Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Contables (DCS1-013): Informes creados para uso interno que documentan el estado de los fondos, las cuentas bancarias, las inversiones y otros datos contables de los fondos del departamento. Incluyen informes de asignación presupuestaria y conciliación de fondos. También incluyen registros de proyecciones de ingresos y desembolsos futuros. Los informes se generan con una frecuencia diaria, semanal, mensual, trimestral o similar. La información incluye la fecha, los saldos de las cuentas, el tipo y el resumen de la actividad, y datos relacionados. La mayoría de estos registros se mantienen en el sistema SAP.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (14))
Registros de Cuentas por Pagar (DCS1-001): Registros que documentan el pago de facturas departamentales para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (1))
Registros de Colocación en la Agenda de la Junta (DCS1-002): Documenta la inclusión de temas relacionados con el director o la administración del DCS en las agendas de las reuniones de la Junta de Comisionados. La información incluye la fecha de la reunión, el tema incluido en la agenda, el personal del DCS afectado e información relacionada.
Retención: Conservación por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (5))
Registros de Preparación Presupuestaria (DCS1-003): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas a los comisionados del condado. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero, informes de ingresos y gastos del período 13 y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Calendarios y Horarios (DCS1-007(a) y DCS1-007(b)): Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y acciones similares relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades del personal del DCS. Incluye calendarios, agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Conservación: DCS1-007(a) Registros del director: conservar 5 años; DCS1-007(b) Otros registros: conservar 1 año. (MOAR 166-150-0005 (6))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Viajes de Empleados (DCS1-010): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros de Licencias de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) (DCS1-011): Documenta las solicitudes de licencia de los empleados bajo la FMLA y la respuesta del departamento. Los registros incluyen solicitudes de licencia y documentación de respaldo, notificaciones a los empleados, registro de licencias y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 4 años. (29 CFR 825.500 SUBPARTE E)
Expedientes Individuales de Empleados (DCS1-012): Registros que documentan el historial laboral de empleados no voluntarios en el departamento. Generalmente se conservan como expedientes. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Retención: Conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Planificación Estratégica (DCS1-015): Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de los objetivos de trabajo del departamento. Los registros incluyen planes estratégicos, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Registros de Tiempo (DCS1-016): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del departamento. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))