Al utilizar registros de archivo se aplican las siguientes reglas:
- No se permite comida ni bebida en el área de referencia.
- Al utilizar registros de archivo solo se pueden utilizar lápices para tomar notas.
- Los registros de archivo no se marcarán, alterarán, mutilarán ni desfigurarán de ninguna manera.
- Se mantendrá el orden original de los registros.
- No se eliminará ningún registro del área de referencia.
- Se notificará al personal cuando se complete la investigación.
El uso de algunos materiales puede requerir un manejo especial. Si se requieren guantes u otros artículos para usar un registro, el personal los proporcionará. Si los registros son especialmente frágiles, se pueden sustituir los originales por fotocopias para su consulta.
A menos que se otorgue permiso expreso, el personal realizará fotocopias. Algunos registros son demasiado frágiles para fotocopiarlos. Si se requieren copias de estos registros, se deben tomar medidas especiales. Se pueden usar cámaras digitales y escáneres para reproducir registros solo con el permiso expreso del personal.