Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Resúmenes de Facturación (MHAS5-001) : Resume los servicios de atención médica administrada prestados por proveedores contratados. Los resúmenes muestran el nombre del proveedor, la fecha de pago, el nombre del cliente, los números de autorización, el monto autorizado y la fecha de autorización.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Autorización de Tratamiento de Dependencia Química (MHAS5-003): Documentan la autorización del condado para los gastos de los servicios de tratamiento de dependencia química bajo el Plan de Salud de Oregón. Los registros de casos incluyen el formulario de autorización de servicios y la documentación asociada, incluyendo copias de los planes de tratamiento, formularios de terminación/alta, criterios de colocación, hoja de identificación del OHP, correspondencia, notas del caso y material relacionado. Las autorizaciones muestran el nombre del cliente, el nombre del proveedor, la fecha de autorización, el número de autorización, el monto solicitado, el monto autorizado, la descripción del servicio, el período autorizado y la persona que autoriza el pago.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (OAR 410-141-3520 (10), anteriormente 2008-0011/010) Retención actualizada al 31/01/2019
Registros de Casos de Coordinación de Crisis/Atención (MHAS5-007): Documentan diversas acciones para garantizar que las personas reciban la atención en crisis según sea necesario, además de proporcionar una coordinación continua de la atención. El principal vehículo para esta función es el sistema Raintree, que documenta diversas acciones relacionadas tanto con personas identificadas como con un grupo de clientes no identificados/anónimos. Los registros principales incluidos son los registros de contacto, que documentan las llamadas de alguien que solicita algún tipo de servicio; las notas de caso, que indican algún tipo de evaluación de las solicitudes de servicio; y las autorizaciones, que documentan la autorización o denegación de la prestación de servicios clínicos y no clínicos. También se incluye información complementaria para contactos colaterales.
Retención: Conservar la información relacionada con personas identificadas durante 10 years after del último servicio; conservar la información sobre personas no identificadas/anónimas durante 10 años. (OAR 410-141-3520 (10), anteriormente 2008-0011/010) Retención actualizada al 31/01/2019
Historial Clínico de la Alianza para la Evaluación Temprana y el Apoyo (MHAS5-006): Registros que documentan los servicios prestados a jóvenes de 14 a 30 años que requieren hospitalización por su primera crisis psicótica. Los registros consisten principalmente en notas del caso y evaluaciones de terceros. La información incluye el nombre del paciente, el nombre del hospital, la fecha de internamiento, la fecha de revisión, la revisión y las medidas adoptadas (si las hubiere).
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Historiales Clínicos de Detección y Tratamiento Diagnóstico Temprano y Periódico (EPSDT) (MHAS5-004): Registros de evaluación que documentan las revisiones periódicas de niños en hospitales de salud mental para determinar si necesitan tratamiento continuo. También se utilizan para supervisar a los niños evaluados para su custodia en el Hospital Estatal. Los registros consisten principalmente en notas de casos y evaluaciones de terceros. La información incluye el nombre del paciente, el nombre del hospital, la fecha de custodia, la fecha de revisión, la revisión y las medidas adoptadas (si las hubiere). Este programa cerró en 2005.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de Casos de Atención Administrada (MHAS5-002): Documentan la autorización del condado para gastos en servicios de salud mental bajo el Plan de Salud de Oregón. Los registros de casos incluyen el formulario de autorización de servicios y la documentación asociada, incluyendo copias de historiales clínicos, planes de tratamiento, correspondencia, notas del caso y material relacionado. Las autorizaciones muestran el nombre del cliente, el nombre del proveedor, la fecha de la autorización, el número de autorización, el monto solicitado, el monto autorizado, la descripción del servicio, el período autorizado y la persona que autoriza el pago.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Registros de Reclamaciones por Notificación de Enfermedad Mental (NMI) (MHAS5-008) : Documenta los servicios prestados a los clientes del departamento y las reclamaciones facturadas. Los registros incluyen: historiales de pacientes hospitalizados, incluyendo notas e informes médicos, registros de progreso y medicamentos; reclamaciones monetarias hospitalarias; información del seguro privado del paciente; historiales de pacientes con dependencia química; notificaciones de enfermedad mental; registros de aprobación y denegación de respuestas del ICP MHASD a los hospitales; notificación de decisión del proveedor; notificación de enfermedad mental (retención hospitalaria) a los tribunales de circuito y de distrito; e informe y recomendación de investigación de los tribunales de circuito y de distrito.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Directrices y Manuales de Políticas y Procedimientos, Manuales de Trabajo Administrativo de Rutina (MHAS5-009): Instrucciones, normas y directrices escritas en formato manual que documentan las políticas y procedimientos autorizados actuales y anteriores de la agencia. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. Esta serie también incluye documentación de rutina y procedimientos básicos de instrucción administrativa que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Conservación: 2 years after su sustitución o de su obsolescencia. (OAR 166-150-0005 (26))
Formularios de Prestación de Servicios (MHAS5-005): Documenta los servicios detallados prestados a clientes individuales bajo autorizaciones de atención administrada. Indica la fecha del servicio, el nombre del proveedor, la descripción del servicio, el nombre del cliente y la autorización.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0110 (1))