Aspectos destacados del informe
La Biblioteca ha implementado una recomendación y está en proceso de implementar otra.
Lo que encontramos
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Para este informe, solo evaluamos las dos recomendaciones que debían presentarse en enero de 2024. Evaluaremos e informaremos sobre las recomendaciones restantes en un informe aparte.
Descubrimos que la Biblioteca ha implementado una de esas recomendaciones y está en proceso de implementar la otra.
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.
Implementado
Recomendación n.° 2: Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo y comunicar los resultados a todos los empleados.
Nota del Auditor: El personal de la biblioteca ha completado evaluaciones de amenazas en 20 ubicaciones y planes de prevención de violencia laboral en 19. A partir de abril de 2024, todas las ubicaciones actualmente abiertas cuentan con evaluaciones de amenazas y planes de prevención. También existen evaluaciones de amenazas y planes de prevención para algunas ubicaciones que están temporalmente cerradas por obras. A medida que se reabran más edificios tras las obras, los responsables de la biblioteca deberán asegurarse de que se completen las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención para dichos edificios.
Los líderes de la biblioteca publicaron enlaces a las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención en una página de la intranet de empleados que da seguimiento a las recomendaciones de auditoría. Los líderes informan que han compartido los planes con los líderes de las ubicaciones y les han indicado que los compartan con los empleados. También notificaron a los empleados sobre las evaluaciones de amenazas y los planes de prevención mediante un boletín informativo enviado a la lista de correo electrónico de todos los empleados de la biblioteca.
En proceso
Recomendación n.° 1: Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con los estándares de OSHA y promoverlos como un lugar para abordar cuestiones de seguridad.
Nota del Auditor: Los líderes de la biblioteca han implementado nuevas estructuras y procesos para promover el cumplimiento de los requisitos de OSHA. Sin embargo, creemos que se necesita más tiempo para ver estos procesos en funcionamiento y poder afirmar con certeza que esta recomendación se ha implementado. Además, los líderes de la biblioteca aún no han implementado la parte de la recomendación que aboga por los comités de seguridad como instancias para abordar problemas de seguridad.
Los líderes reorganizaron los comités de seguridad de las bibliotecas vecinales en regiones, donde los gerentes regionales participan y apoyan a dichos comités. El modelo de estatuto del comité de seguridad describe las funciones y responsabilidades. Según el estatuto, los gerentes principales tienen la responsabilidad de supervisar el cumplimiento de las normas de OR-OSHA. También se reorganizaron los sitios web de los comités de seguridad en la intranet y la estructura de almacenamiento de documentos.
Los líderes de la biblioteca también informaron que un especialista ejecutivo revisa la documentación periódicamente y que un nuevo equipo de coordinación del comité de seguridad la revisará trimestralmente. El equipo de aprendizaje organizacional ha comenzado a asignar las capacitaciones necesarias a los miembros del comité en Workday y planea generar informes para verificar si se completaron.
Al revisar la documentación, observamos que su integridad y accesibilidad han mejorado. Sin embargo, aún faltaba documentación de inspecciones y reuniones. Además, más de un tercio de los miembros del comité de seguridad aún no habían completado todas las capacitaciones requeridas. La composición del comité aún podría cambiar, especialmente debido al cierre de algunas instalaciones por obras.
Dados estos factores, estamos considerando esta recomendación en proceso. La evaluaremos nuevamente cuando evalúemos las recomendaciones restantes para verificar el funcionamiento de los procesos y si los líderes de la Biblioteca promueven los comités de seguridad como un espacio para abordar los problemas de seguridad.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de Auditoría de Biblioteca que tenían la siguiente fecha de vencimiento:
- 1 de enero de 2024
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y demás evidencia disponible. Los auditores evaluarán las recomendaciones restantes una vez que venzan.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. Posteriormente, la administración puede presentar pruebas a la Auditoría que demuestren por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en la Auditoría.
Personal
Caroline Zavitvoski, Directora de Auditoría