¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos a nivel de condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su calendario de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series podrían tener nuevos periodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Presupuesto aprobado (BUD-006)
Documentación del plan financiero anual final aprobado por la Junta de Comisionados del Condado para todos los gastos del condado. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignación de gastos generales, organigramas, importes reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias duplicadas según sea necesario. (OAR 166-150-0110(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Manuales de Presupuesto e Ingresos (BUD-005)
Estos manuales se crean para instruir al personal del departamento sobre cómo preparar presupuestos y pronosticar ingresos. Incluyen instrucciones, ejemplos, normas, información de contacto, formularios y diversos materiales, tanto impresos como electrónicos, utilizados para su elaboración. (OAR 166-150-0110(11)) (OAR 166-150-0005(13)(a))
Retención:
BUD-005(a) Manuales finales: Consérvelos permanentemente.
BUD-005(b) Materiales de preparación: Conservar durante 5 años después de su sustitución.
Registros de evaluación presupuestaria (BUD-008)
Registros que documentan la evaluación de diversos procesos presupuestarios. Incluye solicitudes de presupuesto e información complementaria, modificaciones presupuestarias, indicadores de desempeño e información relacionada. Gran parte de esta información se conserva electrónicamente en formatos basados en documentos. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Conservar durante 10 años.
Registros de preparación del presupuesto (BUD-007)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto departamental presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se almacena electrónicamente en diversos formatos de documentos, principalmente hojas de cálculo, pero también documentos de procesamiento de texto y correos electrónicos. Asimismo, existe una cantidad significativa de datos de SAP dedicados a la preparación del presupuesto. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Conservar durante 10 años.
Registros del proyecto de investigación (BUD-001)
Registros que documentan la metodología y los resultados de los proyectos de investigación realizados por el programa. Los proyectos pueden ser puntuales o continuos y abarcan todo el espectro de actividades del condado. Los registros relacionados con estos proyectos se mantienen en tres grupos, definidos de forma general: datos brutos, documentos de trabajo e informes finales. Los datos brutos son información en papel y electrónica utilizada para alimentar bases de datos y hojas de cálculo. La información suele estar en formato de encuesta. Los documentos de trabajo incluyen hojas de cálculo, bases de datos, borradores de informes, comentarios de los revisores e información de antecedentes relacionada, utilizada para elaborar los informes finales. Los informes finales son informes formales, publicados en formato impreso y en línea, que resumen la investigación y las políticas relacionadas con los proyectos. (Sin fecha límite)
Retención:
BUD-001(a) Informes finales: Conservar permanentemente.
BUD-001(b) Documentos de trabajo: Conservar durante 10 años después de la finalización del informe final.
BUD-001(c) Datos brutos: Consérvelos hasta que se complete el informe final.
Registros de capacitación (BUD-009)
Registros utilizados para capacitar al personal del departamento sobre diversas partes del proceso presupuestario. Incluye folletos, esquemas, presentaciones de PowerPoint y registros relacionados. (OAR 166-150-0005(6)(b))
Retención:
Retener durante 5 años.