¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Cada serie contiene la siguiente información:
- Título de la serie (Número de serie de la agencia)
- Descripción. (Citas legales)
- Retención
Correspondencia de sucursal (L07-002)
Documenta las comunicaciones con cada biblioteca sucursal del Sistema de Bibliotecas del Condado de Multnomah. Los registros incluyen historiales de las sucursales, invitaciones y registros de eventos, cartas, fotografías, dibujos y otros documentos relacionados con cada biblioteca sucursal. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
- Conservar permanentemente y transferir a los Archivos cuando la documentación quede inactiva o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Informes de la biblioteca sucursal (L07-009)
Se utiliza para informar sobre las actividades de la sucursal al director. Incluye informes anuales y trimestrales. La información comprende el período del informe; el nombre y la ubicación de la sucursal; información estadística sobre fondos, usuarios y programas; informes descriptivos sobre programas y personal; e información relacionada con las actividades de la biblioteca. (OAR 166-150-0140(6)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
- Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Álbumes de recortes de sucursales (L07-008)
Libros que documentan un registro cronológico o similar de las bibliotecas sucursales del condado. Pueden contener fotografías, recortes de periódicos o revistas, comentarios y otros elementos relacionados con las actividades, acciones y reacciones de los funcionarios, el personal y los ciudadanos de la agencia. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Registros de seguridad de sucursal (L07-010)
Documenta información relacionada con listas de seguridad de sucursales, informes de alarmas de intrusión, correspondencia y registros relacionados. (OAR 166-150-0167(1)(b)) (OAR 166-150-0005(40)(d))
Retención:
- Retener 2 años.
Registros de planificación (L07-001)
Esta serie de documentos abarca los planes a largo plazo de la División de Servicios Comunitarios. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))
Retención:
- Conservar durante 10 años.
Nota: Reducción reciente de 20 años.
Registros de reuniones de personal (L07-004)
Registros que documentan reuniones rutinarias del personal que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(18))
Retención:
- Consérvelo hasta que ya no sea necesario.
Nota: Recientemente reducido de 2 años.