Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (MP1-001(a) y MP1-001(b)): Los Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento regular y diagnosticar problemas del sistema o de sus componentes; y documentar las copias de seguridad de los sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, registros de mantenimiento, correspondencia, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes y procedimientos de copia de seguridad del sistema, inventarios de cintas de copia de seguridad y documentación relacionada.
Retención: MP1-001(a) Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: Conservar la vida útil del sistema o componente; MP1-001(b) Registros relacionados con copias de seguridad periódicas o esenciales: Conservar 1 year after su reemplazo u obsolescencia. (OAR 166-150-0125 (1))
Documentación de Programas de Sistemas Informáticos (MP1-002(a), MP1-002(b) y MP1-002(c)): Los registros documentan la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático. Generalmente, se dividen en seis categorías: 1) registros que documentan sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y la forma de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación entre sistemas. Los registros pueden incluir, entre otras cosas, descripciones generales del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones del operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y de diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios de programas, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de tablas de programas de control, listados de programas, manuales de software comercial y correspondencia y documentación relacionada.
Retención: MP1-002(a) Planes de migración: Conservar hasta su reemplazo; MP1-002(b) Registros de la estructura del sistema: Conservar durante la vida útil del sistema; MP1-002(c) Otros registros: Conservar durante 2 years after la sustitución del sistema. (OAR 166-150-0125 (2))
Registros de Seguridad de Sistemas Informáticos (MP1-003): Registros que documentan la seguridad de los sistemas informáticos. Incluyen solicitudes de acceso de empleados, contraseñas, autorizaciones de acceso, claves de cifrado y documentación relacionada.
Conservación: Conservar durante 3 years after su sustitución. (OAR 166-150-0125 (3))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Horas de Empleados (MP1-007): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del programa. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (MP1-004(a) y MP1-004(b)): Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión de la institución, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones de sistemas, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia.
Retención: MP1-004(a) Sistemas implementados: Conservar la vida útil del sistema; MP1-004(b) Sistemas no implementados: Conservar 3 años. (OAR 166-150-0125 (8))
Registros de Reuniones del Personal (MP1-009): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (16))
Registros de Gestión de Software (MP1-005): Los registros documentan el uso del software en los sistemas de información para garantizar la compatibilidad de los paquetes de software de la institución, el cumplimiento de las disposiciones de licencia y derechos de autor, y la obtención oportuna de actualizaciones. Los registros pueden incluir, entre otros, registros de compra de software, inventarios de software, licencias de software, licencias de sitio y correspondencia.
Retención: Conservar durante 2 years after la eliminación o actualización del software. (OAR 166-150-0125 (11))
Registros del Programa de Capacitación (MP1-008(a), MP1-008(b) y MP1-008(c)): Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación impartidos por la agencia a los empleados. Pueden incluir descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes relacionados.
Retención: MP1-008(a) Registros importantes del programa: Conservar durante 5 años; MP1-008(b) Registros de inscripción y asistencia a clases: Conservar durante 2 años; MP1-008(c) Otros registros: Conservar durante 1 año. (OAR 166-150-0160 (22))
Registros de Soporte al Usuario (MP1-006): Registros que documentan la asistencia para la resolución de problemas brindada por el personal de sistemas de información a los usuarios de los sistemas (informáticos, de telecomunicaciones, etc.). Estos registros pueden incluir solicitudes de asistencia, registros de resolución y documentación relacionada. La información puede incluir el nombre del solicitante, la fecha, la hora, el lugar y la descripción del problema y su resolución.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0125 (13))