Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (MP1-001(a) và MP1-001(b)): Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính ghi lại quá trình bảo trì hệ thống máy tính và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, nhật ký bảo trì, thư từ, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo và quy trình sao lưu hệ thống, danh mục băng sao lưu và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: MP1-001(a) Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện; MP1-001(b) Hồ sơ liên quan đến việc sao lưu hồ sơ thường xuyên hoặc thiết yếu: Lưu giữ 1 year after bị thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0125 (1))
Tài liệu chương trình hệ thống máy tính (MP1-002(a) và MP1-002(b) và MP1-002(c)): Hồ sơ ghi lại việc thêm, sửa đổi hoặc xóa phần mềm khỏi hệ thống máy tính. Hồ sơ thường được chia thành sáu loại: 1) hồ sơ ghi lại hệ điều hành; 2) hồ sơ ghi lại việc tạo và sửa đổi các chương trình ứng dụng nội bộ; 3) hồ sơ ghi lại cấu trúc và hình thức của các tập dữ liệu; 4) hồ sơ ghi lại việc sử dụng các gói phần mềm thương mại; 5) hồ sơ ghi lại cấu trúc của hệ thống; và 6) hồ sơ ghi lại giao tiếp giữa các hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: tổng quan hệ thống, nhật ký vận hành, danh sách công việc, hướng dẫn sử dụng, nhật ký phát triển hệ thống, thông số kỹ thuật và thay đổi hệ thống (bao gồm mô tả bằng văn bản và sơ đồ), ghi chú chuyển đổi, nhật ký tập dữ liệu, danh mục tập dữ liệu, bố cục bản ghi tập dữ liệu, bản sao cứng của các bảng, từ điển dữ liệu, thư mục dữ liệu, nhật ký lập trình, thông số kỹ thuật và thay đổi chương trình, bố cục bản ghi, chế độ xem người dùng, tài liệu bảng chương trình điều khiển, danh sách chương trình, hướng dẫn sử dụng phần mềm thương mại và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: MP1-002(a) Kế hoạch di chuyển: Lưu giữ cho đến khi được thay thế; MP1-002(b) Hồ sơ cấu trúc hệ thống: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống; MP1-002(c) Các hồ sơ khác: Lưu giữ 2 years after hệ thống được thay thế. (OAR 166-150-0125 (2))
Hồ sơ bảo mật hệ thống máy tính (MP1-003): Hồ sơ ghi lại tình trạng bảo mật của hệ thống máy tính. Bao gồm yêu cầu truy cập của nhân viên, mật khẩu, quyền truy cập, khóa mã hóa và các tài liệu liên quan.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after bị thay thế. (OAR 166-150-0125 (3))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Bảng chấm công nhân viên (MP1-007): Hồ sơ ghi lại số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên chương trình. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Hồ sơ Lập kế hoạch và Phát triển Hệ thống Thông tin (MP1-004(a) và MP1-004(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại các hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại các hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Hồ sơ được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của tổ chức. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu cần thiết cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát của tổ chức, hồ sơ dự án quản lý thông tin, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đánh giá phần mềm, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp, và thư từ.
Thời gian lưu giữ: MP1-004(a) Hệ thống đã triển khai: Lưu giữ thời gian sử dụng của hệ thống; MP1-004(b) Hệ thống chưa triển khai: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0125 (8))
Biên bản cuộc họp, Nhân viên (MP1-009): Hồ sơ ghi chép các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (16))
Hồ sơ quản lý phần mềm (MP1-005): Hồ sơ ghi lại việc sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin để đảm bảo các gói phần mềm của tổ chức tương thích, tuân thủ các điều khoản về giấy phép và bản quyền, và việc nâng cấp được thực hiện kịp thời. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở hồ sơ mua phần mềm, kiểm kê phần mềm, giấy phép phần mềm, giấy phép sử dụng tại chỗ và thư từ liên lạc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 years after phần mềm bị loại bỏ hoặc nâng cấp. (OAR 166-150-0125 (11))
Hồ sơ Chương trình Đào tạo (MP1-008(a) và MP1-008(b) và MP1-008(c)): Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo do cơ quan cung cấp cho nhân viên. Có thể bao gồm mô tả lớp học, chứng chỉ giảng viên, tài liệu lập kế hoạch, tài liệu giảng dạy, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học, và các hồ sơ quan trọng liên quan khác.
Lưu giữ: MP1-008(a) Hồ sơ chương trình quan trọng: Lưu giữ 5 năm; MP1-008(b) Hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học: Lưu giữ 2 năm; MP1-008(c) Hồ sơ khác: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0160 (22))
Hồ sơ hỗ trợ người dùng (MP1-006): Hồ sơ ghi lại quá trình khắc phục sự cố và hỗ trợ giải quyết vấn đề do nhân viên hệ thống thông tin cung cấp cho người dùng hệ thống (máy tính, viễn thông, v.v.). Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu hỗ trợ, hồ sơ giải quyết vấn đề và các tài liệu liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên người yêu cầu, ngày, giờ, địa điểm và mô tả vấn đề cũng như cách giải quyết.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0125 (13))