Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (DART4-011): Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Preparación y Seguimiento Presupuestario (DART4-002): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división presentadas a la oficina de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero, documentos de control de puestos y registros similares. La mayor parte de esta información se mantiene electrónicamente.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Contratos (DART4-005): Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre la división y otras partes. Puede incluir contratos, anexos, pliegos de condiciones, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. La información de los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Preparación de Subvenciones de la Cuenta de Financiamiento para la Función de Tasación del Condado (CAFFA) (DART4-003): Documentan la preparación de la solicitud de subvención del impuesto predial del Condado de Multnomah ante el Departamento de Ingresos de Oregón. La solicitud se prepara y se transmite a la Comisión del Condado para su aprobación y transmisión a la ODOR. Los registros incluyen una copia de la solicitud, la lista de verificación de la subvención, la carta de transmisión, la carta de aprobación, la hoja de cálculo de asignación de la subvención y la documentación relacionada.
Retención: 7 años. (MOAR 166-150-0015 (20))
Registros de Seguridad de la División (DART4-024): La serie documenta la seguridad de los edificios y activos de la división. Los registros incluyen registros de vigilancia, registros de seguridad, hojas de registro, informes de seguridad, listas de tarjetas de acceso, combinaciones de cajas fuertes y cajones de efectivo, listas de contactos y registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (35))
Registros de Tiempo de Empleados (DART4-018): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. Incluye hojas de horas y autorizaciones de licencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Plan de Capacitación y Empleo de Empleados (DART4-013): Documenta las oportunidades de capacitación ofrecidas a los empleados de la división y su horario de asistencia. Los gerentes lo utilizan para comparar las solicitudes de capacitación con el puesto y el plan de capacitación del empleado. El plan muestra las clases ofrecidas, su descripción, fechas, horarios e instructores. También incluye información sobre recursos de capacitación, descripciones de puestos, visión y otra información sobre capacitación.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Registros de Gastos de Viaje y Capacitación de Empleados (DART4-023): Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los gastos de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Subvenciones (DART4-030(a) y DART4-030(b)): Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que la división es beneficiaria o administradora. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, informes de auditoría de registros contables, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: DART4-030(a) Conservar permanentemente los informes finales de las subvenciones significativas al condado; DART4-030(b) Conservar otros registros de subvenciones: 3 years after de la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Capacitación Individual de Empleados (DART4-016): Documenta todos los registros de capacitación y certificación de los empleados de la división. Incluye la capacitación en habilidades laborales y las certificaciones requeridas para ocupar diversos puestos. Los registros incluyen solicitudes de capacitación, descripciones de los cursos, comprobantes de asistencia y finalización, copias de los certificados otorgados, horas de clase, correspondencia y registros similares. Parte de la información se conserva en el sistema SAP.
Retención: Conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10))
Comprobantes de Diario (DART4-010): Se utilizan para corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestran la fecha, la información de codificación de la cuenta original, la información de codificación correcta y las observaciones. La mayor parte de la información se conserva en el sistema SAP.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23c))
Registros Organizacionales (DART4-029): Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de la división. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (20))
Informes de Nómina (DART4-019): Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y referencia general. Los informes incluyen el historial de nómina de los empleados, la lista de empleados de TAG, el informe de bajas por enfermedad y vacaciones, e informes relacionados. Estos informes se mantienen en el sistema SAP y se mantienen registros duplicados en otras partes del condado.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Informes de Incidentes de Accidentes Personales (DART4-025): Serie utilizada para informar accidentes de empleados a los supervisores del programa. Los registros pueden incluir informes de accidentes del SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (MOAR 166-150-0200 (13))
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (DART4-027): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros de membresía profesional (DART4-026): registros que documentan membresías y actividades individuales pagadas por instituciones o agencias en organizaciones profesionales.
Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (28))
Registros de Proyecto (DART4-028(a) y DART4-028(b)): Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, de los cuales la división es la principal responsable de la gestión documental. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes de proyecto, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar.
Retención: DART4-028(a) Proyectos significativos: conservar permanentemente; DART4-028(b) Otros proyectos: conservar durante 10 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Compras (DART4-012): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico, copias de ofertas y cotizaciones asociadas con las compras, y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Informes de Ingresos y Gastos (DART4-001): Registros que documentan los detalles de las transacciones fiscales de la división. Los informes pueden incluir detalles de ingresos, gastos, gravámenes, cobros, warrants y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo abonado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados. La información se mantiene en el sistema SAP.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (23c))
Registros de Reuniones del Personal (DART4-014): Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Planificación Estratégica (DART4-004): La serie documenta los procesos de planificación estratégica y a largo plazo dentro de la división y el departamento. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo, notas de reuniones y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (24))
Registros del Comité de Seguridad Laboral (DART4-020(a) y DART4-020(b)): Esta serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la división en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción y preocupaciones de seguridad en las reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros.
Retención: DART4-020(a) Minutas: Conservar 10 años; DART4-020(b) Otros registros: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0200 (17))
Última actualización: 10/12/2012