Calendario de retención de la Oficina de Presupuesto (BUD)
Título de la serie (Número de serie de la agencia): Descripción, Retención (Citas legales)
Presupuesto Aprobado (BUD-006) : Documento que aprueba el plan financiero anual final aprobado por la Junta de Comisionados del Condado para todos los gastos del condado. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignación de gastos generales, organigramas, importes reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias duplicadas según sea necesario.
Retención: Retener de forma permanente. (MOAR 166-150-0110 (7))
Manuales de Presupuesto e Ingresos (BUD-005(a) y BUD-005(b)) : Estos manuales se crearon para instruir al personal del departamento sobre cómo preparar presupuestos y pronosticar ingresos. Incluyen instrucciones, ejemplos, reglas, información de contacto, formularios y diversos materiales, tanto impresos como electrónicos, utilizados para su elaboración.
Retención: BUD-005(a) Conservar los manuales finales de forma permanente; BUD-005(b) Conservar los materiales de preparación 5 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (24))
Registros de Evaluación Presupuestaria (BUD-008) : Registros que documentan la evaluación de diversos procesos presupuestarios. Incluye solicitudes de presupuesto e información complementaria, modificaciones presupuestarias, indicadores de desempeño e información relacionada. Gran parte de esta información se conserva electrónicamente en formatos basados en documentos.
Retención: Retener durante 10 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Registros de preparación del presupuesto (BUD-007) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del departamento presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. Gran parte de esta información se almacena electrónicamente en diversos formatos de documentos, principalmente hojas de cálculo, pero también documentos de procesamiento de texto y correos electrónicos. Asimismo, existe una cantidad significativa de datos de SAP dedicados a la preparación del presupuesto.
Retención: Retener durante 10 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia Y 2. se relacionan directamente con un programa o la administración de la agencia Y 3. no están especificados de otra manera en los Calendarios de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comuniquen aprobaciones formales, instrucciones para la acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa o los registros administrativos correspondientes. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de proyectos de investigación (BUD-001(a), BUD-001(b) y BUD-001(c)) : Registros que documentan la metodología y los resultados de los proyectos de investigación realizados por el programa. Los proyectos pueden ser puntuales o continuos y abarcan todo el espectro de actividades del condado. Los registros relacionados con estos proyectos se mantienen en tres grupos definidos de forma general: datos brutos, documentos de trabajo e informes finales. Los datos brutos son información en papel y electrónica utilizada para alimentar bases de datos y hojas de cálculo. La información suele estar en formato de encuesta. Los documentos de trabajo incluyen hojas de cálculo, bases de datos, borradores de informes, comentarios de los revisores e información de antecedentes relacionada utilizada para producir los informes finales. Los informes finales son informes formales publicados en línea que resumen la investigación y las políticas relacionadas con los proyectos.
Conservación: BUD-001(a) Informes finales: conservar permanentemente; BUD-001(b) Documentos de trabajo: conservar durante 10 years after la finalización del informe final; BUD-001(c) Datos brutos: conservar hasta la finalización del informe final. (No programado)
Registros de capacitación (BUD-009) : Registros utilizados para capacitar al personal del departamento sobre diversas partes del proceso presupuestario. Incluye folletos, esquemas, presentaciones de PowerPoint y registros relacionados.
Retención: Retención de 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))