Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (MCSO4-001): Los Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento regular y diagnosticar problemas del sistema o de sus componentes; y documentar las copias de seguridad de los sistemas. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, registros de mantenimiento, correspondencia, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes y procedimientos de copia de seguridad del sistema, inventarios de cintas de copia de seguridad y documentación relacionada.
Retención: Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: Conservar durante la vida útil del sistema o componente. Registros relacionados con las copias de seguridad: Conservar 1 year after su reemplazo o de su obsolescencia. (MOAR 166-150-0125 (1))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (MCSO4-005(a) y MCSO4-005(b)): Los registros documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión de la institución, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información institucionales existentes. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas institucionales, registros de proyectos de gestión de la información, especificaciones y revisiones de sistemas, evaluaciones de software, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia.
Retención: MCSO4-005(a) Sistemas implementados: Conservar la vida útil del sistema; MCSO4-005(b) Sistemas no implementados: Conservar 3 años. (MOAR 166-150-0125 (8))
Registros de Gestión de Software (MCSO4-006): Los registros documentan el uso del software en los sistemas de información para garantizar la compatibilidad de los paquetes de software de la institución, el cumplimiento de las disposiciones de licencia y derechos de autor, y la obtención oportuna de actualizaciones. Los registros pueden incluir, entre otros, registros de compra de software, inventarios de software, licencias de software, licencias de sitio y correspondencia.
Retención: Conservar durante 2 years after la eliminación o actualización del software. (MOAR 166-150-0005 (11))
Registros de Soporte al Usuario (MCSO4-007): Registros que documentan la asistencia para la resolución de problemas proporcionada por el personal de sistemas de información a los usuarios. Los registros pueden incluir solicitudes de asistencia, registros de resolución y documentación relacionada. La información puede incluir el nombre del solicitante, la fecha, la hora, el lugar y la descripción del problema y su resolución.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (13))