CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Lịch lưu giữ hồ sơ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số loạt hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
Giữ lại
Ngân sách đã được thông qua (BUD-006)
Ghi chép kế hoạch tài chính hàng năm cuối cùng được Hội đồng Ủy viên Quận phê duyệt cho tất cả các khoản chi tiêu của quận. Thông tin có thể bao gồm thông điệp ngân sách, tóm tắt tài chính, doanh thu và chi tiêu, chương trình hoạt động, dịch vụ nợ, phân tích vị trí và tiền lương, phân bổ chi phí chung, sơ đồ tổ chức, số tiền thực tế và ngân sách trước đó, và dữ liệu liên quan. Bản sao cần được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0110(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Sổ tay Ngân sách và Thu ngân sách (BUD-005)
Các tài liệu hướng dẫn này được tạo ra để cung cấp hướng dẫn cho nhân viên bộ phận về cách lập ngân sách và dự báo doanh thu. Tài liệu hướng dẫn bao gồm hướng dẫn, ví dụ, quy tắc, thông tin liên hệ, biểu mẫu và nhiều tài liệu khác nhau ở cả dạng giấy và điện tử được sử dụng để chuẩn bị tài liệu hướng dẫn. (OAR 166-150-0110(11)) (OAR 166-150-0005(13)(a))
Khả năng ghi nhớ:
BUD-005(a) Sổ tay cuối cùng: Giữ lại vĩnh viễn.
BUD-005(b) Tài liệu chuẩn bị: Giữ lại 5 năm sau khi thay thế.
Hồ sơ đánh giá ngân sách (BUD-008)
Hồ sơ ghi lại việc đánh giá các quy trình ngân sách khác nhau. Bao gồm các yêu cầu ngân sách và thông tin bổ sung, các sửa đổi ngân sách, các biện pháp đánh giá hiệu quả hoạt động và thông tin liên quan. Phần lớn thông tin này được lưu trữ điện tử dưới dạng tài liệu. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (BUD-007)
Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của bộ phận được trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự. Phần lớn thông tin này được lưu trữ điện tử dưới nhiều định dạng tài liệu khác nhau, chủ yếu là bảng tính, nhưng cũng bao gồm các tài liệu xử lý văn bản và thư điện tử. Ngoài ra còn có một lượng lớn dữ liệu SAP dành riêng cho việc chuẩn bị ngân sách. (OAR 166-150-0110(11))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 10 năm.
Hồ sơ dự án nghiên cứu (BUD-001)
Hồ sơ ghi chép phương pháp luận và kết quả của các dự án nghiên cứu do chương trình thực hiện. Các dự án có thể là dự án ngắn hạn hoặc dự án dài hạn và bao gồm toàn bộ các hoạt động của quận. Hồ sơ liên quan đến các dự án này được lưu giữ trong ba nhóm được định nghĩa một cách tương đối: dữ liệu thô, tài liệu làm việc và báo cáo cuối cùng. Dữ liệu thô là thông tin trên giấy và điện tử được sử dụng để điền vào cơ sở dữ liệu và bảng tính. Thông tin thường ở dạng khảo sát. Tài liệu làm việc bao gồm bảng tính, cơ sở dữ liệu, báo cáo dự thảo, nhận xét của người đánh giá và thông tin nền liên quan được sử dụng để lập báo cáo cuối cùng. Báo cáo cuối cùng là các báo cáo chính thức được xuất bản và trực tuyến, tóm tắt nghiên cứu và chính sách liên quan đến các dự án. (Chưa được lên lịch)
Khả năng ghi nhớ:
BUD-001(a) Báo cáo cuối cùng: Lưu giữ vĩnh viễn.
BUD-001(b) Tài liệu làm việc: Lưu giữ 10 năm sau khi báo cáo cuối cùng hoàn thành.
BUD-001(c) Dữ liệu thô: Giữ lại cho đến khi báo cáo cuối cùng hoàn thành.
Hồ sơ huấn luyện (BUD-009)
Hồ sơ được sử dụng để đào tạo nhân viên phòng ban về các phần khác nhau của quy trình ngân sách. Bao gồm tài liệu phát tay, dàn ý, bài thuyết trình PowerPoint và các hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0005(6)(b))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.