Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính (MCSO4-001): Hồ sơ bảo trì hệ thống máy tính ghi lại quá trình bảo trì hệ thống máy tính và được sử dụng để đảm bảo tuân thủ mọi điều khoản bảo hành hoặc hợp đồng dịch vụ; lên lịch bảo trì định kỳ và chẩn đoán các sự cố hệ thống hoặc linh kiện; và ghi lại các bản sao lưu hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: danh mục thiết bị máy tính, báo cáo hiệu suất phần cứng, hồ sơ bảo trì linh kiện (hóa đơn, bảo hành, nhật ký bảo trì, thư từ, báo cáo bảo trì và các hồ sơ liên quan), báo cáo và quy trình sao lưu hệ thống, danh mục băng sao lưu và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Hồ sơ liên quan đến việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng hệ thống hoặc linh kiện: Lưu giữ trong suốt vòng đời của hệ thống hoặc linh kiện; Hồ sơ liên quan đến việc sao lưu hồ sơ: Lưu giữ 1 year after được thay thế hoặc lỗi thời. (MOAR 166-150-0125 (1))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ Lập kế hoạch và Phát triển Hệ thống Thông tin (MCSO4-005(a) và MCSO4-005(b)): Hồ sơ ghi lại quá trình lập kế hoạch và phát triển hệ thống thông tin. Mặc dù các hồ sơ này thường ghi lại các hệ thống thông tin được vi tính hóa, nhưng chúng cũng có thể ghi lại các hệ thống lưu trữ thủ công và hệ thống vi phim. Hồ sơ được sử dụng để đảm bảo rằng các hệ thống được lên kế hoạch sẽ giúp tổ chức hoàn thành sứ mệnh của mình, tiết kiệm chi phí, tuân thủ các tiêu chuẩn thông tin đã được thông qua và tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có của tổ chức. Hồ sơ có thể khác nhau tùy theo mức độ tài liệu cần thiết cho mỗi hệ thống, nhưng có thể bao gồm các kế hoạch công nghệ thông tin, nghiên cứu khả thi, phân tích chi phí-lợi ích, nghiên cứu và khảo sát của tổ chức, hồ sơ dự án quản lý thông tin, thông số kỹ thuật và sửa đổi hệ thống, đánh giá phần mềm, đề xuất thành phần, tài liệu kỹ thuật, tài liệu và đề xuất của nhà cung cấp, và thư từ.
Thời gian lưu giữ: MCSO4-005(a) Hệ thống đã triển khai: Lưu giữ thời gian sử dụng của hệ thống; MCSO4-005(b) Hệ thống chưa triển khai: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0125 (8))
Hồ sơ quản lý phần mềm (MCSO4-006): Hồ sơ ghi lại việc sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin để đảm bảo các gói phần mềm của tổ chức tương thích, các điều khoản về giấy phép và bản quyền được tuân thủ và các bản nâng cấp được thực hiện kịp thời. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở hồ sơ mua phần mềm, kiểm kê phần mềm, giấy phép phần mềm, giấy phép sử dụng tại chỗ và thư từ liên lạc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 years after phần mềm bị loại bỏ hoặc nâng cấp. (MOAR 166-150-0005 (11))
Hồ sơ hỗ trợ người dùng (MCSO4-007): Hồ sơ ghi lại quá trình khắc phục sự cố và hỗ trợ giải quyết vấn đề do nhân viên hệ thống thông tin cung cấp cho người dùng hệ thống. Hồ sơ có thể bao gồm yêu cầu hỗ trợ, hồ sơ giải quyết vấn đề và các tài liệu liên quan. Thông tin có thể bao gồm tên người yêu cầu, ngày, giờ, địa điểm và mô tả vấn đề cũng như cách giải quyết.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (13))