Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (ES05-001): Registros que documentan el pago de facturas del programa para cuentas generales. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Preparación de Presupuestos (F01-003) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10))
Registros del Comité de Recursos Humanos (ES05-003): Registros que documentan las reuniones dentro del condado que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Los comités incluyen, entre otros, el Grupo de Usuarios de TRAC, el Foro de Recursos Humanos, el Personal de Recursos Humanos, la Unidad de Personal, el Equipo A y el Comité de Recursos Humanos.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Registros de Seguimiento Legislativo (F01-012) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Registros Organizacionales (ES05-007) : Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de una agencia. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Retención: 2 years after su sustitución. (OAR 166-150-005(22))
Registros de Planificación (F01-016) : Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Conservación: Declaraciones de misión y planes: Conservar durante 20 años; Otros registros: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0005 (25))
Registros de Tiempo (ES05-006): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Viajes (Empleado) (ES05-005): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23))