Thư viện: Các chi nhánh thư viện
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Lịch trình Hoạt động và Phòng (L09-002):
Hồ sơ ghi chép việc lên lịch và đặt chỗ liên quan đến sự tham gia của công chúng và việc sử dụng các hoạt động, sự kiện, lớp học và phòng họp khác nhau. Bao gồm lịch trình, nhật ký, danh sách, yêu cầu và các hồ sơ tương tự.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (1))
Biên bản gửi tiền mặt (L09-001):
Tài liệu này ghi chép số tiền mặt mà các thư viện chi nhánh nhận được và gửi vào tài khoản của bộ phận thư viện. Hồ sơ bao gồm bảng tính tiền gửi, phiếu gửi tiền, hóa đơn thu chi, biên lai thẻ tín dụng và báo cáo thu tiền hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (2))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định khác trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ khách hàng bị loại trừ (L09-007):
Tài liệu này ghi lại thông tin về những người dùng bị cấm vào các chi nhánh thư viện cụ thể. Hồ sơ bao gồm thư thông báo cho người dùng về lệnh cấm, thông tin hỗ trợ lệnh cấm (bao gồm nhật ký an ninh và sự cố, thư từ và các tài liệu khác), và một trang web nội bộ hiển thị tất cả những người dùng hiện đang bị cấm.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after lệnh cấm được dỡ bỏ. (2000-0025/005)
Nhật ký truy cập Internet (L09-004):
Tài liệu này ghi lại thông tin truy cập internet của người dùng. Thông tin bao gồm số thẻ thư viện, máy tính được sử dụng, và ngày giờ truy cập internet.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 30 ngày. (2000-0025/006)
Báo cáo thống kê hàng tháng (L09-008):
Báo cáo ghi chép các hoạt động của các thư viện chi nhánh. Thông tin bao gồm số liệu thống kê hàng tháng về số lượng sách được mượn, số lượt tham khảo, số phòng họp được sử dụng, số giờ tình nguyện, các mối liên hệ cộng đồng, số lượt tham quan của các nhóm, các chương trình được trình bày, số lần gia hạn, số tiền phạt thu được và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0140 (8))
Sổ ghi chép tiền mặt nhỏ (L09-006):
Các giấy tờ chứng minh việc mua sắm bằng tiền mặt và yêu cầu hoàn trả từ bộ phận cho quỹ tiền mặt. Hồ sơ bao gồm biên lai, sao kê giao dịch, mẫu phiếu chi tiền mặt và biên bản yêu cầu thanh toán.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (19))
Yêu cầu tham khảo (L09-005):
Tài liệu này ghi lại các yêu cầu thông tin của người dùng. Hồ sơ bao gồm tin nhắn email, tin nhắn điện thoại và thư từ. Thông tin bao gồm tên người dùng, ngày tháng và nội dung yêu cầu.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi yêu cầu được trả lời. (2000-0025/007)
Hồ sơ an ninh (L09-003):
Hồ sơ ghi chép các biện pháp an ninh và sự cố tại các thư viện chi nhánh. Hồ sơ bao gồm nhật ký an ninh, báo cáo báo động, băng video camera an ninh, báo cáo sự cố và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Đối với bản ghi video, xem Bản ghi video hệ thống giám sát FM3-016 ; tất cả các bản ghi khác: lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (38))