Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Giấy ủy quyền xử lý thi hài (DOH25-001) : Được sử dụng như giấy ủy quyền của bác sĩ cho phép giao thi hài cho người quản lý nghĩa trang và giấy tờ ghi chép việc xử lý thi hài của người quản lý nghĩa trang.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ trong 90 ngày. (2009-0001/016)
Bản tóm tắt khai sinh (DOH25-003) : Báo cáo và hồ sơ công khai đầu tiên về thông tin khai sinh xảy ra trong quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo tóm tắt khai sinh và bản tóm tắt thông tin. Các báo cáo này được Văn phòng Hồ sơ Sinh tử Tiểu bang ủy quyền và được lập bởi nhiều chương trình khác nhau trong Sở Y tế (Dịch tễ học, Chương trình Khởi đầu Khỏe mạnh, Đánh giá Tỷ lệ Tử vong Thai nhi và Trẻ sơ sinh, Viêm gan B Chu sinh, Lập kế hoạch và Đánh giá). Thông tin được sử dụng để phân tích xu hướng sức khỏe cộng đồng, đánh giá hệ thống y tế hoặc cung cấp các biện pháp can thiệp.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 năm. (2009-0001/017)
Bản tóm tắt tử vong (DOH25-004) : Báo cáo và hồ sơ công khai đầu tiên về thông tin tử vong xảy ra trong quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo tóm tắt tử vong và bản tóm tắt thông tin. Thông tin bao gồm tên người quá cố, địa điểm và ngày mất, và hình thức xử lý thi hài.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0075 (3))
Giấy chứng tử (DOH25-005) : Bản gốc, được nhận điện tử, qua FAX hoặc bản cứng, được sử dụng để ghi nhận các trường hợp tử vong xảy ra tại Quận Multnomah và được chuyển tiếp đến Sở Y tế tiểu bang trong vòng hai tuần kể từ ngày nhận. Một bản sao của quận được lưu giữ để cung cấp thông tin cho những người yêu cầu được ủy quyền. Bản gốc được lưu giữ tại Văn phòng Thống kê Sinh tử Tiểu bang. Giấy chứng tử phải ghi rõ tên người quá cố, ngày và nơi mất, nguyên nhân tử vong, người thân đi kèm và thông tin về việc xử lý thi hài.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 6 tháng. (2009-0001/018)
Hồ sơ hộ tịch trả lại (DOH25-006) : Bản sao có chứng thực của giấy khai sinh và giấy chứng tử được trả lại cho quận do một số lỗi. Trả lại để tiêu hủy.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 2 tháng. (2009-0001/019)
Hồ sơ yêu cầu cấp giấy khai sinh, tử và hộ tịch (DOH25-007) : Tài liệu yêu cầu cấp giấy khai sinh, tử và hộ tịch. Bao gồm yêu cầu từ các nhà tang lễ và yêu cầu từ các cá nhân được ủy quyền. Hồ sơ bao gồm đơn đặt hàng và biên lai. Thông tin bao gồm giấy tờ được yêu cầu, mối quan hệ của người yêu cầu, lý do yêu cầu và số tiền đã thanh toán (nếu có).
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))