Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Presupuesto Departamental Aprobado (OSCP13-013) : Registros que documentan el plan financiero anual final aprobado por un órgano departamental para todos los gastos. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignaciones de gastos generales, organigramas, montos reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias según sea necesario.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Registros de Preparación de Presupuestos (OSCP13-004) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Comprobantes de Pago de Contratos (OSCP13-001) : Documentan todos los pagos realizados a los proveedores de servicios contratados bajo todos los programas de OSCP. Los registros incluyen comprobantes de pago, copias de facturas, formularios de reclamación de seguros, documentación de respaldo de reclamaciones, documentación que verifica la autorización para recibir el pago, informes contables, recibos de pago y documentación relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Avisos de Depósito (OSCP13-006) : Documenta los fondos recibidos y depositados en las cuentas del DCFS. Incluye una copia del registro de efectivo recibido, una copia del cheque o giro postal, una lista de verificación de depósitos, una cinta de la caja registradora, un comprobante de depósito y otros registros relacionados. La información incluye el nombre del banco, la fecha, el monto depositado, la información de la cuenta/fondo y la firma.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Informes de Gastos e Ingresos (OSCP13-005(a) y OSCP13-005(b)) : Registros que documentan detalles de transacciones, como las relacionadas con ingresos y gastos, con frecuencia diaria, mensual, trimestral o similar. Incluye informes que documentan los ingresos y gastos de las cuentas para respaldar el libro mayor. Pueden incluir detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, garantías y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados.
Retención: OSCP13-005(a) Informes de fin de año (mes 13): conservar durante 10 años; OSCP13-005(b) Otros informes: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Caja Chica (OSCP13-002) : Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan el reembolso al departamento correspondiente. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Compras (OSCP13-015) : Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. Estos registros incluyen órdenes de compra, órdenes de compra limitadas, requisiciones, pedidos de almacén central, copias de facturas de proveedores, solicitudes de cotización, cotizaciones de proveedores, copias de albaranes de envío, copias de comprobantes de pago, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Registros de Facturación de Telecomunicaciones (OSCP13-016) : Registros que documentan el pago de facturas de servicios de telecomunicaciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registro de pagos, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Solicitudes de Servicios de Telecomunicaciones (OSCP13-017) : Documenta las solicitudes de servicios de telecomunicaciones del condado a diversos proveedores. Los registros incluyen formularios de cobro, facturas, formularios de solicitud de servicio, correspondencia y registros relacionados. La información incluye la descripción del servicio, el costo, la información del proveedor y la información contable.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0125 (12))
Registros de Gastos de Viaje (OSCP13-003) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (24))