CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Thư từ chi nhánh (L07-002)
Tài liệu này ghi lại thông tin liên lạc với từng thư viện chi nhánh trong Hệ thống Thư viện Quận Multnomah. Hồ sơ bao gồm lịch sử chi nhánh, thư mời và hồ sơ sự kiện, thư từ, ảnh, bản vẽ và các hồ sơ khác liên quan đến từng thư viện chi nhánh. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
- Hồ sơ sẽ được lưu giữ vĩnh viễn và chuyển giao cho kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Báo cáo thư viện chi nhánh (L07-009)
Được sử dụng để báo cáo các hoạt động của chi nhánh cho giám đốc. Bao gồm cả báo cáo hàng năm và hàng quý. Thông tin bao gồm kỳ báo cáo; tên và địa điểm của chi nhánh; thông tin thống kê về tài liệu lưu trữ, người dùng và chương trình; báo cáo tường thuật về chương trình và nhân viên; và thông tin liên quan về các hoạt động của thư viện. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
- Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Sổ lưu niệm chi nhánh (L07-008)
Sách ghi chép theo trình tự thời gian hoặc hồ sơ tương tự về các thư viện chi nhánh của quận. Có thể chứa ảnh, bài báo hoặc bài viết trên tạp chí, bình luận và các mục khác liên quan đến các hoạt động, hành động và phản ứng của các quan chức, nhân viên và công dân của cơ quan. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Khả năng ghi nhớ:
Lưu giữ vĩnh viễn - chuyển vào kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
Hồ sơ an ninh chi nhánh (L07-010)
Thông tin tài liệu liên quan đến danh sách an ninh chi nhánh, báo cáo báo động xâm nhập, thư từ và hồ sơ liên quan. (OAR 166-150-0167(1)(b)) (OAR 166-150-0005(40)(d))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 2 năm.
Hồ sơ quy hoạch (L07-001)
Loạt tài liệu này ghi lại các kế hoạch dài hạn cho Phòng Dịch vụ Cộng đồng. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên bố sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan. (OAR 166-150-0005(45))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 10 năm.
Lưu ý: Mức giảm gần đây từ 20 năm.
Biên bản cuộc họp nhân viên (L07-004)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp nhân viên thường kỳ không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.690). Các cuộc họp nhân viên này giải quyết các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
Lưu ý: Thời hạn đã được giảm từ 2 năm xuống còn 2 năm.