Biblioteca: Bibliotecas sucursales
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de actividades y programación de salas (L09-002):
Registros que documentan la programación y las reservas relacionadas con la participación del público en diversas actividades, eventos, clases y salas de reuniones, así como su uso. Incluye horarios, registros, listas, solicitudes y registros similares.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (1))
Registros de depósito de efectivo (L09-001):
Documenta el efectivo recibido por las bibliotecas sucursales y depositado en la cuenta del departamento de biblioteca. Los registros incluyen hojas de cálculo de depósitos, comprobantes de depósito, cintas de caja, recibos de tarjetas de crédito e informes de ingresos diarios, semanales y mensuales.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (2))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de usuarios excluidos (L09-007):
Documenta a los usuarios a quienes se les ha prohibido el acceso a determinadas sucursales de la biblioteca. Los registros incluyen una carta al usuario notificándole la prohibición, información que la respalda (incluidos registros de seguridad e incidentes, correspondencia y otra documentación) y un sitio web de intranet con todos los usuarios actualmente prohibidos.
Retención: Conservar durante 3 years after el levantamiento de la exclusión. (2000-0025/005)
Registro de acceso a Internet (L09-004):
Documenta el acceso de los usuarios a internet. La información incluye el número de tarjeta de la biblioteca, el ordenador utilizado y la fecha y hora de acceso.
Retención: Conservar 30 días. (2000-0025/006)
Informes estadísticos mensuales (L09-008):
Informes que documentan las actividades de las bibliotecas sucursales. La información incluye estadísticas mensuales sobre circulación, número de referencias, salas de reuniones utilizadas, horas de voluntariado, contactos con la comunidad, visitas de grupos, programas presentados, renovaciones, multas cobradas e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0140 (8))
Registros de caja chica (L09-006):
Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso al departamento correspondiente. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formulario de caja chica y memorando de solicitud de pago.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (19))
Solicitudes de referencia (L09-005):
Documenta las solicitudes de información de los usuarios. Los registros incluyen correos electrónicos, mensajes telefónicos y cartas. La información incluye el nombre del usuario, la fecha y el tipo de solicitud.
Retención: Conservar hasta que se responda la solicitud. (2000-0025/007)
Registros de seguridad (L09-003):
Registros que documentan las medidas de seguridad y los incidentes en las bibliotecas sucursales. Estos registros incluyen registros de seguridad, informes de alarmas, grabaciones de cámaras de seguridad, informes de incidentes y otros registros relacionados.
Conservación: Para grabaciones de video, consulte el Sistema de Monitoreo de Registros de Video FM3-016 ; todos los demás registros: conservar durante 2 años. (OAR 166-150-0005 (38))