Các quy tắc sau đây được áp dụng khi sử dụng hồ sơ lưu trữ:
- Không được phép mang đồ ăn hoặc thức uống vào khu vực tham khảo.
- Chỉ được phép sử dụng bút chì để ghi chú khi sử dụng hồ sơ lưu trữ.
- Không được phép đánh dấu, sửa đổi, làm hư hại hoặc làm biến dạng hồ sơ lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào.
- Thứ tự ban đầu của hồ sơ phải được giữ nguyên.
- Không được phép di chuyển bất kỳ hồ sơ nào ra khỏi khu vực tham chiếu.
- Nhân viên sẽ được thông báo khi quá trình nghiên cứu hoàn tất.
Việc sử dụng một số tài liệu có thể yêu cầu xử lý đặc biệt. Nếu cần găng tay hoặc các vật dụng khác để sử dụng hồ sơ, nhân viên sẽ cung cấp. Nếu hồ sơ đặc biệt dễ hư hỏng, bản sao có thể được sử dụng thay thế bản gốc để tham khảo.
Trừ khi có sự cho phép rõ ràng, nhân viên sẽ sao chụp tài liệu. Một số hồ sơ quá dễ hư hỏng để sao chụp. Nếu cần bản sao của những hồ sơ này, phải có sự sắp xếp đặc biệt. Máy ảnh kỹ thuật số và máy quét chỉ được sử dụng để sao chép hồ sơ khi có sự cho phép rõ ràng của nhân viên.