Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Cobrar (PAY1-022): Registros que documentan el dinero adeudado al condado por empleados por sobrepagos de salarios, anticipos de sueldo, errores contables de nómina y motivos similares. Pueden incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2))
Solicitudes de Subsidio por Enfermedad al Jubilarse (PAY1-014): Documentan el pago único a los jubilados por la baja por enfermedad acumulada. El proceso está obsoleto. Las solicitudes muestran el nombre y número de seguro social del empleado, la fecha de jubilación, el total de horas de baja por enfermedad, el cálculo del pago, el importe pagado y la fecha del cheque.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Deducciones y Otros Ingresos (PAY1-028): Documenta las deducciones voluntarias y obligatorias del salario bruto de los empleados, así como otros ingresos relacionados con reembolsos y licencias remuneradas. Incluye informes organizados por organización o por nombre del empleado. Cada informe indica los totales actuales, mensuales, trimestrales y anuales. Los tipos de deducciones incluyen compensación laboral, cuotas sindicales, seguros, compensación diferida, depósitos directos, cheques manuales, embargos, gravámenes, contribuciones caritativas y otros. Otros ingresos incluyen, entre otros, reembolso de pases de autobús, pago base automático, licencia por enfermedad y vacaciones pagadas, contribuciones al PERS y pagos por discapacidad a largo plazo. Otra información incluye el nombre del empleado, número de seguro social, fecha de finalización del período de pago, organización y totales del condado. Este informe es la única fuente detallada de deducciones (excepto retenciones de impuestos) y otros ingresos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0155 (2))
Registros de Depósito Directo (PAY1-007): Documenta los depósitos directos realizados en nombre de los empleados a las cuentas designadas por ellos. Incluye informes de depósito directo (PRR411) organizados por código bancario, número de cuenta, nombre del empleado, importe depositado y fecha de depósito; solicitudes de entrada de excepción; informe de cheques de nómina pendientes; y conciliaciones relacionadas.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Listados de empleados (PAY1-002(a) y PAY1-002(b)): Documenta a los empleados del condado. El listado (MOBB716A) está organizado por nombre o número de seguro social e incluye nombre, dirección, número de seguro social, puesto/clase, fecha de contratación, fecha de aniversario, fecha de nacimiento, fecha de despido, plan de pensión, código sindical y clasificación de la EEOC.
Retención: PAY1-002(a) Informes fiscales de calendario y de fin de año: conservar durante 75 años; PAY1-002(b) Otros informes: conservar hasta su reemplazo o hasta su obsolescencia. (MOAR 166-150-0155 (9))
Registros de Impuestos Federales y Estatales (PAY1-032): Registros, además de los detallados en esta sección, utilizados para reportar la recaudación, distribución, depósito y transmisión de impuestos federales y estatales sobre la renta, así como el impuesto al seguro social. Algunos ejemplos incluyen la declaración federal de ingresos varios (1099), la solicitud de número de identificación fiscal y certificado (W-9), la declaración trimestral de impuestos federales del empleador (941E), el cupón de depósito de impuestos (8109) y formularios federales y estatales similares completados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (4))
Registro de Horas (PAY1-030): Documenta el número y tipo de horas pagadas a los empleados. Incluye el Registro de Horas (P1R40M09), el Registro de Empleados a Tiempo Parcial (MOBB748B) (1981-1991), el Registro de Empleados Temporales (MOBB748A), el Informe de Vacaciones y Bajas por Enfermedad, entre otros. Muestra el nombre del empleado, su número, fecha de contratación, categoría/cargo, horas regulares trabajadas, horas extras trabajadas y totales acumulados del año.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Pagos de Contratistas Independientes al PERS (PAY1-011): Documentan las contribuciones al PERS realizadas por o para contratistas independientes contratados por el condado. Los registros incluyen el informe de pagos, el formulario de inscripción al PERS, una copia del contrato con el condado que muestre el estatus del contratista en el PERS y una copia del comprobante de pago.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Compensación Diferida de Empleados Individuales (PAY1-018): Documentan la participación de los empleados en el plan de compensación diferida del condado. Los registros incluyen la designación de beneficiarios (incluidos los documentos legales que definen diversos acuerdos fiduciarios, si corresponde); contratos de opción de liquidación; acuerdo, plan y actualizaciones de compensación diferida; solicitudes de retiro por dificultades económicas y documentos justificativos; y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Nómina de Empleados Individuales (PAY1-008(a) y PAY1-008(b)): Documenta las autorizaciones de deducciones y retenciones de empleados, correcciones y ajustes realizados al registro de nómina, transacciones relacionadas con la jubilación, verificación de empleo y otras acciones que afectan la compensación del empleado. Los registros incluyen formularios de ajuste de nómina, formularios W-4 federales, autorizaciones de depósito directo, autorizaciones de deducciones sindicales/de participación justa, solicitudes de verificación de empleo/salario, donaciones de licencias, acuerdos y planes de compensación diferida, acciones de PERS (aviso de empleo cubierto por PERS, cambios en la clase de empleo, licencia), registros de embargos, registros de quiebra, registros de pagos de manutención infantil, correspondencia relacionada e información similar.
Retención: PAY1-008(a) Registros relacionados con PERS y compensación diferida: conservar durante 75 años; PAY1-008(b) Otros registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0155 (1); MOAR 166-150-0160 (8,10))
Registros de Cheques Manuales (PAY1-033): Documenta cheques que no forman parte del proceso de nómina regular. Son cheques de nómina emitidos (primera vez) o reemitidos (corregidos) por separado del proceso regular. La documentación puede incluir: Hoja de Cálculo de Cheques en Línea, Informe de Nómina/Retorno de Personal de MultCo, Informe de Horario y Asistencia de MultCo, Formulario de Solicitud de Cheque Manual de Nómina Central de MultCo, Hoja de Cálculo de Entrada de Tiempo y un informe DBS CKCALC (información del talón de pago).
Retención: 8 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de Cuentas del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah (PAY1-027): Documenta el estado de las cuentas de los empleados en el extinto MCERS. Incluye Registros de Deducción de Nómina - Jubilación (alfa) [1975-1982], Listado de Jubilados - Fallecidos (alfa) ["anterior al PERS"], Registros de Servicio y Jubilación [1945-1975], Tarjetas de Libro Mayor de Fondos de Jubilación (alfa) ["anterior a 1965"] y el Historial de Pensiones del Condado de Multnomah [1977-1982].
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Conversión del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah (PAY1-026): Documentan la transferencia del sistema MCERS, incluidas las cuentas de pensiones individuales, al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos (PERS). Los registros incluyen registros de pensiones del MCERS (que muestran los saldos de las cuentas individuales de los empleados), registros de conversión (que muestran el monto en la cuenta del MCERS antes de la transferencia y el monto en la cuenta del PERS después de la transferencia), correspondencia sobre los registros históricos de jubilación del Condado de Multnomah [1960-1983], opiniones de los abogados del Condado de Multnomah y del Departamento de Jubilación del Condado de Multnomah [1953-1982], información sobre la decisión del condado de incorporarse al sistema PERS, cálculos para determinar los nuevos saldos de las cuentas, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Renuncias a los Derechos de Jubilación del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah (PAY1-019): Documenta a los empleados que renunciaron a sus derechos de jubilación bajo el Sistema de Jubilación de Empleados del Condado de Multnomah a cambio de un reembolso. El MCERS fue reemplazado por el PERS en 1982. Las renuncias muestran el nombre del empleado, su número de empleado, su número de seguro social, la fecha de despido, su firma, su dirección, la firma del testigo, la fecha del reembolso y el monto del reembolso.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registro de Cheques de Nómina (PAY1-029): Documenta los cheques emitidos manualmente a través del sistema de nómina, así como los cheques no cobrados. Incluye el registro de cheques manuales, que indica el número de cheque, el importe, el beneficiario, el número de seguro social, comentarios sobre el motivo del cheque e información sobre cheques anulados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Cheques de nómina y avisos de depósito (PAY1-024): Copias filmadas de cheques de nómina y avisos de depósito. Muestran el nombre del empleado, su número de seguro social, ingresos actuales, impuestos federales y estatales, impuesto de Medicare, otras deducciones, horas trabajadas, licencia por enfermedad y vacaciones disponibles, y los totales del año hasta la fecha. Los avisos de depósito también incluyen información sobre la cuenta bancaria y el enrutamiento de transacciones.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Informes de Edición de Nómina y Auditoría de Transacciones (PAY1-004): Documenta todas las transacciones en línea y de entrada de tiempo realizadas en el sistema de nómina para un ciclo de nómina en particular. Los informes pueden generarse antes de la emisión de cheques de pago para fines de edición, así como después del ciclo de nómina para proporcionar documentación de las acciones tomadas. Incluye listados de validación de transacciones quincenales utilizados para verificar transacciones por lotes realizadas en el sistema de nómina; informes de registro de auditoría de actualizaciones en línea que documentan las transacciones realizadas en tiempo real; listados de transacciones de entrada que indican el origen y la fecha de todas las transacciones en línea realizadas; listados de empleados activos pero no pagados que indican empleados activos que no tuvieron transacciones de tiempo durante el ciclo de nómina actual; informes de errores de horas que enumeran a los empleados a quienes se les pagó por más horas de las disponibles (generalmente por tomar más licencia por enfermedad o vacaciones de las disponibles); informes de anulación de tarjetas de tiempo que indican a los empleados que tuvieron una anulación de tarifa por hora por cualquier transacción de tiempo durante el período de nómina; verificaciones de salario de empleados exentos que comparan la tarifa por hora pagada de los empleados exentos con el salario mensual real; y otros informes utilizados para verificar las transacciones del sistema de nómina.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registro de Nómina (PAY1-003): Documenta los ingresos de los empleados, las deducciones voluntarias y obligatorias, y las retenciones. Incluye el informe del registro de nómina, organizado por agencia, organización y nombre del empleado. Cada informe indica los totales actuales, mensuales, trimestrales y anuales. Indica el salario neto, el salario bruto, los ajustes salariales, las retenciones de impuestos federales, estatales y de la seguridad social, y resúmenes de las deducciones voluntarias y otros ingresos. Los empleados despedidos durante el año no se incluirán en los informes posteriores generados durante el año. La versión anterior de este informe se denomina Registro de Nómina y se conserva en microfilm.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0155 (9))
Elección de Continuación de PERS (PAY1-023): Documenta la elección del empleado de continuar con la cobertura de PERS al dejar su empleo en el Condado de Multnomah. El registro muestra el nombre del empleado, su número de PERS, su empleador actual, su nuevo empleador (si corresponde), su firma y la fecha de la firma.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros de Pago de Contribuciones al PERS (PAY1-012): Documentan las contribuciones al PERS recaudadas de los empleados del condado y transmitidas al PERS. Los registros incluyen copias de los comprobantes del libro diario de la Tesorería y el informe de pago (PRR412MB), que muestra el monto adeudado por las contribuciones individuales, la fecha de pago, el monto pagado y el período de tiempo que cubre el pago.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Separaciones de Miembros de PERS (PAY1-015): Notificación a PERS por parte del condado sobre la salida de empleados de un empleo cubierto por PERS. Indica el nombre y número de seguro social del empleado, la fecha de separación, las bajas por enfermedad acumuladas, las contribuciones del año calendario en curso, la firma del empleado y la fecha.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Lista de Elegibilidad de Membresía de PERS (PAY1-013): Informe de PERS utilizado para verificar la membresía de los empleados en PERS. El informe muestra el nombre del empleado, su número de Seguro Social, su número de PERS, la fecha de inicio de las contribuciones, la categoría laboral y las anotaciones de la unidad de nómina. También incluye una lista de la unidad de nómina con las fechas de contratación de los empleados con "fecha de elegibilidad del plan de persona faltante".
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Informes trimestrales y anuales del PERS (PAY1-006(a) y PAY1-006(b)): Documentan las contribuciones realizadas por los empleados al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos (PERS). El informe muestra las contribuciones totales de los empleados, las contribuciones totales de policías y bomberos, los totales del período de pago y el resumen anual del PERS hasta la fecha, que incluye el nombre del empleado, su número de seguro social, salario sujeto a impuestos, salario no sujeto a impuestos, salario de prueba, salario bruto, horas trabajadas, fecha de nacimiento, vacaciones pagadas, monto aportado y excepciones al informe.
Retención: PAY1-006(a) Informes anuales: conservar durante 75 años; PAY1-006(b) Otros informes: conservar hasta la aprobación del informe anual por PERS. ( MOAR 166-150-0155 (8))
Informes de Estado de PERS (PAY1-025): Documenta la transferencia de la información del estado de PERS de los empleados a la nómina del Condado de Multnomah. Los informes incluyen listas de despidos, informes de períodos de prueba de 6 meses, listas de cambios de estado, listas de nuevas contrataciones e informes relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de Deducción de Bonos de Ahorro (PAY1-010(a) y PAY1-010(b)): Documenta las compras de bonos de ahorro del gobierno por parte de empleados mediante deducción de nómina. Los registros incluyen autorizaciones firmadas de deducción de nómina, la lista actualizada de participantes del programa de bonos de ahorro (MOBB702B), la lista maestra de participantes en bonos de ahorro, el registro de deducción de bonos de ahorro (PRR412SB), el resumen de órdenes de bonos del Banco de la Reserva Federal, copias del comprobante del diario del Departamento del Tesoro e informes de compra de bonos del Banco de la Reserva Federal.
Retención: PAY1-010(a) Autorizaciones de deducción: conservar durante 3 years after su sustitución o cancelación; PAY1-010(b) Otros registros: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-155(1,2))
Informe de Localizador de ETIQUETAS (PAY1-009): Se utiliza para asignar grupos de control de tiempo a los encargados del control de tiempo e identificar a los empleados que pertenecen a cada grupo. El informe (MOBB842B) muestra el estado, el número de empleado, el número de ETIQUETA, la ubicación de trabajo, el nombre del empleado y el número de grupo de trabajo. Retención:
Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Libros de Impuestos e Informes W-2 (PAY1-005): Documenta los ingresos individuales de los empleados y las retenciones para impuestos estatales y federales sobre la renta, así como para el Seguro Social. Incluye libros de impuestos e informes de auditoría W-2 que indican el nombre del empleado, su número de Seguro Social, los salarios pagados, los montos retenidos y otros datos relacionados. Los informes indican la diferencia entre los salarios del Seguro Social y los salarios federales, que se utiliza para los cálculos relacionados con la compensación diferida y la jubilación.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0155 (9))
Informe de Balance de Tiempo y Lote (PAY1-021): Se utiliza para localizar las tarjetas de tiempo de los empleados dentro de los lotes procesados. El informe (M0B1130) muestra una lista numérica de los números de seguro social y el número de lote correspondiente de la tarjeta de tiempo.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de Entrada de Tiempo (PAY1-001): Documenta la gestión del registro de tiempo de los empleados. Los encargados del control de tiempo del departamento registran el tiempo en TESS. La unidad de nómina imprime la hoja de trabajo de registro de tiempo para cada encargado y realiza los cambios necesarios antes de finalizar el registro de tiempo para cada período de pago. Los registros incluyen los ajustes de entrada de tiempo (TEXDO27-1) que muestran cualquier corrección al tiempo ingresado y la hoja de trabajo impresa final después de las correcciones (TEB027-1). También incluye las hojas de tiempo originales de la unidad de nómina. La información incluye el nombre del empleado y sus datos de identificación, las horas trabajadas, las vacaciones tomadas y cualquier corrección realizada por la unidad de nómina.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Informes de Desempleo (PAY1-031): Registros que documentan los ingresos trimestrales de los empleados. Se utilizan para documentar los costos y cargos en caso de una solicitud de compensación por desempleo. La información incluye el nombre del empleado, su número de seguro social, los ingresos trimestrales, los días trabajados, los totales y otros datos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0155 (11))
Declaraciones de Salarios e Impuestos (PAY1-017): Declaraciones anuales que documentan los ingresos individuales de los empleados y las retenciones para impuestos estatales y federales sobre la renta, así como el impuesto al Seguro Social. También conocido como formulario de impuestos federales W-2. La información incluye el nombre y número de identificación fiscal de la agencia, el nombre y número de seguro social del empleado, los salarios pagados, las cantidades retenidas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (12))
Certificados de Retenciones de Impuestos (PAY1-020): Certificados que documentan la exención de cada empleado de agencia. También conocidos como formularios W-4. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su número de seguro social, la designación de la exención y su firma. Incluye los formularios W-4 para trabajadores temporales.
Retención: Conservar durante 5 years after la sustitución o la separación del empleado. (MOAR 166-150-0155 (13))