando de Incidentes (SCI) (EM1-025(a) y EM1-025(b)): Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación del SCI impartidos por la división a diversas organizaciones gubernamentales y privadas. Los registros incluyen listas de personal, estadísticas, calendarios, listas de instructores, materiales didácticos, manuales de capacitación, anuncios de capacitación, correspondencia y registros relacionados.
Retención: EM1-025(a) Manuales y materiales de instrucción: conservar hasta que sean reemplazados o queden obsoletos; EM1-025(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-103-0100 (11))
Registros de Inventario (EM1-016): Registros de inventario de bienes o activos fungibles y no fungibles de la división. Incluye inventario fijo, inventario de computadoras, inventario de suministros, inventario de materiales peligrosos y listado de bienes etiquetados. La información incluye el número de activo, su descripción, ubicación, fecha de recepción, precio de compra, costo de reposición, depreciación y datos relacionados.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Seguimiento Legislativo (EM1-008): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de la división. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comisiones, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Actas de Reuniones del Personal (EM1-021): Registros que documentan la participación y el contacto de la división con agencias, organizaciones y comités de gestión de emergencias, de los cuales la división no es la encargada. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Correspondencia de las Jurisdicciones de Gestión de Emergencias de Oregón (EM1-003): Comunicaciones entre las diversas entidades responsables de la gestión de emergencias en el condado de Multnomah. Los registros incluyen cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y documentos similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Correspondencia de Personal (EM1-014): Documenta la administración del personal de la división. Los registros incluyen informes, correspondencia con los servicios a empleados del condado, correspondencia con agencias estatales y federales, planes e informes de acción afirmativa, estudios de clasificación, información sobre relaciones laborales y laborales, premios por servicios prestados, descripciones generales de puestos, cartas de renuncia, solicitudes de contratación, hojas de horas de codificación, requisitos de la FMLA e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (EM1-013): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros del Programa de Educación Pública (EM1-026): Registros relacionados con el diseño e implementación de programas educativos y de divulgación sobre gestión de emergencias, así como presentaciones impartidas por la división. Incluye descripciones de capacitaciones, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, grabaciones de audio y video, y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0100 (11))
Comunicados Meteorológicos Especiales (EM1-020): Documenta diversas notificaciones y alertas meteorológicas distribuidas por los servicios meteorológicos nacionales y estatales. Incluye la fecha y hora de la notificación y las condiciones meteorológicas previstas.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0100 (1))
Registros de Reuniones del Personal (EM1-005): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. También incluyen registros de retiros del personal. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Registros de Suministros y Equipos (EM1-015): Registros que documentan el mantenimiento de los equipos de la división y los suministros del SCI. Estos registros incluyen catálogos de productos, garantías de equipos, licencias, manuales de operación y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after la disposición. (MOAR 166-150-0105 (8,13))