Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Conciliación de Cuentas (FIN2-006) : Documenta y verifica la exactitud de los saldos de las cuentas en el libro mayor. Incluye documentos de trabajo, informes de respaldo que detallan las actividades de cada cuenta por fondo, hojas de conciliación que vinculan los saldos del libro mayor con la información de las subsidiarias, extractos bancarios utilizados para conciliar las cuentas de nómina y caja operativa, listados de cheques que indican los cheques emitidos y pendientes, extractos mensuales del fondo de pensiones que documentan las actividades del fondo por empleado y otros materiales utilizados para conciliar los saldos en el libro mayor. Esta información se almacena principalmente en línea en el sistema Workday, pero incluye copias de cheques anulados.
Conservación: Datos necesarios para autenticar las transacciones de conciliación: conservar durante 5 años; copias de cheques anulados y demás documentación de respaldo: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1,15))
Registros de Pagos de Cuentas por Pagar (FIN2-001) : Documenta la autorización de pagos a proveedores, así como la emisión de cheques manuales y la anulación de los cheques emitidos. Incluye formularios de autorización de comprobantes de pago, facturas, formularios de comprobantes de lote, órdenes de compra limitadas, formularios de entrada de cancelación de cheques, tablas de conciliación y copias de cheques y comprobantes de diario. La información contenida incluye bases de datos de proveedores, facturas, órdenes de compra, comprobantes y datos relacionados de las transacciones de pago. Estos datos del sistema se complementan con documentación en papel, cuya copia de registro se conserva en los programas de contabilidad departamentales. Esta serie constituye la copia de registro de toda la documentación con fecha del 30 de junio de 2000 y anteriores.
Conservación: Elementos de datos necesarios para autenticar documentos de cuentas por pagar de SAP: conservación durante 5 años. Todos los registros con fecha del 30 de junio de 2000 y anteriores: conservación durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Informes de Cuentas por Pagar (FIN2-002) : Informes utilizados por Cuentas por Pagar para supervisar el estado de las transacciones de pago, los saldos de las cuentas, los compromisos, la información de proveedores y el historial de pagos, así como otra información para procesar las cuentas por pagar. Estos informes no se generan periódicamente y, a menudo, no se imprimen; suelen ser vistas puntuales de la información de cuentas por pagar que se mantiene en el sistema Workday.
Retención: Datos necesarios para crear informes de cuentas por pagar: conservar durante 5 años; informes impresos: conservar según sea necesario. (MOAR 166-150-0110 (1,4))
Registros de Cheques (FIN2-004) : Documenta los cheques emitidos. La información incluye números de cheque, a nombre de quién se emitieron, importes, direcciones, números de cuenta y autorizaciones administrativas. El registro de cheques ahora se mantiene exclusivamente en línea. Se generan informes de pago de depósitos y registros de partidas abiertas en papel.
Conservación: Elementos de datos necesarios para generar un registro de cheques: Conservación durante 5 años; Informes en papel: Conservación durante 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Gastos de Viaje de Empleados (FIN2-003) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (24))
Registros de Autorización de Firma (FIN2-005) : Documenta la autorización de los empleados designados para firmar documentos fiscales y contractuales. Incluye listas de autorización de firma que indican nombre, firma, agencia y nivel de autorización.
Retención: Conservar durante 6 years after la fecha de caducidad o reemplazo de la autorización. (MOAR 166-150-0110 (22))