Quy hoạch dự án Tòa án Trung tâm mới

Một trong những rủi ro lớn nhất trong lập kế hoạch dự án xây dựng liên quan đến quá trình thống nhất mục tiêu dự án và cách thức đạt được chúng.

Lập kế hoạch cẩn thận về những gì sẽ có trong tòa nhà để đáp ứng các mục tiêu đề ra sẽ giảm thiểu khả năng Quận phải thực hiện những thay đổi tốn kém sau này trong dự án. Và, một cấu trúc quản trị tốt giúp kiểm soát chi phí bằng cách tạo điều kiện cho việc đưa ra các quyết định tốt hơn và kịp thời hơn.

Báo cáo này về Tòa án Trung tâm mới giải thích liệu Quận có sử dụng các quy trình hiệu quả để quản lý những rủi ro này hay không.

Chúng tôi nhận thấy rằng mặc dù Quận không có các quy trình bằng văn bản rõ ràng để hướng dẫn các dự án đầu tư, nhưng nhóm dự án dường như tuân theo các thông lệ tốt nhất liên quan đến việc xác định các bên liên quan, quyết định những gì sẽ có trong tòa nhà và xây dựng cấu trúc ra quyết định cho dự án.

Chúng tôi không đưa ra nhận định về chất lượng các quyết định của Quận. Ví dụ, chúng tôi không đánh giá liệu Quận đã đưa ra những lựa chọn tốt nhất về những gì sẽ có trong tòa nhà hay chưa. Chúng tôi tập trung vào quy trình mà Quận đã sử dụng để đưa ra các lựa chọn của mình bởi vì, theo các thực tiễn tốt nhất trong quản lý dự án, các quy trình hiệu quả sẽ giảm thiểu rủi ro thất bại của dự án.

Chúng tôi đã cấu trúc báo cáo này thành một loạt câu hỏi và câu trả lời về các quyết định và quy trình của dự án.

Tại sao chính quyền quận lại quyết định tiếp tục dự án này?

Ai đã đóng góp ý kiến ​​cho dự án?

Chính quyền quận đã quyết định những gì sẽ được đặt trong tòa nhà như thế nào?

Dự án này được tài trợ như thế nào?

Việc tài trợ dự án ảnh hưởng đến cư dân Quận như thế nào?

Ai là người đưa ra các quyết định về dự án? Bằng cách nào?

Liệu quận có các chính sách tốt để quản lý các dự án xây dựng quy mô lớn?

Tại sao chính quyền quận lại quyết định tiếp tục dự án này?

Lý do dự án này được tiến hành là do nhu cầu cấp thiết, sự hỗ trợ tài chính và những người ủng hộ được bầu chọn. Tòa án hiện tại cần được nâng cấp đáng kể về khả năng chống động đất và hệ thống máy móc đã lỗi thời. Bang đã phê duyệt đơn xin tài trợ đối ứng của Quận để xây dựng tòa án mới, lên đến 125 triệu đô la. Sự hợp tác này đã tạo cơ hội tốt cho Quận tiến hành dự án. Cần lưu ý rằng, các cơ quan lập pháp tương lai không bị ràng buộc bởi thỏa thuận này; vào năm 2017, cơ quan lập pháp tiểu bang sẽ xem xét quyết định phân bổ 93 triệu đô la cuối cùng từ ngân sách tiểu bang cho dự án. Điều này không phải là sự đảm bảo.

Nhu cầu xây dựng một tòa án mới đã được biết đến từ nhiều thập kỷ trước; các báo cáo do Quận ủy nhiệm về việc cần thiết phải tái cấu trúc không gian trong tòa án có từ những năm 1980. Tình trạng xuống cấp nói chung của tòa án hiện tại đã được nêu bật trong ngân sách đầu tư năm 2007, và đã nằm trong tầm ngắm của Bộ phận Cơ sở vật chất của Quận như một dự án cải tạo hoặc đầu tư mới dự kiến ​​từ khá lâu trước đó. Việc lập kế hoạch cho tòa án mới bắt đầu một cách nghiêm túc vào năm 2006 và vào năm 2011, Quận bắt đầu thảo luận với cơ quan lập pháp tiểu bang. Năm 2013, dự án nhận được động lực lớn hơn khi được đưa vào chương trình nghị sự của cơ quan lập pháp, được sự ủng hộ của Chủ tịch lúc bấy giờ là Jeff Cogen, và được sự ủng hộ mạnh mẽ của Ủy viên lúc bấy giờ kiêm Chủ tịch hiện tại Deborah Kafoury và cựu Ủy viên Judy Shiprack.

Quy trình hành chính cấp quận FAC-1 mô tả quy trình lập kế hoạch, phê duyệt và xây dựng các dự án vốn đầu tư lớn, nhưng không đề cập đến cách thức lựa chọn dự án. Quy trình khởi xướng các dự án xây dựng mới chưa được xác định rõ ràng. Phòng Cơ sở vật chất của quận đã sử dụng một hệ thống để phân loại các tòa nhà thành các loại hiệu suất cao, trung bình và thấp, với mục tiêu nâng cấp các tòa nhà lên hiệu suất cao hoặc loại bỏ những tòa nhà quá tốn kém để nâng cấp hoặc không có vị trí tốt, cùng với các yếu tố khác. Một nỗ lực mới đang được tiến hành để tạo ra một quy trình chiến lược hơn cho việc lập kế hoạch dài hạn và ưu tiên tài sản vốn, có thể cung cấp một lộ trình rõ ràng hơn cho các dự án xây dựng mới.

Trở lại đầu trang.

Ai đã đóng góp ý kiến ​​cho dự án?

Những người trực tiếp sử dụng tòa nhà, chẳng hạn như thẩm phán, nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng và nhân viên Văn phòng Công tố viên, đã ảnh hưởng đến những gì sẽ có trong tòa nhà, cũng như những người chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan như tài chính, vận hành và bảo trì tòa nhà, và công nghệ thông tin.

Các thực tiễn tốt nhất cho thấy việc thu hút các bên liên quan chủ chốt—những người và nhóm có thể tác động hoặc bị tác động bởi các quyết định của dự án—tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án là rất quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu khả năng Quận phải thực hiện những thay đổi tốn kém sau này về những gì sẽ có trong tòa nhà. Quận đã tuân theo các thực tiễn tốt nhất này khi thành lập các nhóm dự án và nhóm tư vấn khác nhau cho tòa nhà mới.

Thông qua việc tham gia phân tích của Trung tâm Tòa án Tiểu bang Quốc gia (NCSC), những người sử dụng tòa án ban đầu đã ảnh hưởng đến những gì sẽ có trong tòa nhà bằng cách đóng góp ý kiến ​​về các nhu cầu chương trình. Các chuyên gia của NCSC tiếp tục ảnh hưởng đến chương trình của tòa nhà bằng cách dự báo nhu cầu của tòa án trong tương lai và phản ánh các tiêu chuẩn tòa án hiện đại. Day CPM, đại diện chủ đầu tư cho Quận, và người quản lý dự án của Quận đã ảnh hưởng đến việc lập chương trình bằng cách đặt ra giới hạn về những gì có thể được đưa vào tòa nhà một cách thực tế dựa trên ngân sách đã được thiết lập. Mặc dù hạn chế về ngân sách là một ràng buộc đáng kể đối với những gì sẽ có trong tòa nhà, nhưng các nhà thiết kế, kiến ​​trúc sư, người sử dụng nội bộ và nhân viên bảo trì cơ sở vật chất vẫn tiếp tục ảnh hưởng đến tòa nhà trong suốt giai đoạn phát triển thiết kế, và các nhóm bên ngoài như Elders In Action và Bicycle-Pedestrian Alliance đã được mời đóng góp ý kiến.

Huyện đã mời công chúng tham dự các buổi tham quan mở cửa vào năm 2015 và 2016. Phiếu góp ý đã được cung cấp tại các buổi tham quan. Ngoài ra, một cuộc khảo sát trực tuyến về sở thích địa điểm cũng được thực hiện trên mạng.

Trở lại đầu trang.

Chính quyền quận đã quyết định những gì sẽ được đặt trong tòa nhà như thế nào?

Nhóm dự án của Quận dường như đã tuân theo các nguyên tắc quản lý dự án tốt nhất để quyết định những gì sẽ có trong tòa nhà.

Những phương pháp thực hành tốt nhất này nhấn mạnh việc thu thập ý kiến ​​đóng góp từ người sử dụng tòa nhà và các bên liên quan khác. Quận đã sử dụng nhiều công cụ thực hành tốt nhất để thu thập ý kiến ​​đóng góp và hoàn thiện các nhu cầu. Ví dụ, Quận đã:

• Đã thuê Trung tâm Tòa án Tiểu bang Quốc gia, một tổ chức cải thiện tòa án được công nhận trên toàn quốc, để lập kế hoạch bố trí không gian cho tòa nhà;
• Đã xem xét kỹ lưỡng kế hoạch này—ví dụ, giảm số lượng phòng xử án dân sự, hình sự, gia đình, sức khỏe tâm thần và thừa kế được đề xuất từ ​​tổng số 45 xuống còn 40—để phản ánh thực tế hơn nhu cầu dự kiến ​​đồng thời cho phép một số khả năng phát triển và sử dụng không gian linh hoạt;
• Đã phỏng vấn những người hiện đang sử dụng tòa án, bao gồm thẩm phán và nhân viên tòa án;
• Tổ chức các buổi hội thảo và cuộc họp với người dùng và các bên liên quan khác;
• Đã xây dựng các mô hình thử nghiệm của nhiều không gian tòa án khác nhau; và
• Đã tinh chỉnh các kế hoạch để đi đến thiết kế cuối cùng.

Ban đầu, Văn phòng Biện lý Quận không nằm trong phạm vi dự án. Năm 2015, Hội đồng Ủy viên Quận đã chỉ đạo nhóm dự án đánh giá chi phí thuê không gian cho Văn phòng Biện lý Quận và bốn phòng xử án có lượng vụ án lớn so với việc tích hợp chúng vào tòa án. Phân tích cho thấy việc đặt các chương trình này trong tòa án sẽ giúp tiết kiệm chi phí hàng năm, và nhóm đã bổ sung chúng vào phạm vi dự án.

Tất cả những người dự định sử dụng tòa nhà trong tương lai đều có cơ hội phê duyệt kế hoạch của họ, giúp chốt thiết kế và giảm thiểu khả năng thay đổi kế hoạch về những gì sẽ được sử dụng trong tòa nhà.

Giống như các tòa án khác, Tòa án Trung tâm đặt ra những mối quan ngại đặc thù về an ninh nhằm đảm bảo một môi trường an toàn cho hơn 500 người làm việc tại đây và khoảng 3.000 người dân đến tòa án mỗi ngày.

Cần có biện pháp kiểm tra an ninh tổng quát tại lối vào công cộng. Đồng thời, cần có các phương thức an toàn để vận chuyển những người bị giam giữ đến tòa án, giam giữ họ tại cơ sở này và di chuyển họ qua các hành lang và thang máy trong tòa nhà mà khách tham quan, nạn nhân, luật sư và nhân viên tòa án không sử dụng. Đáp ứng những nhu cầu này rất phức tạp và tốn kém.

Theo kế hoạch dự án xây dựng tòa án, tòa án sẽ bao gồm các hạng mục sau:

• 40 phòng xử án dành cho các vụ án dân sự, hình sự, gia đình, sức khỏe tâm thần và thừa kế.
• 4 phòng xử án quy mô lớn dành cho các vụ vi phạm đỗ xe, các vi phạm khác (chủ yếu là vi phạm giao thông), các vụ kiện nhỏ và các vụ án liên quan đến chủ nhà - người thuê nhà (FED).
• Phòng làm việc của trọng tài viên tư pháp cho các loại vụ án nêu trên; không gian hỗ trợ cho nhân viên quản lý vụ án và các dịch vụ công cộng liên quan đến các vụ án này.
• Số lượng phòng nghị án dành cho bồi thẩm đoàn được bố trí theo tỷ lệ so với số phòng xử án, tùy thuộc vào sự phù hợp của chương trình trên mỗi tầng.
• Phòng xử án
• Các hoạt động dịch vụ công và quản lý vụ án tại Tòa án cấp quận đối với tất cả các loại vụ án.
• Phòng họp chính dành cho các thành viên bồi thẩm đoàn mới và không gian đa năng dùng làm phòng họp.
• Dịch vụ tòa án gia đình — một chương trình dịch vụ do đội ngũ chuyên gia phụ trách dành cho các gia đình trước tòa án.
• Dịch vụ tiếp nhận quản chế
• Phòng xử án của bồi thẩm đoàn và các dịch vụ hỗ trợ
• Văn phòng Quản lý Tòa án sơ thẩm và nhân viên hỗ trợ; dịch vụ thanh toán, kế toán doanh thu và thu hồi nợ.
• Văn phòng Biện lý Quận
• Trung tâm hỗ trợ pháp lý công cộng - không gian hỗ trợ cho các luật sư được trả lương công khai bào chữa cho người nghèo.
• Dịch vụ chăm sóc trẻ em tại tòa án — một cơ sở trông giữ trẻ theo giờ dành cho những người có vụ kiện đang được tòa án thụ lý.
• Trung tâm Tài nguyên Pháp lý — một thư viện kỹ thuật số có nhân viên hỗ trợ và cung cấp dịch vụ trợ giúp cho luật sư và công chúng, bao gồm cả những người tự bào chữa trong các vụ kiện.
• Lối vào bên trong được hạn chế và bảo vệ (được gọi là cổng ra vào) và khu giam giữ an toàn cho 70 bị cáo đang bị tạm giam.

Chúng tôi chỉ cung cấp bản tóm tắt về những gì sẽ có trong tòa nhà này nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không đánh giá liệu Quận đã đưa ra những lựa chọn tốt nhất về những gì sẽ có trong tòa nhà hay chưa.

Trở lại đầu trang.

Dự án này được tài trợ như thế nào?

Quận Multnomah và tiểu bang Oregon đang tài trợ cho dự án công cộng này. Kế hoạch chi trả cho Tòa án Trung tâm mới không liên quan đến bất kỳ khoản thuế mới nào.

Vào tháng 12 năm 2015, Giám đốc Tài chính của Quận đã trình bày với Hội đồng Ủy viên Quận một chiến lược dự kiến ​​về nguồn vốn cho dự án, dựa trên một công trình trị giá 295 triệu đô la:

Lượng nợ dài hạn cần thiết phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Chi phí xây dựng cuối cùng
• Số tiền tài trợ một lần mà Hội đồng cam kết cho dự án, chẳng hạn như tiền thu được từ việc bán Tòa án Trung tâm hiện tại. Việc tòa án được liệt kê trong Sổ đăng ký Di tích Lịch sử Quốc gia làm phức tạp các lựa chọn bao gồm cải tạo và cho thuê, hoặc bán.

Quận sở hữu dự án này vì luật tiểu bang yêu cầu quận phải cung cấp một tòa án quận. Tuy nhiên, các thẩm phán và nhân viên tòa án khác làm việc trong tòa nhà lại là nhân viên của tiểu bang. Mối quan hệ này đã thúc đẩy quận nộp đơn xin tiểu bang hỗ trợ tài chính theo tỷ lệ 50/50 cho dự án. Vào thời điểm đó, ước tính chi phí dự án là 250 triệu đô la. Dựa trên sự chấp thuận của tiểu bang đối với đơn xin hỗ trợ tài chính theo tỷ lệ 50/50 của quận, quận dự kiến ​​sẽ nhận được 125 triệu đô la từ tiểu bang.

Theo chỉ đạo của Hội đồng Ủy viên Quận, nhóm dự án đã đánh giá chi phí thuê không gian cho Văn phòng Biện lý Quận và bốn tòa án có lượng vụ án lớn so với việc gộp chúng vào tòa án chính. Phân tích cho thấy việc đặt các chương trình này trong tòa án chính sẽ giúp tiết kiệm chi phí hàng năm.

Dựa trên phân tích này, Hội đồng đã chỉ đạo nhóm bổ sung Văn phòng Công tố viên và bốn phòng xử án có lượng vụ án lớn vào phạm vi dự án. Điều này đã nâng tổng chi phí được phê duyệt lên 300 triệu đô la. Khoản đóng góp của tiểu bang không tăng lên cùng với những bổ sung chương trình này.

Vào tháng 6 năm 2016, nhóm dự án đã cập nhật cho Hội đồng Ủy viên về ước tính chi phí dự án:

Trong thời gian kiểm toán này, một số khoản hỗ trợ tài chính của tiểu bang vẫn đang chờ xử lý; Quận dự kiến ​​sẽ gửi yêu cầu tới cơ quan lập pháp để xin khoản tiền còn lại là 93 triệu đô la vào năm 2017.

Trở lại đầu trang.

Việc tài trợ dự án ảnh hưởng đến cư dân Quận như thế nào?

Việc cấp kinh phí cho Tòa án Trung tâm Quận Multnomah mới không ảnh hưởng trực tiếp đến hầu hết cư dân: không có sự tăng thuế bất động sản hoặc các loại thuế khác.

Tuy nhiên, việc tài trợ cho dự án này ảnh hưởng gián tiếp đến người dân: bắt đầu từ năm 2017, Quận sẽ bắt đầu trả lãi suất trái phiếu phát hành để tài trợ một phần dự án. Điều này tương tự như khoản vay thế chấp, và chi phí, tùy thuộc vào lãi suất và thời hạn vay, sẽ vào khoảng 50.000 đến 60.000 đô la mỗi năm cho mỗi 1 triệu đô la vay. Với mức vay dự kiến ​​hiện tại ( 128 triệu đô la), chi phí hàng năm sẽ là 6 - 8 triệu đô la.

Khoản chi phí hàng năm từ 6 đến 8 triệu đô la đó đại diện cho số tiền mà nếu không phải gánh vác việc tài trợ cho dự án này, Quận có thể đã sử dụng cho các ưu tiên khác – chẳng hạn như các dịch vụ cho cư dân của Quận. Sự đóng góp của tiểu bang cho dự án cũng có tác động gián tiếp tương tự – tiền dành cho dự án tòa án là tiền không thể được sử dụng cho các dự án hoặc dịch vụ tiềm năng khác của tiểu bang.

Trở lại đầu trang.

Ai là người đưa ra các quyết định về dự án? Bằng cách nào?

Nhóm quản lý dự án—bao gồm người quản lý dự án của Quận, đại diện chủ đầu tư, nhà thầu chính và kiến ​​trúc sư—chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định hàng ngày và có thể chuyển các vấn đề lên lãnh đạo các phòng ban và sau đó là Chủ tịch và Hội đồng Ủy viên Quận nếu cần thiết.

Cơ cấu ra quyết định dựa trên hệ thống phân cấp các nhóm được giao trách nhiệm cụ thể; khi một nhóm gặp bế tắc trong việc đưa ra quyết định hoặc phương pháp thực hiện trách nhiệm của mình, họ sẽ chuyển vấn đề lên cấp độ tiếp theo.

Các nhóm dường như họp thường xuyên, và các vấn đề thường được đưa ra thảo luận ở cấp độ phù hợp và được giải quyết trong vòng một tháng. Những vấn đề được đưa lên Văn phòng Chủ tịch và Hội đồng thường liên quan đến việc cần đưa ra quyết định liên quan đến các mục tiêu, chính sách cụ thể của Quận, hoặc sự thay đổi đáng kể so với các thủ tục tiêu chuẩn.

Huyện này dường như đáp ứng các khuyến nghị về thực tiễn tốt nhất trong quản trị và ra quyết định với các mục tiêu và nhiệm vụ được nêu rõ ràng cho dự án và một cấu trúc ra quyết định giúp giữ cho dự án đúng tiến độ.

Cấu trúc quản trị dường như được thiết kế để đẩy nhanh quá trình ra quyết định và tập trung việc ra quyết định ở cấp độ phù hợp. Khả năng đưa ra quyết định kịp thời giúp dự án bám sát tiến độ và kiểm soát chi phí. Ngoài ra, nhóm dự án đã thường xuyên thông báo các quyết định cho các nhóm заинтересованных bên, làm rõ và giải quyết các xung đột, đồng thời lưu giữ tài liệu về các vấn đề và cách giải quyết chúng.

Các thực tiễn quản lý dự án tốt nhất nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một điều lệ dự án, trong đó cung cấp tổng quan về mục đích dự án, các mục tiêu có thể đo lường được , các mốc thời gian, tóm tắt ngân sách, các bên liên quan, cơ cấu ra quyết định và nhà tài trợ dự án. Điều quan trọng là phải thiết lập cơ cấu ra quyết định càng sớm càng tốt trong vòng đời của dự án.

Mặc dù không phải lúc nào cũng được nêu rõ trong điều lệ, Quy trình Hành chính FAC-1 của Quận yêu cầu các nhóm dự án phải phát triển nhiều loại thông tin mà các thực tiễn tốt nhất khuyến nghị cho một điều lệ. Tuy nhiên, FAC-1 yêu cầu thông tin này được cung cấp muộn hơn trong dự án so với khuyến nghị của các thực tiễn tốt nhất. Mặc dù vậy, nhóm dự án đã tuân thủ thực tiễn tốt nhất bằng cách xây dựng điều lệ từ sớm. Và, nhóm dường như đã áp dụng các quy trình ra quyết định được mô tả trong điều lệ một cách nhất quán.

Trở lại đầu trang.

Liệu quận có các chính sách tốt để quản lý các dự án xây dựng quy mô lớn?

Huyện không có quy trình tốt để hướng dẫn các dự án như xây dựng trụ sở Sở Y tế mới hoặc Tòa án Trung tâm mới. Quy trình hành chính chính điều chỉnh các dự án xây dựng – FAC-1 – không bao quát toàn bộ vòng đời dự án, cũng như không tích hợp đầy đủ các thực tiễn quản lý dự án tốt nhất.

FAC-1 dường như mang lại giá trị chủ yếu bằng cách đảm bảo rằng Hội đồng Ủy viên Quận nhận được thông tin kịp thời về các dự án vốn đầu tư cơ sở vật chất và có cơ hội thường xuyên để định hình hướng đi, phạm vi và ngân sách của dự án. Mặc dù FAC-1 phân công trách nhiệm cho các khía cạnh khác nhau của việc lập kế hoạch, phát triển và báo cáo dự án, nhưng nó lại không đưa ra hướng dẫn nào cho các nhà quản lý dự án. Ví dụ, FAC-1 không cung cấp hướng dẫn nào về cách quản lý các vấn đề mà chúng tôi tập trung vào trong đánh giá này, chẳng hạn như ra quyết định và thu hút sự tham gia của các bên liên quan.

Ngoài việc xây dựng cơ sở vật chất, các dự án đầu tư lớn của Quận còn bao gồm các dự án về Giao thông vận tải và Công nghệ thông tin. Việc thống nhất cách tiếp cận trong lập kế hoạch và thực hiện các dự án này sẽ mang lại lợi ích tốt nhất cho Quận. Và Quận đang thực hiện các bước để làm điều đó. Năm 2015, văn phòng chúng tôi đã tiến hành kiểm toán về tài chính và lập kế hoạch đầu tư. Phản hồi của Sở Quản lý Quận đối với các khuyến nghị của chúng tôi bao gồm việc thành lập đơn vị Lập kế hoạch đầu tư chiến lược, chịu trách nhiệm hợp tác với các bộ phận Giao thông vận tải, Cơ sở vật chất và Công nghệ thông tin của Quận để phát triển một kế hoạch đầu tư dài hạn toàn diện.

Để giúp đảm bảo các dự án đầu tư lớn được quản lý phù hợp với nỗ lực lập kế hoạch đầu tư chiến lược của Quận, chúng tôi khuyến nghị rằng Kế hoạch Đầu tư Chiến lược:

1. Tiếp tục hướng dẫn việc xây dựng một quy trình nhất quán, minh bạch cho các dự án đầu tư lớn của Quận. Quy trình này cần được ghi chép lại và áp dụng cho các dự án đầu tư lớn trong lĩnh vực Giao thông vận tải, Cơ sở hạ tầng và Công nghệ thông tin.
2. Sửa đổi FAC-1 để bao quát toàn bộ vòng đời dự án, phù hợp với các thực tiễn quản lý dự án tốt nhất và mở rộng phạm vi áp dụng ra ngoài lĩnh vực cơ sở vật chất để bao gồm tất cả các dự án đầu tư lớn.

Trả lại ttrên cùng.

Tài liệu liên quan