Justicia Comunitaria: Recursos Humanos
Calendario de retención para Programas de Recursos Humanos y Seguridad .
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie) : Descripción, conservación (cita legal)
Recursos humanos
Verificación de Antecedentes (DCJ3-001(a) y DCJ3-001(b)) : Documenta las investigaciones del departamento sobre el historial laboral y personal de empleados y solicitantes. Los registros incluyen correspondencia, informes, solicitudes de registros e impresiones sobre el historial de residencia, historial crediticio, historial de conducción, formación académica, historial laboral y referencias.
Retención: Solicitantes DCJ3-001(a): 3 años de retención; Empleados DCJ3-001(b): 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (23))
Certificaciones de Empleados de Sistemas Correccionales (ASD1-004): Documenta la certificación de que los empleados de la división están capacitados y autorizados para utilizar los sistemas de información LEDS (Policía Estatal), OJIN (Departamento Estatal de Correccionales) y PPDS (Policía de Portland). Los registros incluyen registros de capacitación, certificados y correspondencia relacionada.
Retención: Mantener en el lugar hasta la separación del empleado, luego transferir al archivo personal del empleado. (2007-0005/002)
Credenciales de Empleados (DCJ3-004) : Documenta las certificaciones, títulos u otras credenciales de los empleados requeridas para los empleos del condado. Incluye el original o una copia del documento requerido y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10))
Formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo (DCJ3-013) : Los registros documentan la presentación del Formulario I-9 del Servicio de Inmigración y Naturalización de EE. UU., que verifica que un solicitante o empleado es elegible para trabajar en Estados Unidos. La información incluye información del empleado y datos de verificación, como ciudadanía o estatus migratorio y firma, así como datos de revisión y verificación del empleador, como documentos que establecen la identidad y la elegibilidad, y la firma del empleador que certifica la verificación de los documentos.
Retención: 3 years after la fecha de contratación o 1 year after la separación del empleado, lo que sea más largo. (8 CFR 274a.2)
Registros de Investigación de Empleados (ASD1-005(a) y ASD1-005(b)): Registros que documentan las investigaciones del personal del departamento por infracciones de leyes, normas o políticas, y pueden incluir las conclusiones y resoluciones de las investigaciones. Los registros suelen contener quejas, correspondencia, informes de investigación, entrevistas, resúmenes de audiencias y testimonios, y documentos relacionados. La información suele incluir el nombre del empleado investigado, el motivo, el lugar de la infracción, la fecha, los nombres y direcciones de los testigos, las medidas adoptadas y otros datos relacionados.
Retención: ASD1-005(a) Conservar las investigaciones que resulten en despido: 10 years after la separación del empleado; ASD1-005(b) Conservar todos los demás registros de investigación durante 3 años. (MOAR 166-150-0160 (6))
Expedientes Médicos de Empleados (DCJ3-005(a) y DCJ3-005(b)) : Estos expedientes documentan el historial médico laboral de cada empleado. Estos expedientes no son expedientes de personal y deben conservarse físicamente separados de los expedientes de personal de los empleados, en un lugar aparte, según lo exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). Los expedientes pueden incluir documentación de limitaciones significativas de salud o discapacidad relacionadas con las asignaciones laborales, documentación de lesiones o enfermedades laborales, registros de pruebas de audición, registros de exposición a riesgos, registros de pruebas de drogas, registros de incidentes de primeros auxilios, declaraciones médicas y autorizaciones.
formularios de consentimiento, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19) y correspondencia relacionada.
Retención: DCJ3-005(a) Registros de exposición a riesgos e inmunización: conservar durante 30 years after la separación; DCJ3-005(b) Otros registros: conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (9))
Registros de Quejas (DCJ3-006) : Documentan las quejas presentadas contra el condado por empleados del departamento o sus representantes. Los registros pueden incluir formularios de queja, respuestas del departamento, actas de reuniones, respuestas de Relaciones Laborales, actas de arbitraje y correspondencia relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (17))
Expedientes Individuales de Empleados (DCJ3-007) : Registros que documentan el historial laboral de los empleados no voluntarios del departamento. También incluye el expediente laboral del supervisor. Puede incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, expedientes disciplinarios, evaluaciones de desempeño y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado. Parte de esta información se conserva en la base de datos de empleados del departamento.
Retención: Conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Reclutamiento y Selección (DCJ3-009(a) y DCJ3-009(b)) : Registro relacionado con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en el departamento. Suele incluir anuncios de empleo, listas de solicitantes, registros de anuncios de puestos, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, especificaciones de clasificación, hojas estadísticas de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, videos, información de la investigación de antecedentes del solicitante, formularios de autorización de puestos, certificación de elegibilidad, formularios de verificación de elegibilidad de empleo y registros relacionados.
Conservación: DCJ3-009(a) Registros de anuncios, descripción del puesto y registros que documentan la creación de la escala de evaluación y calificación: conservar durante 10 años; DCJ3-009(b) Solicitudes rechazadas y otros registros: conservar durante 3 years after cubrirse el puesto o cancelarse la contratación. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Tiempo (DCJ3-010) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados del departamento. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros del Programa de Capacitación (DCJ3-011(a) y DCJ3-011(b)) : Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación impartidos por la agencia a los empleados. Pueden incluir descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y registros importantes relacionados. Parte de esta información se conserva en la base de datos de capacitación del departamento. Para grabaciones de video/audio entre los JII y las PPO para la capacitación de las PPO: Consulte ASD11-011 .
Retención: DCJ3-011(a) Registros relacionados con Oficiales de Libertad Condicional y Libertad Bajo Palabra o Personal de Servicios de Custodia: Conservar durante 20 años; DCJ3-011(b) Todos los demás registros: Conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Programa de seguridad
Informes de Accidentes Laborales (DCJ6-001): Se utilizan para reportar accidentes laborales a los supervisores de departamento. Los registros pueden incluir informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física de los empleados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0200 (13))
Informes de Incidentes de Accidentes No Laborales (DCJ6-006): Serie utilizada para reportar incidentes de seguridad no relacionados con lesiones y lesiones sufridas por personas no laborales. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0200 (13))
Evaluaciones Ergonómicas (DCJ6-004): Documenta las solicitudes de los empleados para cambios en la ergonomía del lugar de trabajo, las evaluaciones del departamento y su resolución. Los registros incluyen las solicitudes de los empleados, las evaluaciones, las respuestas y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar 20 años. (2007-0007/001)
Registros de Lesiones y Enfermedades Laborales (DCJ6-007): Esta serie se utiliza para proporcionar a la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OR-OSHA) información sobre las reclamaciones de compensación laboral de los empleados de la agencia. Los registros pueden incluir registros y resúmenes, informes de lesiones graves, informes de costos por lesiones y encuestas anuales de lesiones y enfermedades laborales.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0200 (12))
Declaraciones y Directivas de Política (DCJ6-009): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (25))
Planes de seguridad (DCJ6-010): La serie documenta el plan de una agencia para promover un entorno de trabajo seguro para sus empleados.
Retención: Se sustituye la retención de 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Registros del Grupo de Trabajo de Seguridad (DCJ6-011): Documenta el grupo de trabajo del departamento creado para debatir y promover la seguridad en el lugar de trabajo. Está integrado por el coordinador de seguridad del departamento y los presidentes de los comités de seguridad en el lugar de trabajo.
Puede incluir actas, notas, informes y elementos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Informes de lesiones del Fondo de Seguro de Accidentes del Estado (SAIF) (DCJ6-012): La serie de informes documenta la información enviada al Fondo de Seguro de Accidentes del Estado sobre lesiones personales sufridas por empleados de la agencia.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0200 (19))
Registros de capacitación - ver Recursos humanos
Registros del Comité de Seguridad Laboral (DCJ6-014): Esta serie documenta las acciones de los comités de seguridad laboral. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, informes resumidos, inspecciones, recomendaciones formales, informes y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0200 (17))