Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Tóm tắt hóa đơn (MHAS5-001) : Tóm tắt các dịch vụ chăm sóc sức khỏe được quản lý do các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng cung cấp. Bản tóm tắt hiển thị tên nhà cung cấp, ngày thanh toán, tên khách hàng, số ủy quyền, số tiền được ủy quyền và ngày ủy quyền.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ ủy quyền điều trị nghiện chất (MHAS5-003): Tài liệu chứng minh quận/huyện đã ủy quyền chi tiêu cho các dịch vụ điều trị nghiện chất theo Chương trình Y tế Oregon. Hồ sơ bệnh án bao gồm mẫu đơn ủy quyền dịch vụ và các tài liệu liên quan, bao gồm bản sao kế hoạch điều trị, mẫu đơn chấm dứt/xuất viện, tiêu chí sắp xếp chỗ ở, phiếu nhận dạng OHP, thư từ, ghi chú bệnh án và các tài liệu liên quan khác. Giấy ủy quyền thể hiện tên khách hàng, tên nhà cung cấp, ngày ủy quyền, số ủy quyền, số tiền yêu cầu, số tiền được ủy quyền, mô tả dịch vụ, thời gian được ủy quyền và người ủy quyền thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (OAR 410-141-3520 (10), trước đây là 2008-0011/010) Lưu giữ được cập nhật ngày 31/01/2019
Hồ sơ điều phối chăm sóc/khủng hoảng (MHAS5-007): Ghi chép nhiều hành động được thực hiện để đảm bảo các cá nhân nhận được sự chăm sóc trong trường hợp khủng hoảng khi cần thiết, cũng như cung cấp sự điều phối chăm sóc liên tục. Công cụ chính cho chức năng này là hệ thống Raintree, ghi lại nhiều hành động liên quan đến cả những cá nhân đã được xác định và một nhóm khách hàng chưa được xác định/ẩn danh. Các hồ sơ chính bao gồm hồ sơ liên hệ, ghi lại việc ai đó gọi đến và yêu cầu một loại dịch vụ nào đó; ghi chú trường hợp, cho biết một số đánh giá về yêu cầu dịch vụ; và giấy phép, ghi lại việc cho phép hoặc từ chối cung cấp cả dịch vụ lâm sàng và phi lâm sàng. Thông tin hỗ trợ cho các liên hệ bổ sung cũng được bao gồm.
Lưu giữ: Lưu giữ thông tin liên quan đến các cá nhân được xác định trong 10 years after lần cung cấp dịch vụ cuối cùng; Lưu giữ thông tin về các cá nhân không được xác định/vô danh trong 10 năm. (OAR 410-141-3520 (10), trước đây là 2008-0011/010) Lưu giữ được cập nhật ngày 31/01/2019
Hồ sơ lâm sàng của Liên minh hỗ trợ đánh giá sớm (MHAS5-006): Hồ sơ ghi lại các dịch vụ được cung cấp cho người từ 14 đến 30 tuổi cần nhập viện do lần suy sụp tâm thần đầu tiên. Hồ sơ chủ yếu bao gồm ghi chú trường hợp và đánh giá của bên thứ ba. Thông tin bao gồm tên bệnh nhân, tên bệnh viện, ngày nhập viện, ngày xem xét, kết quả xem xét và các hành động đã thực hiện (nếu có).
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ lâm sàng sàng lọc và điều trị chẩn đoán định kỳ sớm (EPSDT) (MHAS5-004): Hồ sơ đánh giá ghi lại các lần xem xét định kỳ đối với trẻ em tại các bệnh viện tâm thần để xem liệu chúng có cần tiếp tục điều trị hay không. Hồ sơ này cũng được sử dụng để giám sát trẻ em được sàng lọc để tạm giam tại Bệnh viện Tâm thần Tiểu bang. Hồ sơ chủ yếu bao gồm ghi chú trường hợp và đánh giá của bên thứ ba. Thông tin bao gồm tên bệnh nhân, tên bệnh viện, ngày tạm giam, ngày xem xét, kết quả xem xét và các hành động đã thực hiện (nếu có). Chương trình này đã đóng cửa vào năm 2005.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hồ sơ vụ việc chăm sóc sức khỏe được quản lý (MHAS5-002): Tài liệu chứng minh sự chấp thuận của quận đối với các khoản chi cho dịch vụ sức khỏe tâm thần theo Chương trình Y tế Oregon. Hồ sơ vụ việc bao gồm mẫu đơn ủy quyền dịch vụ và các tài liệu liên quan, bao gồm bản sao hồ sơ lâm sàng, kế hoạch điều trị, thư từ, ghi chú vụ việc và các tài liệu liên quan khác. Giấy ủy quyền thể hiện tên khách hàng, tên nhà cung cấp, ngày ủy quyền, số ủy quyền, số tiền yêu cầu, số tiền được ủy quyền, mô tả dịch vụ, thời gian được ủy quyền và người ủy quyền thanh toán.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Thông báo về bệnh tâm thần (NMI) Hồ sơ yêu cầu bồi thường (MHAS5-008) : Tài liệu ghi lại các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng của bộ phận và các yêu cầu bồi thường đã được lập hóa đơn. Hồ sơ bao gồm: hồ sơ bệnh nhân tại bệnh viện, bao gồm ghi chú và báo cáo của bác sĩ, hồ sơ tiến triển bệnh, thuốc men; yêu cầu bồi thường tài chính của bệnh viện; thông tin bảo hiểm tư nhân của bệnh nhân; hồ sơ bệnh nhân nghiện chất; thông báo về bệnh tâm thần; hồ sơ chấp thuận và từ chối phản hồi từ ICP MHASD gửi đến bệnh viện; thông báo quyết định của nhà cung cấp; thông báo về bệnh tâm thần của tòa án cấp quận và huyện (giữ bệnh nhân tại bệnh viện); và báo cáo điều tra và khuyến nghị của tòa án cấp quận và huyện.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after lần phục vụ cuối cùng. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Lưu giữ được cập nhật ngày 29/10/2018
Hướng dẫn và Sổ tay Chính sách và Quy trình, Sổ tay Công việc Văn phòng Thường nhật (MHAS5-009): Hướng dẫn, quy tắc và chỉ dẫn bằng văn bản dưới dạng sổ tay ghi lại các chính sách và quy trình hiện hành và trước đây được cơ quan phê duyệt. Được sử dụng để định hướng cho nhân viên mới và để tham khảo thường xuyên. Bộ tài liệu này cũng bao gồm các tài liệu thường nhật và các quy trình hướng dẫn công việc văn phòng cơ bản bao gồm các chủ đề như định dạng thư từ, nhập dữ liệu, phép lịch sự khi giao tiếp qua điện thoại, và các chủ đề khác. Thông tin thường bao gồm số hiệu chính sách và quy trình, ngày sửa đổi, nhận dạng chủ đề, mô tả bằng văn bản, thông tin ủy quyền và ngày có hiệu lực.
Thời hạn lưu giữ: 2 years after bị thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0005 (26))
Biểu mẫu cung cấp dịch vụ (MHAS5-005): Ghi chép chi tiết các dịch vụ được cung cấp cho từng khách hàng theo ủy quyền chăm sóc sức khỏe được quản lý. Thể hiện ngày cung cấp dịch vụ, tên nhà cung cấp, mô tả dịch vụ, tên khách hàng và ủy quyền.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))