Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Báo cáo kế toán (DCS1-013): Báo cáo được tạo ra để sử dụng nội bộ, ghi lại tình trạng của các khoản tiền, tài khoản ngân hàng, đầu tư và các khoản kế toán khác liên quan đến quỹ của phòng ban. Bao gồm báo cáo phân bổ ngân sách và đối chiếu quỹ. Cũng bao gồm các bản ghi dự báo liên quan đến các khoản thu và chi trong tương lai. Báo cáo được tạo ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ tương tự. Thông tin bao gồm ngày tháng, số dư tài khoản, loại và tóm tắt hoạt động, và các dữ liệu liên quan. Hầu hết các bản ghi này được lưu trữ trong hệ thống SAP.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (14))
Hồ sơ phải trả (DCS1-001): Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của phòng ban cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ xếp mục vào chương trình nghị sự của Hội đồng (DCS1-002): Tài liệu ghi lại việc xếp các mục liên quan đến giám đốc hoặc ban quản lý DCS vào chương trình nghị sự cuộc họp của Hội đồng Ủy viên. Thông tin bao gồm ngày họp, mục được đưa vào chương trình nghị sự, nhân viên DCS bị ảnh hưởng và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0005 (5))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (DCS1-003): Hồ sơ ghi chép việc chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên hội đồng quận. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính, báo cáo thu chi kỳ 13 và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0110 (8))
Lịch và Kế hoạch (DCS1-007(a) và DCS1-007(b)): Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, lên lịch và các hành động tương tự liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, thăm viếng và các hoạt động khác của nhân viên DCS. Bao gồm lịch, sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: DCS1-007(a) Hồ sơ của Giám đốc: lưu giữ 5 năm; DCS1-007(b) Hồ sơ khác: lưu giữ 1 năm. (MOAR 166-150-0005 (6))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ công tác phí của nhân viên (DCS1-010): Hồ sơ ghi chép các yêu cầu, phê duyệt, hoàn trả và các hành động khác liên quan đến việc công tác phí của nhân viên. Bao gồm báo cáo chi phí và biên lai, chứng từ, yêu cầu, phê duyệt và các tài liệu liên quan. Việc lưu giữ cũng áp dụng cho việc sử dụng phương tiện cá nhân. Thông tin thường bao gồm chi phí ước tính, khoản trả trước, chi phí cuối cùng, điểm đến, phương thức vận chuyển, ngày đi, chữ ký phê duyệt và dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (24))
Hồ sơ nghỉ phép theo Đạo luật Nghỉ phép vì Lý do Gia đình và Y tế (FMLA) (DCS1-011): Tài liệu ghi lại các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên theo FMLA và phản hồi của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các yêu cầu nghỉ phép và tài liệu hỗ trợ, thông báo cho nhân viên, nhật ký nghỉ phép và thư từ liên quan.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 4 năm. (29 CFR 825.500 PHẦN E)
Hồ sơ nhân sự cá nhân (DCS1-012): Hồ sơ ghi lại lịch sử làm việc của các nhân viên cá nhân không phải tình nguyện viên tại phòng ban. Thường được lưu giữ dưới dạng hồ sơ vụ việc. Có thể bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ hành động nhân sự, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật, hồ sơ đào tạo, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác được sử dụng để ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên.
Lưu giữ: Lưu giữ 6 years after tách rời. (MOAR 166-150-0160 (10))
Hồ sơ Kế hoạch Chiến lược (DCS1-015): Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình phát triển các mục tiêu công việc của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (23))
Bảng chấm công (DCS1-016): Hồ sơ ghi chép số giờ làm việc, số giờ nghỉ phép tích lũy và số giờ nghỉ phép đã sử dụng của nhân viên trong phòng ban. Thông tin thường bao gồm tên và mã số an sinh xã hội của nhân viên, số giờ làm việc, loại và số giờ nghỉ phép đã sử dụng, tổng số giờ, ngày tháng và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))